Излишек одного товара и недостача другого: как провести зачёт пересортицы в 1С и не испортить себестоимость

Пересортицу в 1С делают по-разному в зависимости от программы. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP для этого есть отдельный документ Пересортица товаров: он списывает один товар и приходует другой, а себестоимость переносится при закрытии месяца. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: после инвентаризации недостачу списывают на счёт 94, излишек приходуют, а затем зачитывают одно другим проводкой.

Основание в обоих случаях одно — результаты инвентаризации. Без пересчёта, где видны и излишек, и недостача по похожим позициям, пересортицу оформлять нельзя: это уже не исправление ошибки, а подгонка остатков.

Что считается пересортицей и откуда она берётся

Пересортица — это когда по факту на складе одного товара больше, чем в учёте, а похожего на него — меньше. Сумма двух расхождений по количеству совпадает или почти совпадает. Классический пример: в базе 20 футболок размера M и 15 размера L, на полке — 18 и 17.

Типичные причины:

• 📦 кладовщик отгрузил соседний артикул: тот же товар другого цвета, размера, фасовки;
• 🏷️ на упаковку наклеен чужой штрихкод или в карточке номенклатуры перепутаны штрихкоды;
• 🧾 при приёмке товар приняли по документу поставщика, не сверив артикулы;
• 💻 менеджер выбрал в документе не ту позицию из-за похожих наименований или дублей номенклатуры;
• 🛒 кассир пробил дешёвый аналог вместо фактически проданного товара.

Пересортица не всегда идёт по разным карточкам. В УТ и ERP её часто ловят на уровне характеристик (размер, цвет) или серий внутри одной номенклатуры.

Перед тем как оформлять пересортицу, найдите её источник в документах. Откройте карточку каждой из двух позиций и посмотрите движения за период с прошлой инвентаризации. Часто видно конкретную отгрузку или приёмку: например, поставщик привёз 15 шт. размера L, а в приходной накладной стоит M. Если источник нашли и период открыт, иногда правильнее исправить сам документ. Если источник найти нельзя или документ уже в закрытом периоде, остаётся пересортица.

Мини-кейс. На складе стройматериалов после пересчёта: шпаклёвка 5 кг — минус 12 мешков, та же шпаклёвка 25 кг — плюс 12 мешков. Карточки разные, количества равны, склад и кладовщик одни. Это пересортица в чистом виде. А вот «минус 12 мешков шпаклёвки и плюс 12 мешков цемента» — уже нет: товары не однородные, их оформляют раздельно.

Правило зачёта: когда пересортицу можно оформить

Зачитывать излишки и недостачи разрешено не всегда. Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49) допускают взаимный зачёт как исключение и при одновременном соблюдении условий:

Если недостача по сумме больше излишка, разницу относят на виновных. Если виновных не нашли, разницу списывают как недостачу сверх норм естественной убыли. Порядок зачёта и перечень однородных позиций полезно закрепить в учётной политике или приказе на инвентаризацию.

Как сделать пересортицу в 1С:УТ 11 и ERP

В УТ 11 и ERP логика одна: инвентаризация → документ пересортицы → закрытие месяца . Отличается только то, какие складские документы появятся по пути.

Шаг 1. Зафиксируйте фактический остаток

1. Создайте документ Пересчет товаров по нужному складу. Если на складе ведут учёт по ячейкам или характеристикам, включите их в пересчёт.
2. Распечатайте бланк, посчитайте товар и внесите фактическое количество.
3. Переведите документ в статус, который означает выполненный пересчёт, и проведите.

После этого программа видит расхождения: где факт больше учёта, а где меньше.

Шаг 2. Отразите пересортицу на складе

На складе с ордерной схемой сначала нужен складской документ. В УТ 11 это Ордер на отражение пересортицы товаров: его создают на основании пересчёта или из рабочего места кладовщика. Он меняет складские остатки по номенклатуре и характеристикам.

На складе без ордерной схемы этот шаг пропускают: документ пересортицы сразу меняет и складские, и финансовые остатки.

Шаг 3. Создайте документ «Пересортица товаров»

Журнал складских актов находится в разделе Склад и доставка. В нём собраны оприходование излишков, списание недостач, порча и пересортица. Если в вашем релизе журнал называется иначе, найдите в этом разделе список, где лежат документы оприходования и списания.

1. Создайте документ Пересортица товаров, лучше на основании ордера или пересчёта — тогда строки заполнятся сами.
2. Укажите организацию и склад.
3. В каждой строке: какой товар (характеристика, серия) списывается и какой приходуется взамен, количество.
4. Проверьте, что дата не раньше даты пересчёта и не позже ближайших продаж этих позиций.
5. Проведите документ.

💡 Если документа нет в списке «Создать», проверьте настройки склада в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там включаются складские акты и ордерная схема.

Пересортица по характеристикам и сериям

Если размер или цвет ведутся характеристиками, пересортица оформляется внутри одной карточки номенклатуры. В строке документа номенклатура одна и та же, а характеристики разные: списывается, например, «M», приходуется «L».

С сериями похоже, но есть нюанс. Если серии привязаны к сроку годности, зачёт партии с одним сроком другой партией меняет данные о сроках на складе. Перед проведением убедитесь, что приходуемая серия реально лежит на полке, иначе ошибка переедет из количества в сроки.

