Как провести индексацию заработной платы в ЗУП

Индексация заработной платы в 1С:ЗУП 3.1 делается не вручную по каждому сотруднику, а одним документом с коэффициентом. Если ведёте штатное расписание — это Индексация штатного расписания, если нет — Индексация заработка. Оба документа в разделе Зарплата.

Частая ошибка — думать, что индексация и обычное повышение оклада это одно и то же. Повышение вы задаёте суммой, а индексацию — коэффициентом (например, 1,05 на 5%), и программа сама пересчитывает плановые начисления. Так остаётся история: видно, когда и на сколько проиндексировали заработок, а не просто что оклад стал другим.

Ниже — что подготовить, как включить функцию индексации, чем отличаются два документа и как проверить, что суммы пересчитались правильно.

Что требует закон и что подготовить заранее

Индексация зарплаты — обязанность работодателя, а не право. Статья 134 ТК РФ требует повышать реальное содержание зарплаты в связи с ростом цен. Для бюджетников порядок задан нормативными актами, для коммерческих организаций — коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (ЛНА).

Это значит: без внутреннего документа о порядке индексации проводить её в 1С не из чего. Сначала нужен приказ или положение, где закреплены периодичность и показатель, от которого считается коэффициент.

Отсутствие индексации при росте цен трудовая инспекция рассматривает как нарушение трудового законодательства — это грозит предупреждением или штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ (для организации сумма исчисляется десятками тысяч рублей). Поэтому даже небольшой коэффициент лучше отсутствия индексации вовсе: важно, чтобы порядок был закреплён в ЛНА и фактически исполнялся.

Периодичность закон не диктует — её выбирает сам работодатель и фиксирует в положении: раз в год по итогам инфляции, раз в полугодие, ежеквартально. Главное, чтобы реальная практика совпадала с тем, что записано в документе.

Что должно быть на руках до работы в программе:

• 📄 Положение об оплате труда или отдельный ЛНА с порядком индексации.
• 📊 Показатель, к которому привязан коэффициент: ИПЦ Росстата, прожиточный минимум, уровень инфляции — то, что записано в вашем ЛНА.
• 🧮 Рассчитанный коэффициент индексации. Если цены выросли на 4,8%, коэффициент — 1,048.
• 🗓 Дата, с которой повышение вступает в силу.
• 📝 Приказ руководителя о проведении индексации.

Как включить индексацию в настройках ЗУП

По умолчанию документы индексации в интерфейсе скрыты. Чтобы они появились, включите функцию.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Найдите флажок, отвечающий за индексацию заработка сотрудников, и установите его.
3. Нажмите Применить и закрыть.

После этого в разделе Зарплата появятся ссылки на документы индексации. Если вы ведёте штатное расписание, убедитесь, что оно включено в Настройка → Кадровый учёт, — от этого зависит, каким документом индексировать (об этом ниже).

Какие начисления попадают под индексацию

Коэффициент применяется не ко всей зарплате подряд, а к тем начислениям, которые вы отметите в документе. Поэтому важно понимать, что индексировать, а что пересчитается само.

Индексируют напрямую — постоянные начисления, задающие базовый заработок:

• оклад (начисление по окладу);
• оплата по дневной или часовой тарифной ставке;
• постоянные надбавки, заданные фиксированной суммой (например, надбавка за стаж в рублях), — если по вашему ЛНА они тоже индексируются.

Не индексируют отдельно — начисления, которые считаются от базы и вырастут сами:

• премии и надбавки, заданные процентом от оклада или тарифа: база выросла — выросла и сумма;
• районный коэффициент и процентные («северные») надбавки — они начисляются поверх базовых начислений и пересчитаются автоматически.

Разовые выплаты, не входящие в систему оплаты труда (материальная помощь, разовые премии к датам), в индексацию не включают — они не образуют постоянный заработок.

Чтобы начисление в принципе могло попасть в документ индексации, оно должно быть плановым (назначено сотруднику как постоянное), а не разовым. Разовые начисления в табличной части документа индексации не появятся.

