НДФЛ в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от карточки сотрудника до 6-НДФЛ

НДФЛ в 1С отдельной кнопкой не «делают»: программа сама исчисляет налог в документе начисления, а удерживает его в ведомости на выплату. В ЗУП 3.1 это Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (вкладка «НДФЛ»), затем Выплаты → Ведомости в банк или Ведомости в кассу. В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления, затем ведомость на выплату.

Ваша задача — правильно подготовить исходные данные: статус налогоплательщика, вычеты, коды доходов и налоговый орган организации. Если они верны, расчёт и удержание налога в 1С идут без ручной работы, а 6-НДФЛ заполняется сам.

Что настроить в 1С до первого расчёта налога

Ошибки в НДФЛ почти всегда рождаются здесь, а не в момент начисления. Пройдите по четырём местам.

1. Карточка организации

Настройка → Организации (в БП — Главное → Организации). Проверьте:

• 🏢 код налогового органа, КПП и ОКТМО — по ним заполнятся 6-НДФЛ и уведомления;
• 🏬 обособленные подразделения: если они стоят на учёте в другой инспекции, у каждого свои реквизиты, и налог по их сотрудникам уходит отдельно;
• 📅 учётную политику — на текущий год она должна быть заведена.

2. Карточка сотрудника

В карточке есть ссылка «Налог на доходы» (в БП — «НДФЛ»). Там задаётся:

• 👤 статус налогоплательщика — резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист и т. д. От него зависит ставка;
• 👶 стандартные вычеты на детей с месяца, с которого сотрудник имеет на них право;
• 📄 уведомления о праве на имущественный и социальный вычет, если сотрудник принёс такое уведомление из инспекции.

Вычеты в ЗУП 3.1 удобнее оформлять документом «Заявление на вычеты» из раздела Налоги и взносы: так видна история и дата, с которой вычет применён.

3. Виды начислений

Откройте любое начисление: Настройка → Начисления, вкладка «Налоги, взносы, бухучет». Там указано, облагается ли начисление НДФЛ и с каким кодом дохода (2000 — зарплата, 2012 — отпускные, 2300 — пособие по нетрудоспособности, 2002 — премии за производственные результаты).

4. Актуальность релиза

Шкала ставок, размеры вычетов и лимиты зашиты в программу и меняются вместе с законом. Работайте на актуальном релизе: на старом налог посчитается по прежним правилам.

Как 1С рассчитывает НДФЛ при начислении зарплаты

Расчёт запускает кнопка «Заполнить» в документе «Начисление зарплаты и взносов». На вкладке «Начисления» появляются суммы, на вкладке «НДФЛ» — исчисленный налог по каждому сотруднику.

Дата получения дохода

Программа ведёт НДФЛ по датам, как требует ст. 223 НК РФ:

Отсюда частый вопрос «почему НДФЛ не посчитался с аванса». Так и задумано: налог с зарплаты за месяц целиком удержат при окончательном расчёте.

Ставки и прогрессивная шкала

Для налоговых резидентов с 2025 года действует пятиступенчатая шкала по сумме доходов с начала года: 13% до 2,4 млн руб., 15% — с части от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн, 22% — свыше 50 млн. Для нерезидентов основная ставка — 30%.

1С ведёт доход нарастающим итогом и сама переключает ставку в том месяце, где сумма переходит порог.

Пример расчёта

Оклад 80 000 руб., у сотрудника один ребёнок, вычет 1 400 руб.:

Налоговая база: 80 000 − 1 400 = 78 600
НДФЛ: 78 600 × 13% = 10 218
К выплате за месяц: 80 000 − 10 218 = 69 782

Пример с переходом порога. Доход за январь–октябрь — 2 300 000 руб., за ноябрь начислено 250 000 руб.:

До порога 2 400 000: 100 000 × 13% = 13 000
Сверх порога:        150 000 × 15% = 22 500
НДФЛ за ноябрь:                       35 500

Вычеты на детей программа даёт, пока доход с начала года не превысит 450 000 руб. С месяца, в котором лимит превышен, вычет перестаёт применяться автоматически.

Прикинуть налог и сумму на руки до проведения документа можно в калькуляторе:

Удержание НДФЛ при выплате: аванс, зарплата, отпускные

Исчисленный налог ещё не удержан. Удержание фиксирует ведомость на выплату.

1. Создайте ведомость: Выплаты → Ведомости в банк (или «в кассу», «на счета»).
2. Нажмите «Заполнить». В колонке «НДФЛ к перечислению» программа покажет налог, приходящийся на выплачиваемую сумму.
3. Проведите ведомость.
4. После фактической выплаты отметьте её оплаченной. В связке ЗУП + БП это делает документ списания с расчётного счёта или расходный кассовый ордер в Бухгалтерии.

💡 Если выплачиваете зарплату частями, налог в каждой ведомости считается пропорционально выплаченной сумме. Так удержание и дата перечисления остаются привязаны к фактической выплате.

Ручная корректировка и перерасчёт налога

Иногда налог надо поправить руками: сотрудник принёс заявление на вычет задним числом, сменился статус резидента, обнаружили ошибку в коде дохода.