Шаг 4. Закройте месяц

Сумму в документе пересортицы вводить не нужно. Себестоимость списанного товара переходит на оприходованный при расчёте себестоимости в обработке Закрытие месяца. До закрытия в отчётах по себестоимости у оприходованной позиции может стоять ноль — это нормально.

Если пересортицу провели «задним числом» в закрытом периоде, месяц придётся перезакрыть, иначе себестоимость продаж за этот месяц останется старой.

Пересортица в 1С:Бухгалтерии 3.0: проводки и порядок

В БП 3.0 отдельного документа нет, поэтому зачёт собирают из трёх операций. Все документы — в разделе Склад.

1. Инвентаризация. Склад → Инвентаризация товаров: заполните остатки по складу, введите фактическое количество, проведите. Документ проводок не делает, он только фиксирует расхождения.
2. Списание недостачи. На основании инвентаризации создайте Списание товаров. Строки с недостачей заполнятся сами, товар уйдёт на счёт 94.
3. Оприходование излишка. Тоже на основании инвентаризации — Оприходование товаров. Излишек принимают по рыночной стоимости на дату инвентаризации.
4. Зачёт. Документом Операция (раздел Операции → Операции, введенные вручную) закройте счёт 94 на сумму излишка, а разницу отнесите на виновное лицо или на прочие расходы.

Пример. Недостача товара А — 10 шт. по 300 ₽ = 3 000 ₽. Излишек товара Б — 10 шт. по рыночной цене 280 ₽ = 2 800 ₽. Зачитываем 2 800 ₽, разница 200 ₽ ложится на кладовщика.

Есть и другой вариант зачёта: ручная проводка Дт 41.01 Кт 94 на сумму излишка вместо оприходования через 91.01. Тогда счёт 91 не затрагивается, но в проводке нужно заполнить субконто номенклатуры, склада и количество. Выберите один способ и закрепите его в учётной политике.

Как проверить результат. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету для счёта 94 за месяц инвентаризации. После всех операций сальдо по 94 должно быть нулевым. Если остаток висит, значит, часть недостачи не зачтена и не отнесена ни на виновного, ни на расходы. Для счёта 41.01 в той же ведомости включите детализацию по номенклатуре и складам: количество по обеим позициям должно совпасть с фактом из инвентаризации.

Удержание 200 ₽ с кладовщика — отдельная история: нужно его письменное согласие или решение по материальной ответственности. В БП 3.0 без зарплатного модуля сумму оставляют на 73.02 до погашения.

Пересортица в рознице: особенности магазина

В рознице пересортица чаще возникает не на складе, а на кассе. Кассир выбирает похожий товар из списка, пробивает весовой товар не тем кодом или сканирует штрихкод с соседней упаковки. Остаток уходит в минус по одной позиции и висит лишним по другой.

В 1С:Розница пересортицу закрывают по итогам пересчёта, как в УТ: зачитывают излишки и недостачи однородных товаров одного магазина. Перед этим полезно:

• 🔍 найти позиции с отрицательными остатками — обычно это первые кандидаты;
• 🧾 сравнить продажи двух похожих позиций в отчётах о розничных продажах: если одна продаётся «слишком хорошо», ищите ошибку кассира;
• 💰 сравнить цены: зачёт дорогого товара дешёвым оставляет разницу, которую придётся объяснять.

Маркированный товар — особый случай. Пересортица в 1С не меняет данные в системе «Честный знак»: если кассир продал код маркировки от другой позиции, расхождение останется в ГИС МТ. Такие случаи разбирают отдельно от учётного зачёта.

Как сократить пересортицу: что настроить в 1С

Оформить пересортицу несложно. Сложнее сделать так, чтобы её было мало. Что реально помогает:

1. Штрихкоды в каждой карточке. Один штрихкод — одна номенклатура и характеристика. Проверяйте дубли штрихкодов при загрузке прайса поставщика.
2. Сканирование при отгрузке и приёмке. Терминал сбора данных или сканер на рабочем месте кладовщика. Ручной выбор из списка — основной источник пересортицы.
3. Ордерная схема на крупном складе. Отгрузку подтверждает складской ордер, а расхождение видно сразу, а не через квартал.
4. Понятные наименования. Размер, цвет и фасовка — в характеристиках, а не в конце длинного названия. Чем меньше похожих строк в подборе, тем меньше ошибок.
5. Чистка дублей номенклатуры. Два одинаковых товара в справочнике — гарантированная пересортица.
6. Выборочные пересчёты. Раз в неделю пересчитывайте 20–30 самых «путаемых» позиций, а не ждите годовой инвентаризации.

Ошибки при оформлении пересортицы

• ❌ Зачёт между складами. Расхождение «плюс на одном складе, минус на другом» — чаще всего непроведённое перемещение. Найдите его, пересортица здесь не нужна.
• ❌ Списание и оприходование без зачёта в БП. Тогда в 91 висит доход от излишка и расход от недостачи, а недостача может уйти на расходы без оснований.
• ❌ Дата документа раньше продаж, которые ушли в минус. Если пересортица датирована позже продажи, минус всё равно был. Корректная дата — дата инвентаризации.
• ❌ Пересортица вместо исправления документа. Если ошибку нашли в конкретной реализации сразу, исправляют реализацию (по согласованию с покупателем), а не остатки.
• ❌ Зачёт товаров с большой разницей в цене. Формально допустимо, но разница должна быть отнесена на виновного или на расходы — иначе себестоимость оприходованной позиции получится завышенной.

Частые вопросы