Заводим номенклатуру в 1С: от группы до карточки товара

Номенклатура в 1С заводится в одноимённом справочнике. В «1С:Бухгалтерии 3.0» он лежит в разделе Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в «Управлении торговлей 11» — в разделе нормативно-справочной информации (НСИ). Новая позиция добавляется кнопкой Создать, после чего заполняется карточка: наименование, единица измерения и реквизиты учёта.

Ниже — как сделать это правильно с первого раза, чтобы потом не переделывать проводки и не чистить задвоенные позиции: как разложить товары по группам, что обязательно заполнить в карточке, как настроить упаковки, серии, характеристики и сроки годности и как залить сразу сотни позиций из Excel.

Сначала продумайте структуру групп

До того как завести первую позицию, решите, как товары будут разложены по папкам. Справочник номенклатуры иерархический: позиции складываются в группы, группы — во вложенные группы. Это не косметика — от структуры зависит скорость подбора в документах и настройка счетов учёта скопом.

Группу создают из формы списка номенклатуры кнопкой Создать группу (или сочетанием Ctrl+F9). У группы задают только наименование и, при необходимости, вышестоящую папку.

Рабочий пример структуры для небольшого магазина:

• Товары → Напитки, Бакалея, Молочная продукция;
• Услуги → Доставка, Фасовка;
• Материалы → Упаковка, Хозтовары.

Такое дерево позволяет один раз настроить счёт 41.01 на всю ветку «Товары», счёт 10 — на «Материалы», а затратный счёт — на «Услуги».

Пара правил, которые экономят время:

• 📁 Группируйте по смыслу учёта, а не по алфавиту. Удобно отделить товары от услуг, облагаемое от необлагаемого, подакцизное и маркируемое — от обычного.
• 🧩 Не дробите слишком мелко. Пять уровней вложенности никто не разворачивает; двух-трёх достаточно.
• 🏷️ Для товаров и услуг заведите отдельные ветки — у них разные счета учёта (41 и, например, 20 или 26 для услуг).

Заполняем карточку товара: обязательные реквизиты

Встаньте на нужную группу и нажмите Создать. Откроется карточка номенклатуры. Минимум, без которого позицию не получится корректно провести в документах:

1. Наименование — рабочее название для поиска внутри программы. Пишите так, как товар ищет ваш менеджер: бренд, модель, объём. Например, Сок яблочный Добрый 1 л.
2. Наименование полное — для печатных форм (счёт, накладная, УПД). Сюда идёт официальное название с характеристиками.
3. Единица измерения — базовая единица хранения и учёта (шт, кг, л, упак). Подробнее — в следующем разделе.
4. Вид номенклатуры (в «1С:Бухгалтерии» — поле в карточке, в УТ — отдельный справочник). Он определяет, товар это, услуга, работа или тара, и какие счета и реквизиты подставятся по умолчанию.
5. Ставка НДС — подставляется в документы продажи и поступления.

Остальные реквизиты заполняют по необходимости:

• 🔢 Артикул — внутренний или поставщика код; по нему удобно искать позицию и выгружать прайсы.
• 🌍 Страна происхождения и номер ГТД — для импортных товаров; эти поля подтянутся в счёт-фактуру и книгу продаж .
• 📦 Код ТН ВЭД — нужен для прослеживаемых и импортных товаров.
• 🏷️ Признак маркировки — для товаров системы «Честный знак»; при его включении выбирается группа маркируемых товаров.

Для услуг большинство складских реквизитов не нужны — у них нет остатков, страны происхождения и упаковок. Достаточно наименования, ставки НДС и затратного счёта.

Наименование для поиска менеджер меняет свободно, а вот единицу измерения и вид номенклатуры после первых проводок лучше не трогать — это ломает уже сформированные движения по регистрам.

Единицы измерения и упаковки с коэффициентом

Базовая единица — та, в которой товар лежит на складе и считается себестоимость. Выбирается из справочника Единицы измерения, который заполнен по классификатору ОКЕИ (шт — 796, кг — 166, л — 112 и т. д.).

Если товар приходит коробками, а продаётся поштучно, настройте упаковки:

• За базовую принимается наименьшая единица учёта — шт.
• Упаковка (коробка, паллета) задаётся через коэффициент: 1 коробка = 12 шт — коэффициент 12.
• В документе поступления вы выбираете упаковку «коробка», программа сама пересчитает приход в 12 штук на складе.

В «1С:Бухгалтерии» упаковки задаются в карточке по ссылке с единицей измерения, в УТ — в отдельной форме Упаковки, единицы измерения внутри карточки. Там же выбирают единицу для отчётов — в ней будут выводиться остатки.