Каким документом индексировать: заработок или штатное расписание

В ЗУП 3.1 два разных документа, и выбор зависит от того, ведёте вы штатное расписание или нет. Не оба сразу — что-то одно.

Разница по сути:

Есть и третий путь — менять оклады вручную документом Изменение оплаты труда (или Изменение оплаты труда списком). Но там вы вписываете новую сумму сами, коэффициент не фигурирует, и в учёте такое изменение не помечается как индексация. Для разовой корректировки одному человеку это нормально, для массовой индексации — нет.

Индексация заработка, когда штатное расписание не ведётся

Этот способ подходит большинству небольших организаций, где оклады хранятся в кадровых документах сотрудников, а не в штатном расписании.

1. Откройте раздел Зарплата и перейдите к документу Индексация заработка. Создайте новый.
2. Укажите Месяц — период, с которого действует повышение, и дату документа.
3. Выберите подразделение или список сотрудников, которых индексируете. Можно заполнить всех одной кнопкой заполнения и затем убрать лишних.
4. Укажите Коэффициент индексации — например, 1,05.
5. В табличной части отметьте, какие начисления индексировать. Обычно это оклад (по окладу или по часовой тарифной ставке). Начисления, которые считаются процентом от этой базы, пересчитывать отдельно не нужно — они вырастут автоматически, потому что база стала больше.
6. Проверьте колонку с новыми размерами: программа уже показала, во что превратится каждое начисление.
7. Проведите документ.

После проведения плановые начисления этих сотрудников обновятся. В ближайшем расчёте зарплаты программа начислит уже увеличенные суммы. Сам документ останется в журнале как основание — по нему в любой момент видно дату индексации и применённый коэффициент, что и требуется при проверке соблюдения ст. 134 ТК РФ.

Индексация штатного расписания, когда ШР ведётся

Если оклады заданы в позициях штатного расписания, менять плановые начисления напрямую нельзя — они тянутся из ШР. Индексируют само штатное расписание.

1. В разделе Зарплата (или Кадры) откройте документ Индексация штатного расписания и создайте новый.
2. Укажите месяц и дату, с которой действует новое штатное расписание.
3. Задайте Коэффициент индексации.
4. Заполните табличную часть позициями штатного расписания. Отметьте те, что индексируете, и начисления внутри них.
5. Проверьте новые размеры по позициям и проведите документ.

Проведённый документ создаёт новую версию штатного расписания с увеличенными размерами. Оплата сотрудников, занимающих эти позиции, пересчитается автоматически — отдельный документ по каждому человеку делать не нужно.

Как проверить, что индексация прошла правильно

Не ограничивайтесь тем, что документ провёлся. Сверьте результат до того, как рассчитаете зарплату.

Что посмотреть:

• 🧾 Расчётный листок сотрудника за месяц, с которого действует индексация, — плановое начисление должно показывать новый размер.
• 📈 Отчёт Анализ зарплаты по сотрудникам (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате) — видно начисленные суммы до и после, можно сверить фонд.
• 🗂 Карточку сотрудника / историю изменения оплаты — там останется запись об индексации с коэффициентом и датой.

Контрольный пересчёт удобно делать на одном человеке вручную: старый размер × коэффициент = новый. Если оклад был 60 000 ₽, коэффициент 1,048, то должно получиться 62 880 ₽. Сходится в документе — значит, по остальным тоже верно.

Отдельно сверьте фонд оплаты труда до и после. Если в организации несколько десятков человек, удобнее смотреть не каждый листок, а свод: в отчёте по начислениям видно, на сколько в сумме вырос ФОТ за месяц индексации. Резкий скачок больше ожидаемого коэффициента — повод проверить, не проиндексировали ли заодно премии-проценты или надбавки, которые должны были вырасти сами.

Если вы ведёте штатное расписание, после проведённой индексации сформируйте и его печатную форму на новую дату — так вы увидите все позиции с обновлёнными размерами одним списком и сразу заметите, если какая-то позиция осталась со старым окладом.

Типичные ошибки при индексации

Здесь только то, что всплывает уже после проведения, — не повтор шагов инструкции.

Частые вопросы