Отбор в 1С 8.3: фильтры в списках документов, отчётах и при выводе на печать

Отбор в 1С делается в три клика: встаньте на ячейку с нужным значением в списке, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду отбора по значению в текущей колонке. Список сократится до строк, где в этой колонке стоит то же значение. Снять отбор можно крестиком в строке отборов над списком. Тот же принцип работает в справочниках, журналах документов и отчётах, различается только место, где отбор настраивается.

Отбор — это условие, по которому программа скрывает всё лишнее: «контрагент равен ООО «Ромашка»», «сумма больше 100 000», «дата в пределах месяца». Это не поиск: поиск подсвечивает совпадение, а отбор убирает остальные строки из списка. Ниже разобраны все места, где отбор есть в интерфейсе «Такси» платформы 8.3.

Чем отбор отличается от поиска

Путаница здесь возникает чаще всего, поэтому начнём с неё. Оба инструмента вызываются в списке, но решают разные задачи.

Строка поиска стоит над списком. Вводите часть номера, наименования или контрагента, нажимаете Enter — программа ищет по нескольким колонкам сразу. Горячая клавиша — Ctrl+F.

Если нужно «все документы за март по этому контрагенту», поиск не подойдёт: он найдёт одну строку, а список не сократит. Для этого берут отбор.

Быстрый отбор по значению в текущей колонке

Это самый короткий способ и тот, которым пользуются чаще всего.

1. Откройте список: например, Покупки → Поступление (акты, накладные) или справочник контрагентов.
2. Встаньте курсором на ячейку с нужным значением — скажем, на название организации.
3. Щёлкните правой кнопкой мыши и выберите команду отбора по значению в текущей колонке.
4. Над списком появится строка с условием. Список сократится.

Отборы можно накладывать друг на друга: встали на другую колонку, снова выбрали команду — условия складываются через «И». Так вы получите, например, документы одной организации и одного склада.

Если нужен отбор не «равно», а что-то другое, команда с троеточием в контекстном меню открывает окно, где выбирают вид сравнения. Что именно доступно, зависит от типа колонки. Для даты это периоды, для числа — «больше», «меньше», «в диапазоне», для строки — «содержит», «начинается с».

Чтобы убрать один отбор, нажмите на крестик рядом с ним. Чтобы убрать все — используйте команду отмены отбора в контекстном меню списка.

Если список внезапно «опустел» — первым делом посмотрите, не остался ли включён чужой отбор. Это самая частая причина жалоб «пропали документы». Строка отборов над списком показывает активные условия.

Расширенный поиск и сложные условия

Когда одной колонки мало, открывайте расширенный поиск. В списках он вызывается сочетанием Alt+F или через меню «Ещё» в командной панели списка (команда называется «Расширенный поиск»).

В окне задаются:

• 🔎 Что искать — значение или часть строки;
• 📍 Где искать — в конкретной колонке или по всем;
• ⚖️ Как искать — «по части строки», «по началу строки», «по точному совпадению».

Расширенный поиск работает как разовый запрос. Результат — найденные строки, а не постоянное условие. Для постоянного условия с несколькими полями нужна настройка списка.

В «Ещё» командной панели списка есть команда настройки списка. В ней открывается форма с отбором, сортировкой и условным оформлением. На закладке отбора:

1. Нажмите кнопку добавления нового условия.
2. Выберите поле — например, «Сумма документа».
3. Выберите вид сравнения.
4. Укажите значение.
5. Добавьте следующее условие и проверьте, что флажок использования стоит у каждого.

Несколько условий по умолчанию работают через «И». Если нужно «ИЛИ» — в окне условий есть группы: добавляется группа «ИЛИ», и условия кладутся внутрь неё. Пример: документы, где контрагент «Ромашка» или сумма больше 500 000. Без группы такой отбор не выйдет — оба условия применятся одновременно.

Типичные виды сравнения:

• 🟰 равно / не равно;
• 📏 больше, меньше, в интервале;
• 📝 содержит, не содержит, начинается с;
• ✅ заполнено / не заполнено;
• 📂 в списке, в группе, в группе из списка (для справочников с иерархией).

Для иерархических справочников важна разница между «равно» и «в группе». «Равно» вернёт сам элемент, «в группе» — все элементы внутри выбранной папки, включая вложенные.

Отбор в отчётах

В отчётах отбор живёт на уровне настроек отчёта. Принцип одинаков почти во всех стандартных отчётах: отчёт сначала настраивается, потом формируется.

1. Откройте отчёт — например, Отчёты → Анализ счёта или Карточка счёта.
2. Нажмите кнопку «Показать настройки» в командной панели отчёта.
3. В верхней части формы появятся поля быстрых настроек: период, организация, счёт. Там же часто есть блок «Отбор».
4. Добавьте условие: поле, вид сравнения, значение.
5. Нажмите «Сформировать».

Если нужного поля в быстрых настройках нет, откройте полные настройки: кнопка «Все настройки» в тех же командах. Там есть закладки «Отбор», «Группировка», «Поля», «Сортировка», «Условное оформление». Закладка «Отбор» тут шире, чем в быстрой панели: можно использовать группы «И»/«ИЛИ», сравнивать поле с параметром и отключать условие, не удаляя его.

