Как завести и вести учёт по нескольким складам в 1С:Управление торговлей

Несколько складов в 1С:Управление торговлей включаются одним флажком: откройте НСИ и администрирование → Настройки разделов → Склад и доставка и поставьте галочку «Несколько складов». После этого в списке «Склады» можно добавить второй, третий и любое число складов, а в каждом документе поступления, продажи и перемещения появится поле выбора склада.

Дальше всё зависит от того, что именно вы хотите разделить: физические помещения, зоны ответственности кладовщиков или учёт по ячейкам. От этого зависит, какой объект создавать и нужна ли ордерная схема. Ниже — как это настроить в УТ 11.4 и 11.5 с интерфейсом «Такси». В 1С:ERP логика та же, отличаются только некоторые названия разделов.

Какой складской объект создавать: склад, помещение или группа

В УТ 11 «склад» — это не обязательно отдельное здание. Под складом понимают учётную единицу, по которой программа ведёт остатки. Поэтому сначала решите, что именно разделяете.

• 🏬 Отдельные склады — когда у вас физически разные точки (центральный склад, магазин, склад филиала). Остатки по ним считаются независимо, товар перемещается документом.
• 📦 Складские помещения и ячейки — когда склад один, но внутри нужно учитывать товар по зонам или местам хранения. Это уже адресное хранение, включается отдельно.
• 📁 Группы складов (папки) — чисто для удобства: объединяют несколько складов в дерево, чтобы не искать нужный в длинном списке. На учёт остатков группа не влияет.

Отдельная организация под каждый склад не нужна. Склад и организация в УТ — независимые разрезы: один склад может обслуживать несколько юрлиц, а остатки при этом хранятся в разрезе и склада, и организации.

Как включить учёт по нескольким складам

Пока флажок не стоит, поле склада в документах либо скрыто, либо жёстко подставляет единственный склад. Включается так:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки разделов → Склад и доставка.
2. В группе настроек склада поставьте флажок «Несколько складов».
3. Если приёмку и отгрузку на каком-то складе оформляют отдельными документами (ордерами), включите здесь же «Ордерные склады» — это разрешит задавать ордерную схему в карточке конкретного склада.
4. Нажмите кнопку записи настроек в правом верхнем углу формы.

После записи настроек поле «Склад» появится во всех товарных документах, а в отчётах добавится разрез по складам.

Создание нового склада: пошаговая инструкция

Список складов находится в разделе Склад и доставка, пункт «Склады» (в некоторых релизах — «Склады и магазины»). Порядок создания:

1. В разделе Склад и доставка откройте список «Склады».
2. Нажмите «Создать». Откроется карточка нового склада.
3. Заполните наименование — по нему склад будут выбирать в документах, поэтому делайте его понятным: «Склад Основной», «Магазин на Ленина», а не «Склад 2».
4. Укажите, нужна ли ордерная схема. Для простого склада, где поступление и отгрузку проводит один человек одним документом, оставьте обычную схему.
5. При необходимости задайте группу доступности — набор организаций, которые работают с этим складом, и адрес.
6. Запишите и закройте карточку.

Повторите для каждого склада. Созданные склады сразу доступны во всех документах, а также в отчётах, в правилах ценообразования и в настройках доступа — отдельно включать их где-либо ещё не нужно.

Остатки нового склада всегда стартуют с нуля. Товар на нём не появится, пока вы не оформите поступление, перемещение или не введёте начальные остатки документом ввода остатков. Пустой склад в отчётах — это нормально, а не ошибка.

Если склад перестал использоваться, не удаляйте его — по нему остаётся история движений. Поставьте в карточке пометку, что склад больше не действует (признак недействующего объекта в командной панели карточки), и он уйдёт из списков выбора.

Ордерная схема и места хранения

Ордерная схема нужна, когда приёмка и отгрузка товара физически отделены от момента продажи. Менеджер оформил реализацию — товар ещё на складе; кладовщик отгрузил по расходному ордеру — только теперь остаток уменьшился.

Как это настроить:

1. В карточке склада включите ордерную схему и укажите, что оформляется ордером — приёмка, отгрузка или и то и другое.
2. Задайте, в какой момент запасы считаются принятыми или отгруженными — по распоряжению (документу продажи/поступления) или строго по факту ордера.

При ордерной схеме к привычным документам добавляются приходный ордер на товары и расходный ордер на товары. Отслеживать, что уже отгружено, а что ждёт ордера, удобно через список распоряжений на отгрузку и приёмку в том же разделе.

