Товарная накладная ТОРГ-12 в 1С: от пустого документа до подписанной печатной формы

Чтобы сделать накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД), заполните покупателя и товары, проведите документ и выберите в меню Печать форму «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Отдельного документа «Накладная» в программе нет: накладная — это печатная форма документа реализации.

Типичная ситуация: водитель покупателя уже стоит у склада, а менеджер просит «срочно накладную в двух экземплярах». Ошибиться в такой спешке проще всего в мелочах: цене без НДС, пустых подписях, чужом грузополучателе. Поэтому проверки встроены прямо в шаги.

Какой документ выбрать для товарной накладной

В 1С сначала создаётся учётный документ, а накладная печатается из него. От выбора документа зависит, что попадёт в учёт.

Пути к документу продажи в двух самых распространённых конфигурациях:

В УТ 11 при создании реализации дополнительно выбирается хозяйственная операция (например, обычная реализация клиенту или передача на комиссию). От неё зависят движения документа, поэтому не меняйте её после того, как товар уже отгружен по документу.

ТОРГ-12 или УПД

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: организация вправе использовать свою форму с реквизитами из статьи 9 закона № 402-ФЗ. На практике выбор такой:

• 📄 ТОРГ-12 + счёт-фактура — если покупатель просит именно накладную, или вы работаете без НДС и счёт-фактура не нужна.
• 🧾 УПД со статусом 1 — один документ заменяет накладную и счёт-фактуру, подходит для плательщиков НДС.
• 📦 УПД со статусом 2 — только как первичный документ, без функции счёта-фактуры.

Как создать накладную в 1С: заполняем шапку документа

Перед первой отгрузкой проверьте справочники. Ошибки в них потом переходят в каждую накладную.

1. Организация. В карточке заполнены ИНН, КПП, адрес, банковский счёт и ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер). Подписи из карточки подставятся в печатную форму.
2. Контрагент. Полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Для обособленного подразделения покупателя — его КПП.
3. Договор. Вид договора «С покупателем». В договоре можно указать тип цен — тогда цены будут подставляться сами.
4. Номенклатура. Единица измерения, ставка НДС и вид номенклатуры (товар, а не услуга).

Теперь создайте документ:

1. Откройте список реализаций и нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД).
2. Проверьте дату. Накладная датируется днём отгрузки, а не днём оплаты.
3. Выберите контрагента. Если у него один договор, программа подставит его автоматически.
4. Проверьте склад. Если склад один, он заполнится сам.
5. Если отгрузка идёт не на юридический адрес, заполните грузополучателя. В БП 3.0 эти поля находятся в блоке доставки документа; без них в ТОРГ-12 грузополучателем будет сам покупатель.

Табличная часть накладной: товары, цены, НДС

Товары можно добавить тремя способами.

• ➕ Кнопка «Добавить» — по одной строке. Удобно, если позиций две-три.
• 🗂️ Кнопка «Подбор» — открывает список номенклатуры с остатками и ценами. Удобно, когда позиций много: вы сразу видите, сколько товара есть на складе.
• 🔗 Ввод на основании — откройте счёт покупателю и выберите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Товары, цены и количество перенесутся из счёта.

Третий способ — самый надёжный. Цены в накладной совпадут с выставленным счётом, а в отчётах будет видно, какой счёт закрыт отгрузкой.

Что проверить в каждой строке

Пример расчёта. Отгружаем 40 коробок по 1 200 руб. с НДС 20%, цена включает налог. Сумма строки — 48 000 руб., НДС в том числе — 48 000 × 20 / 120 = 8 000 руб., сумма без НДС — 40 000 руб.

Проведение накладной и проводки

Нажмите Провести. Без проведения документ не попадёт в учёт, а печатать непроведённую накладную покупателю — плохая привычка: в базе отгрузки нет, а товар уже уехал.

После проведения в БП 3.0 откройте движения кнопкой Дт/Кт в командной панели документа. Для продажи товаров плательщиком НДС будут такие проводки:

Последняя проводка появляется только при наличии аванса в регистре расчётов. Если покупатель платил, а зачёта нет — проверьте, что платёжка проведена по тому же договору.

В УТ 11 проводок нет: документ формирует движения по регистрам остатков, продаж и взаиморасчётов. При ордерной схеме склада после реализации нужно ещё оформить расходный ордер на товары, иначе товар числится к отгрузке, но со склада не списан.

Счёт-фактура к накладной

Если вы печатаете ТОРГ-12 и работаете с НДС, нужен счёт-фактура. В БП 3.0 внизу документа реализации есть команда для выписки счёта-фактуры: нажмите её, и программа создаст счёт-фактуру с той же датой и суммами. Срок выставления — пять календарных дней со дня отгрузки (пункт 3 статьи 168 НК РФ).

Если вы печатаете УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура для печати не нужен, но запись в книге продаж формируется так же.

Печать накладной ТОРГ-12, копии и отправка

Откройте проведённый документ и нажмите Печать. В списке выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Откроется форма предварительного просмотра.

Что можно сделать в ней:

1. Задать число копий в поле копий над формой. ТОРГ-12 обычно печатают в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй уезжает с покупателем.
2. Поправить текст прямо в макете — например, дописать номер доверенности. Изменения сохранятся только в этой распечатке, в документ они не попадут.
3. Сохранить в PDF или Excel кнопкой сохранения — для отправки по почте.
4. Отправить по почте — если в программе настроена учётная запись электронной почты.

Комплект документов

Если покупателю нужны ТОРГ-12, счёт-фактура и счёт на оплату одновременно, отметьте несколько форм в меню печати через комплект документов. Программа выведет их в одну форму просмотра, и можно отправить на принтер всё сразу.

Подписи и печать организации

Фамилии в нижней части ТОРГ-12 берутся из ответственных лиц организации. Если нужна факсимильная подпись и печать (например, для отправки скана), загрузите их картинки в карточку организации в раздел логотипа и печати. Тогда при печати появится вариант формы с подписями.

Нумерация накладных и автоподстановка

Номер в 1С присваивается при первой записи документа. В БП 3.0 он состоит из префикса и порядкового номера, например XXXX-000124, где первые символы — префиксы. Нумерация начинается заново с каждого года.

Префикс складывается из двух частей:

• 🏢 префикс организации — задаётся в карточке организации;
• 💾 префикс информационной базы — нужен, когда документы создаются в нескольких базах с обменом. Задаётся в разделе Администрирование → Синхронизация данных.

В печатной форме ТОРГ-12 префиксы и ведущие нули отбрасываются: покупатель увидит номер 124, а не полный номер с префиксом.

Как изменить номер накладной

Номер в шапке документа можно отредактировать вручную. Программа предупредит, что это нарушит автоматическую нумерацию. Правьте номер, только если нужно продолжить чужую или бумажную нумерацию, и следите, чтобы он не совпал с уже существующим документом этого года.

Что подставляется автоматически

Если какой-то реквизит каждый раз приходится менять руками, проблема не в документе, а в источнике подстановки. Исправьте его один раз — и следующие накладные заполнятся правильно.

Ошибки при оформлении накладной и как их устранить

Эти ситуации мешают провести или распечатать накладную. Выберите свой симптом.

Частые вопросы по накладным в 1С