Хороший приём — отключать условие флажком вместо удаления. Вы сохраняете настройку и в любой момент возвращаетесь к полному отчёту.

В отчётах на системе компоновки данных (СКД) есть различие между отбором и параметрами. Параметры — это период, дата остатков, организация. Они обычно вынесены в верхнюю часть. Отбор накладывается уже на строки результата. Если период не меняется от того, что вы добавили условие, ищите его в параметрах, а не в отборе.

Если нужно вывести в отчёт только операции с конкретным видом номенклатуры, проще добавить в отбор поле номенклатуры с видом сравнения «в группе» или «равно», чем фильтровать готовый отчёт вручную.

Отбор и печатные формы

В самой печатной форме условий отбора нет: форма берёт данные из того, что вы ей передали. Поэтому «отбор в печатных формах» означает два практических сценария.

Печать нескольких документов сразу. В журнале документов отметьте нужные строки (с зажатым Ctrl или Shift) и вызовите команду печати. Перед этим поставьте отбор — например, по контрагенту и периоду, — чтобы в списке остались только нужные документы. Выделите все (Ctrl+A) и печатайте пачкой. Так проще, чем искать по одному.

Вывод самого списка. Если нужно распечатать или сохранить в файл то, что вы видите на экране, откройте «Ещё» в командной панели списка и найдите команду «Вывести список ». В ней выбирают, какие колонки включить. Выводится ровно то, что осталось после отбора, поэтому перед выводом убедитесь, что условия стоят правильно и нет лишних.

Полученную таблицу можно сохранить в нужный формат из табличного документа — через меню сохранения. Это удобный способ выгрузить, например, «все неоплаченные счета контрагента».

Если нужна печатная форма с условием внутри (например, показывать строки только с ненулевой суммой), это правится уже в макете или в настройках формы разработчиком, а не пользовательским отбором.

Как сохранить и вернуть отбор

Отбор в списке по умолчанию «живёт» только в открытой форме. Закрыли и открыли — условия сбросились либо вернулись к настройкам по умолчанию. Что с этим делать, зависит от места.

В списках. В настройке списка (в «Ещё» командной панели) условия можно оставить как постоянные. Открыв форму следующий раз, вы увидите их снова. Если в вашем случае они не сохраняются, значит, форма настроена так, что очищает отбор при открытии, — смотрите раздел про типичные причины ниже.

В отчётах. Здесь возможностей больше. Настроили отбор, группировки, поля — сохраните всё это как вариант отчёта:

1. Откройте «Все настройки».
2. Выберите команду сохранения варианта («Сохранить вариант отчёта»).
3. Дайте название, например «Расчёты с поставщиками по просрочке».
4. Выберите, видеть ли вариант всем пользователям или только вам.

Следующий раз вы выбираете вариант из выпадающего списка «Выбрать вариант» вверху отчёта. Отбор подтянется сам.

Если вы изменили стандартный вариант и хотите вернуть исходный, в настройках есть команда восстановления стандартных настроек. Она сбросит отбор, поля и группировки к состоянию «как поставлено разработчиками».

Полезная практика для организации с несколькими бухгалтерами: договориться об общих названиях вариантов, чтобы не плодить «Мой отчёт 1», «Мой отчёт 2». Иначе через полгода никто не вспомнит, какой из них считался верным.

Когда отбор не работает

Типичные причины, если условия «не срабатывают» или результат странный:

• 🔒 Остался чужой отбор. Посмотрите строку над списком. Часто он оставлен в самом списке или в варианте отчёта.
• 📅 Не тот период. В списке документов и в отчётах период задаётся отдельно от отбора. Документы за нужный месяц не видны, если период выбран другой.
• 🧩 Условие выключено. В настройках у строки отбора снят флажок использования — оно есть в списке, но не применяется.
• 🔤 Сравнение строки с лишними пробелами. «Равно» требует точного совпадения. Если в названии есть пробел на конце, ищите по виду сравнения «содержит».
• 🧮 «И» вместо «ИЛИ». Два условия в одном уровне складываются через «И». Нужно «любое из» — создайте группу «ИЛИ».
• 🗂️ Иерархия. Отбор «равно» по группе не покажет вложенные элементы. Используйте «в группе».
• 👁️ Права и ограничения доступа. Если у вашей роли ограничен доступ к части данных, отбор не покажет то, что вам не разрешено видеть. Это работает на уровне прав, а не отбора.

Для проверки можно временно снять все условия, убедиться, что полный список виден, и добавлять отборы по одному: сразу станет понятно, какое из них «съедает» нужные строки.

Полезные приёмы

Несколько вещей, которые экономят время при регулярной работе.

• ⌨️ Для быстрого вызова поиска запомните Ctrl+F и Alt+F, они работают в большинстве списков.
• 📋 Отбор по нескольким значениям сразу задают видом сравнения «в списке»: добавляете в список несколько контрагентов и получаете документы по всем.
• 🕐 Для периодов используйте интервал: «с 01.03 по 31.03» надёжнее, чем отбор по каждому дню.
• 🧹 Перед сдачей отчётности пройдитесь по важным отчётам и убедитесь, что в них не остались старые отборы.
• 🧾 Для повторяющихся задач (ежемесячная сверка с одним контрагентом) создайте сохранённый вариант отчёта с нужными условиями.

Частые вопросы