Места хранения (ячейки) — это уже адресное хранение. Включается отдельным флажком в настройках склада и доставки. Есть два режима:

После включения в карточке склада заводят складские помещения (рабочие участки) и внутри них — ячейки. Именно по ячейкам, а не по складу целиком, программа начинает вести остаток в режиме адресного хранения.

Перемещение товаров между складами

Товар переносят со склада на склад документом «Перемещение товаров» в разделе Склад и доставка. Он списывает позиции с одного склада и приходует на другой — себестоимость и партии при этом сохраняются, продажи тут нет.

Порядок:

1. В разделе Склад и доставка создайте «Перемещение товаров».
2. Укажите склад-отправитель и склад-получатель.
3. Подберите номенклатуру и количество. Удобно заполнять по остаткам отправителя, чтобы не вводить вручную.
4. Проведите документ.

Если перемещения планируются заранее (например, пополнение магазина с центрального склада), в системе есть заказ на перемещение — он фиксирует потребность, а сам перенос оформляется перемещением на его основании.

Права доступа: кто за каким складом отвечает

Чтобы кладовщик магазина не видел и не трогал остатки центрального склада, доступ ограничивают на уровне записей (RLS).

1. В НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав включите ограничение доступа на уровне записей.
2. В настройках групп доступа задайте, какие склады разрешены конкретной группе пользователей.
3. Включите сотрудника в нужную группу доступа.

После этого в списках документов и в справочнике складов пользователь увидит только разрешённые ему склады, а по остальным даже отчёт не построит.

Разграничение прав по складам — это про доступ к данным, а не про материальную ответственность в юридическом смысле. Ответственность кладовщика оформляется договором о матответственности вне программы; 1С лишь фиксирует, кто какие документы по складу провёл (это видно в полях «Ответственный» и в истории документов).

Инвентаризация и сверка остатков по складам

Когда складов несколько, расхождения учётных и фактических остатков считают по каждому складу отдельно. В УТ 11 для этого есть группа документов в разделе Склад и доставка (блок излишков, недостач и пересортицы):

1. Пересчёт товаров — фиксирует фактическое количество по складу (или по ячейкам при адресном хранении) и сравнивает с учётным.
2. Оприходование излишков товаров — ставит на учёт то, что нашли сверх учёта.
3. Списание недостач товаров — списывает то, чего по факту не хватает.
4. Пересортица товаров — закрывает ситуацию «одного больше, другого ровно на столько же меньше».

Порядок обычный: провели пересчёт по складу → на его основании оформили оприходование и списание → остатки сошлись с фактом.

Сверять учётные остатки между складами и в динамике удобно отчётом «Ведомость по товарам на складах» (раздел Склад и доставка, группа отчётов). Он показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток в разрезе каждого склада — по нему сразу видно, куда ушёл товар и где остаток не бьётся.

С точки зрения бухгалтерского учёта инвентаризация запасов и признание излишков/недостач регулируются ФСБУ 5/2019 «Запасы» и Методическими указаниями по инвентаризации (приказ Минфина № 49). УТ ведёт оперативный учёт, поэтому результаты инвентаризации затем отражаются в бухгалтерской программе.

Резервы и контроль остатков в разрезе складов

Как только складов становится больше одного, резерв и контроль остатков тоже начинают считаться по каждому складу. Это ключевое отличие от работы с единственным складом, о котором часто забывают.

В заказе клиента для каждой строки задаётся склад и вариант обеспечения — отгрузить сейчас, зарезервировать на складе или поставить в потребность к будущему обеспечению. Резерв встаёт именно на тот склад, что указан в строке. Поэтому товар, свободный на центральном складе, не поможет закрыть заказ, оформленный на магазин: для магазина он числится в нуле, пока вы не сделаете перемещение.

• 📊 Свободный остаток по каждому складу = остаток минус резервы этого склада. Один и тот же товар может быть свободен на одном складе и полностью в резерве на другом.
• 🔁 Перемещение между складами не снимает резерв автоматически — если товар был зарезервирован под заказ, после переноса проверьте, на каком складе теперь стоит резерв.
• 🚫 Контроль остатков (флажок в настройках склада и доставки) работает по складу из документа. Отгрузить с магазина больше, чем на нём числится, программа не даст, даже если на центральном складе товар есть.

Чтобы понять, сколько товара реально свободно по каждому складу, используйте отчёты по остаткам и доступности из раздела Склад и доставка. Они показывают остаток, резерв и свободный остаток отдельно по каждому складу — это и есть рабочая картина при нескольких складах.

Частые вопросы