Исправление в самом документе

В документе «Начисление зарплаты и взносов» суммы на вкладке «НДФЛ» можно изменить вручную. Исправленные значения программа помечает и не перетирает при повторном заполнении. Отменить исправления можно командой отмены в том же документе.

Используйте это только для текущего, ещё не закрытого месяца. Для прошлых периодов есть отдельные документы.

Документы для корректировок

Перерасчёт из-за смены статуса на «резидент» делают по итогам года или с месяца, когда статус стал окончательным. Пересчитанный налог программа зачтёт в счёт будущих удержаний.

«Операцией учета НДФЛ» правят только данные налогового учёта. Бухгалтерских проводок она не создаёт, поэтому после неё сверьте 68.01 и регистр по НДФЛ.

НДФЛ в бухгалтерском учёте: проводки

В связке ЗУП 3.1 + БП 3.0 проводки формирует Бухгалтерия. ЗУП передаёт туда документ «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете), а в БП он загружается с суммами удержанного налога.

Типовые проводки:

В БП 3.0 при ведении зарплаты прямо в Бухгалтерии те же проводки делают документы «Начисление зарплаты» и ведомости на выплату. Зачёт с ЕНС в счёт НДФЛ отражается автоматически по сроку уплаты.

Перечисление НДФЛ в бюджет через ЕНП

С 2023 года НДФЛ уплачивается в составе единого налогового платежа. Порядок такой:

• 📆 налог, удержанный с 1 по 22 число, — уведомление до 25 числа, уплата до 28 числа того же месяца;
• 📆 налог, удержанный с 23 по последнее число, — уведомление до 3 числа, уплата до 5 числа следующего месяца;
• 🎄 за период с 23 по 31 декабря — уплата не позднее последнего рабочего дня года.

Уведомление об исчисленных суммах

В ЗУП и в БП уведомление создаётся в 1С-Отчетности (Отчетность, справки → 1С-Отчетность в ЗУП, Отчеты → Регламентированные отчеты в БП). Команда «Заполнить» подтягивает удержанный налог за нужный период с разбивкой по КПП и ОКТМО.

Платёжное поручение

1. Банк и касса → Платежные поручения → «Создать».
2. Вид операции — «Уплата налога», налог — единый налоговый платёж.
3. Сумма — общая по всем налогам, которые уплачиваете в этот срок.
4. После выгрузки в банк и подтверждения выписки проведите «Списание с расчетного счета».

Если НДФЛ учитывают только в ЗУП, без Бухгалтерии, факт уплаты регистрируют документом «Перечисление НДФЛ в бюджет» из раздела Налоги и взносы. Без него отчёт «Контроль сроков уплаты» будет показывать долг.

Проверка расчётов: отчёты, 6-НДФЛ и справки

Перед сдачей отчётности сверьте налог в трёх местах: налоговый учёт, бухгалтерия, отчёт.

Отчёты в ЗУП 3.1

Раздел Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — исчислено, удержано, перечислено по каждому сотруднику;
• 📒 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — обязательный регистр налогового агента, его хранят по каждому физлицу;
• ⏰ «Контроль сроков уплаты НДФЛ» — где налог удержан, но не перечислен в срок.

В БП 3.0 сверку делают по ОСВ счёта 68.01 и тем же регистрам из раздела Зарплата и кадры.

6-НДФЛ

Расчёт сдают ежеквартально: за I квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25 числа следующего месяца, за год — до 25 февраля. Годовой 6-НДФЛ включает справки о доходах и суммах налога по каждому физлицу.

Создайте отчёт в 1С-Отчетности → «Заполнить» → «Проверка» (контрольные соотношения). Сумма удержанного налога в разделе 1 должна совпасть с «Анализом НДФЛ по месяцам» и кредитовым оборотом 68.01 за квартал.

Справка для сотрудника

Сотрудник может попросить справку о доходах и суммах налога, например для банка или вычета. В ЗУП и БП её формирует документ «Справки НДФЛ»: выберите сотрудника, год и нажмите «Заполнить». Форма справки соответствует действующей; старая 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт в инспекцию больше не сдаётся.

Частые ошибки при работе с НДФЛ в 1С

• ❌ Ведомость оплачена, а удержание не отражено. В связке ЗУП + БП выплату провели в Бухгалтерии, но не синхронизировали обратно. В ЗУП налог висит как неудержанный и не попадает в 6-НДФЛ.
• ❌ Зарплату ввели документом «Операция учета НДФЛ» вместо начисления, «чтобы быстро». Налоговый учёт есть, расчётов по сотруднику нет, отчёты расходятся.
• ❌ Вычет на ребёнка введён без даты окончания. Ребёнку исполнилось 18 (или 24 для очников), а вычет продолжает работать. Срок задают в заявлении на вычет.
• ❌ Не тот ОКТМО у подразделения. Налог уходит не по тому коду, и инспекция видит недоимку по одному КПП и переплату по другому.
• ❌ Перепровели закрытый месяц. После сдачи 6-НДФЛ любые правки в прошлых начислениях меняют налог, и отчёт перестаёт сходиться. Исправления в закрытых периодах оформляйте перерасчётом текущим месяцем.