Создание и настройка договора контрагента в 1С 8.3

Новый договор заводят из карточки контрагента: откройте Справочники → Контрагенты, найдите нужного контрагента и перейдите по ссылке Договоры в его карточке. Там кнопка Создать — и вы в форме нового договора. Второй путь — сразу открыть список Справочники → Договоры (группа «Покупки и продажи») и нажать Создать, тогда контрагента и организацию выберете в самой карточке.

Договор в 1С — не текст соглашения, а запись-привязка: она связывает вашу организацию с контрагентом и управляет тем, на какие счета попадут взаиморасчёты, в какой валюте считается долг и к какому сроку ждём оплату. Поэтому к одному контрагенту заводят столько договоров, сколько нужно для раздельного учёта: на закупку, на продажу, на возвратную тару — каждому своя запись.

Ниже — порядок действий, разбор видов договора, настройка валюты и условий оплаты, а также групповые приёмы, когда договоров много. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0; для Управления торговлей 11 отличия вынесены в таблицу.

С чего начать: контрагент и его проверка

Договор подчинён контрагенту, поэтому сначала должна существовать карточка самого контрагента. Если его ещё нет, заведите через Справочники → Контрагенты → Создать.

Удобнее не набивать реквизиты руками, а заполнить их по ИНН. Для этого подключите сервис 1С:Контрагент: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. После подключения в карточке контрагента достаточно ввести ИНН — наименование, КПП, адрес и ОГРН подтянутся из государственных реестров.

Обязательные для расчётов реквизиты — ИНН и банковский счёт контрагента (вкладка Банковские счета в его карточке). Без банковского счёта вы не сформируете платёжное поручение, но сам договор создать это не мешает.

Создаём новый договор: порядок действий

В форме нового договора заполните поля сверху вниз — большинство система подставит сама.

1. Организация — ваша фирма. Если в базе одна организация, поле заполнено автоматически.
2. Контрагент — вторая сторона. Если вы вошли из карточки контрагента, поле уже заполнено.
3. Вид договора — ключевое поле, от него зависят счета учёта и документы, в которых договор будет доступен (разбор ниже).
4. Наименование — программа предлагает его автоматически по виду и контрагенту. Замените на понятное: например, «Поставка материалов №14 от 05.10».
5. Номер и дата — реквизиты бумажного договора. На учёт они не влияют, нужны для печати и поиска.
6. Срок действия — при желании ограничьте период; просроченные договоры удобно скрывать в списке.

Отдельно стоит заполнить банковский счёт для расчётов именно по этому договору — если у контрагента их несколько, в карточке договора можно указать, на какой счёт пойдут платежи. Тогда в платёжном поручении реквизиты подставятся без выбора вручную.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Договор появится в списке контрагента и станет доступен для выбора в документах.

Если у контрагента по нужному виду заведён ровно один договор, программа подставит его в документ автоматически — выбирать ничего не придётся. Поэтому для контрагентов с единственной сделкой часто хватает одного договора с понятным наименованием.

Валюта договора и условия оплаты

По умолчанию валюта договора — рубли. Если расчёты идут в иностранной валюте или в условных единицах, поле Валюта переключают на нужную (валюта должна быть заведена в Справочники → Валюты, курс загружается с сайта ЦБ через интернет -поддержку).

Когда валюта договора не рубль, появляется выбор валюты платежа:

• 💱 Расчёты в валюте — и обязательство, и оплата в иностранной валюте (типично для импорта/экспорта и валютного счёта).
• 🇷🇺 Расчёты в рублях (у.е.) — обязательство фиксируется в валюте, а платёж приходит в рублях по курсу на дату оплаты. Разница курсов спишется на счёт 91 как курсовая разница.

Короткий пример по у.е. Договор в долларах, расчёты в рублях. Отгрузили на 1000 USD при курсе 90 ₽ — в учёте долг 90 000 ₽. Оплата пришла позже, когда курс стал 92 ₽, то есть 92 000 ₽. Разница 2000 ₽ — положительная курсовая разница, 1С отнесёт её на счёт 91 автоматически при разноске оплаты. Пересчёт делает сама программа, вручную курс в документе не правят.

Условия оплаты задаёт поле Срок оплаты: число дней от даты отгрузки или аванса, в которые ждёте платёж. Оно не блокирует документы, но именно по нему отчёты считают просроченную задолженность.

Ещё одна настройка — Ведение взаиморасчётов. В Бухгалтерии доступны два варианта:

Для второго способа оплату привязывают к конкретной реализации (поступлению) — это даёт точную картину «что оплачено, что нет», но требует аккуратности при разноске выписок.