Отдельная история — весовой товар. Если товар приходит в килограммах, а на кассе пробивается поштучно, базовой выбирают весовую единицу (кг), а поштучную упаковку задают через средний вес. Для товаров с реально переменным весом (мясо, фрукты) надёжнее вести учёт прямо в кг без упаковок — так остатки не разъедутся на округлениях.

Штрихкоды привязываются к конкретной единице или упаковке: один код на штуку, другой — на коробку. Это позволяет сканеру на приёмке и на кассе работать с одной и той же карточкой, но считать разное количество.

Счета учёта и метод оценки стоимости

Номенклатура сама по себе не хранит счёт — он подставляется из регистра Счета учёта номенклатуры. Открыть его можно из формы списка номенклатуры (команда с настройкой счетов) или из раздела учётных настроек.

В регистре счёт задаётся по условиям: для всей организации, для группы номенклатуры, для конкретного склада или вида номенклатуры. Типичная настройка для торговли:

• Товары — счёт 41.01.
• Материалы — счёт 10 с нужным субсчётом.
• Услуги сторонних — счёт затрат (20, 26, 44) по смыслу.
• Готовая продукция — счёт 43.
• Товары на комиссии — забалансовый счёт 004.

Правила в регистре читаются от частного к общему: если есть настройка для конкретной группы — берётся она, иначе действует общее правило по организации. Поэтому достаточно задать счёт на верхнюю папку «Товары», а исключения прописать отдельными строками для вложенных групп.

Метод оценки запасов при списании задаётся не в карточке товара, а в учётной политике организации: Главное → Учётная политика. По ФСБУ 5/2019 «Запасы» применяют один из способов — по средней себестоимости или ФИФО. Выбранный метод действует на всю номенклатуру организации, отдельно по товару его не переключить.

При ФИФО программе важен порядок партий, поэтому даты и время проведения документов поступления должны идти последовательно. При оценке по средней порядок не важен — себестоимость усредняется за месяц при закрытии периода.

Серии, характеристики и сроки годности

Эти настройки нужны не всем товарам, поэтому они включаются по виду номенклатуры, а не глобально.

Характеристики — это варианты одного товара: цвет, размер, фасовка. Одна карточка «Футболка», а под ней характеристики «Чёрная, L», «Белая, M». Остатки и цены ведутся в разрезе характеристик, но номенклатура — одна. Включается признаком «Использовать характеристики» в виде номенклатуры (в УТ) или настройкой учёта (в «Бухгалтерии»).

Серии применяют, когда партии товара надо различать: номер партии, дата выпуска, сертификат. Для серий задают, нужно ли контролировать их при списании (строго или информационно).

Сроки годности ведутся именно через серии: в серии указывается дата, до которой товар годен. Это критично для продуктов, лекарств, косметики — программа предупредит о просрочке.

Порядок включения:

1. В виде номенклатуры отметьте, что для товаров этой группы ведутся характеристики и/или серии.
2. Задайте тип контроля серий — информационный (просто для справки) или с контролем остатков.
3. Для сроков годности включите соответствующий учёт в настройках серий.

Разница между характеристиками и сериями на практике такая: характеристика — это потребительское свойство, по которому покупатель выбирает товар (размер обуви, цвет корпуса), и остатки по ней планируются заранее. Серия — это признак партии, который появляется в момент поступления (номер партии, дата выпуска) и нужен для прослеживаемости и контроля сроков. Один товар может вести и то и другое одновременно: футболка с характеристикой «цвет/размер» и серией по партии поставки.

Загрузка из Excel и быстрый ввод

Заводить сотни позиций руками бессмысленно. Есть три рабочих способа ускорить ввод.

Загрузка из файла. В форме списка номенклатуры «1С:Бухгалтерии» есть команда Загрузить — она принимает таблицу Excel или ODS. Порядок простой:

1. Выгрузите из программы шаблон или подготовьте таблицу с колонками: наименование, единица, ставка НДС, артикул.
2. Нажмите Загрузить, укажите файл.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры.
4. Проверьте результат в предпросмотре и подтвердите загрузку.

Сервис «1С:Номенклатура». Это общий каталог описаний товаров с штрихкодами и картинками. Позицию находят по штрихкоду или названию и загружают в свой справочник уже заполненной, вместе с единицей измерения и группой товаров. Удобно для розницы с типовыми товарами: не нужно вручную перебивать наименования с упаковки, достаточно отсканировать штрихкод.

Копирование. Для похожих позиций встаньте на готовую карточку и нажмите Создать новый элемент копированием (F9). Программа скопирует все реквизиты — останется поправить название. Удобно, когда отличается только объём или цвет, а вид номенклатуры, единица и счёт одинаковы.

Какой способ выбрать:

Частые вопросы