Виды договоров и как они влияют на счета учёта

Вид договора — не формальность. Он определяет, какие счета расчётов подставятся в документы и где договор вообще можно будет выбрать. Поставить закупку по договору с видом «С покупателем» система не даст.

Основные виды в Бухгалтерии 3.0:

• 📥 С поставщиком — вы покупаете. Счета расчётов 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы выданные).
• 📤 С покупателем — вы продаёте. Счета 62.01 (расчёты) и 62.02 (авансы полученные).
• 🤝 С комиссионером (агентом) на продажу и С комитентом (принципалом) на продажу — для посреднических схем, когда товар продаётся через агента или вы сами агент.
• 📦 С комиссионером / комитентом на закупку — посредничество при закупке.
• 🗂️ Прочее — расчёты, не попадающие в куплю-продажу: займы, расчёты с бюджетом вне типовых документов, аренда через счёт 76. Счёт расчётов 76.

Для посреднических видов в договоре появляются дополнительные поля — способ расчёта комиссионного вознаграждения (процент от суммы продажи, процент от разницы или фиксированная сумма) и его ставка. По таким договорам работают отдельные документы: отчёт комиссионера о продажах и отчёт комитенту. Если вознаграждение считается неверно, в первую очередь проверяют способ расчёта и ставку в карточке договора.

Счета учёта можно переопределить вручную: в карточке договора есть ссылка Счета учёта расчётов с контрагентами. Там же настраивают счета для группы договоров или для конкретной организации, чтобы не править каждую карточку. Это удобно, когда по части контрагентов расчёты нужно вести, например, на субсчёте 76, а не на 60 или 62.

Контроль расчётов и сроки оплаты по договору

Жёстких кредитных лимитов в Бухгалтерии нет — контроль задолженности здесь ведётся через срок оплаты и отчёты. Заполнив Срок оплаты в договоре, вы получаете в отчётах разбивку долга по срокам: сколько ещё не просрочено, сколько зависло.

Проверить состояние расчётов по конкретному договору:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 с отбором по контрагенту и договору — покажет сальдо и обороты.
• Акт сверки взаиморасчётов (Покупки/Продажи → Акты инвентаризации расчётов/Акт сверки) — для согласования суммы с контрагентом.
• Задолженность покупателей и аналогичные отчёты по дебиторке — группируют долг по интервалам просрочки, опираясь на срок оплаты.

Акт сверки формируют на дату: программа подбирает все документы по контрагенту и договору за период и выводит обороты по дебету и кредиту. Расхождение с данными контрагента чаще всего означает, что одна из сторон не отразила документ или разнесла оплату на другой договор — тогда и пригодится ведение расчётов по расчётным документам.

В Управлении торговлей 11 контроль строже: там у договора (или соглашения) настраивается контроль кредитного лимита и дней отсрочки, и при превышении система предупреждает или блокирует отгрузку. В Бухгалтерии такого автоматического стопа нет — ограничения отслеживает бухгалтер по отчётам.

Пути к списку договоров отличаются по конфигурациям:

Групповые операции: копирование и массовое изменение

Когда договоров много, не заводите каждый с нуля.

Копирование. Выделите похожий договор в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Откроется новая карточка с заполненными реквизитами — поправьте номер, дату и наименование. Удобно для серии однотипных договоров с одним контрагентом.

Ввод на основании. Из карточки контрагента или из документа можно создать договор на основании — часть полей подтянется из источника.

Массовое изменение реквизитов. Если нужно у десятков договоров поменять одно и то же — например, проставить срок оплаты или сменить счёт расчётов, — выделите строки в списке, затем Ещё → Изменить выделенные. В открывшейся форме выбираете реквизит и новое значение, система меняет его сразу у всех отмеченных записей.

Автоматического «создания договоров пачкой» из файла типовая Бухгалтерия не предлагает — массовый ввод делают либо копированием, либо загрузкой через обработку, либо на этапе первичного переноса данных.

Когда договоров накопилось много: наводим порядок

У давнего контрагента список договоров со временем разрастается, и в документах становится легко выбрать не тот. Несколько приёмов, чтобы этого избежать.

Завершённые сделки не удаляют (на них висят движения), а ограничивают по сроку действия или помечают на удаление, если движений нет. Список договоров в карточке контрагента умеет скрывать недействующие — тогда в выборе останутся только рабочие.

Наименование — главный ориентир при выборе. Договор «№7» среди десятка таких же бесполезен; «Аренда офиса, помесячно» находится мгновенно. Переименовать можно в любой момент, на учёт это не влияет.

Если по одному контрагенту идут и закупки, и продажи, держите их на разных договорах с правильными видами — это исключит путаницу счетов 60 и 62 и упростит сверку. Один договор «на всё» допустим только когда расчёты действительно общие и разделять их не нужно.

Частые вопросы