Кадровый перевод сотрудника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от приказа до расчёта зарплаты

Чтобы в 1С перевести сотрудника на другую должность, в ЗУП 3.1 откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Кадровый перевод, укажите сотрудника, дату перевода, новую должность и, если меняется оклад, новые начисления. В Бухгалтерии 3.0 тот же документ живёт в разделе Зарплата и кадры → Кадровый учет → Кадровые переводы и доступен только при полном варианте кадрового учёта.

Проведённый перевод меняет должность в карточке сотрудника с указанной даты, формирует приказ по форме Т-5 и запись для электронной трудовой книжки. Зарплата за месяц перевода сама делится на два периода: до даты — по старым условиям, после — по новым.

Что проверить в базе до оформления перевода

Перевод ломается чаще всего не на самом документе, а на справочниках. Пять минут подготовки снимают большую часть проблем.

1. Новая должность есть в справочнике. Откройте Настройка → Должности (в БП — Справочники → Зарплата и кадры → Должности). Если должности нет, создайте её заранее. Название должно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором: оно уйдёт в приказ и в ЕФС-1.

2. Используется ли штатное расписание. Откройте Настройка → Кадровый учет и посмотрите флажок Использовать штатное расписание.

• ✅ Флажок снят — в переводе вы выбираете подразделение и должность напрямую.
• 📌 Флажок установлен — выбирается позиция штатного расписания. Нужна свободная ставка, иначе программа не даст провести документ или предупредит о превышении.

3. Текущее положение сотрудника. Откройте карточку сотрудника и проверьте блок с текущим местом работы: подразделение, должность, график, дату последнего кадрового события. Если там висит неоформленный приём или старый перевод с будущей датой, новый документ ляжет поверх и даст путаницу.

4. Нет ли более поздних кадровых документов. Перевод задним числом при уже проведённом отпуске, больничном или другом переводе на более позднюю дату — источник перерасчётов. Посмотрите список Приемы, переводы, увольнения с отбором по сотруднику.

5. Перевод это или перемещение. Это юридический вопрос, а не технический, но от него зависит, какой документ печатать.

Как в 1С перевести сотрудника на другую должность: документ «Кадровый перевод»

Ниже порядок для ЗУП 3.1 и БП 3.0 с полным кадровым учётом. Форма документа в обеих программах построена одинаково: шапка, основная вкладка с новым местом работы и вкладка с оплатой труда.

Где открыть документ

Заполнение по шагам

1. Организация и сотрудник. Выберите организацию, затем сотрудника из списка. Если у человека несколько рабочих мест (основное и внутреннее совместительство), выбирайте нужную запись: в ЗУП это разные «сотрудники» одного физлица.
2. Дата перевода. Это дата, с которой человек работает на новой должности. Она должна совпадать с датой в допсоглашении и приказе. Дата самого документа и дата перевода — разные поля, не путайте их.
3. Новое место работы. Укажите подразделение и должность (или позицию штатного расписания). Если меняется только должность, подразделение оставьте прежним.
4. Количество ставок. При переводе с полной ставки на 0,5 поменяйте и это поле: от него зависит расчёт оклада.
5. Временный перевод. Если перевод на срок, установите соответствующий флажок и задайте дату окончания. После этой даты программа сама вернёт сотрудника на прежнее место.
6. Трудовая книжка. Для постоянного перевода на другую должность оставьте флажок отражения в трудовой книжке. Для перемещения и временного перевода он не нужен.
7. Оплата труда. Перейдите на вкладку с начислениями и заполните новые условия (подробно в следующем разделе).
8. Провести и закрыть. После проведения проверьте карточку сотрудника: новая должность появится в ней с даты перевода.

Не меняйте должность прямо в карточке сотрудника или в справочнике. Переименование должности в справочнике изменит её у всех, кто на ней числится, и задним числом попадёт в старые приказы. Изменения конкретного человека — только документом.

Массовый перевод

Когда меняется структура компании и переводят отдел целиком, используйте Кадровый перевод списком. В табличной части добавьте сотрудников, задайте общую дату и новое подразделение или должность. Начисления можно поправить построчно.

Для такого документа печатается приказ по форме Т-5а — один на всех переведённых.

Новый оклад, график и начисления при переводе

Перевод на другую должность почти всегда тянет за собой новый оклад. Если не заполнить вкладку оплаты труда, сотрудник получит новую должность со старым окладом — ошибку часто замечают только при расчёте следующей зарплаты.

Что заполнить на вкладке оплаты труда

• 💰 Флажок изменения начислений. Пока он не установлен, табличная часть недоступна: программа сохраняет действующие начисления.
• 📋 Список начислений. Программа подставит текущие начисления сотрудника. Измените размер оклада, добавьте новые надбавки, удалите те, что положены только на прежней должности.
• 📊 Показатели. Если у начисления есть показатели (процент премии, тарифная ставка), они редактируются здесь же.
• 🔁 Аванс. Если аванс задан фиксированной суммой, проверьте его: после повышения оклада старая сумма аванса может оказаться заниженной.

Пример. Бухгалтер с окладом 60 000 ₽ переводится на должность главного бухгалтера с окладом 85 000 ₽ и надбавкой за руководство 10 %. В документе меняете оклад на 85 000 и добавляете надбавку с показателем 10. Аванс 40 % — если он задан процентом, пересчитается сам и составит 34 000 ₽. Фиксированные 24 000 ₽ нужно исправить вручную.

График работы

Если на новой должности другой режим (например, был пятидневка 40 часов, стал сменный график), в документе установите флажок изменения графика и выберите новый из справочника. Без этого табель и расчёт оклада по дням пойдут по старому графику.

Если штатное расписание ведётся

При включённом штатном расписании начисления по умолчанию берутся из позиции. Если сотруднику положен оклад, отличный от позиции (вилка окладов), проверьте настройку Настройка → Кадровый учет: там задаётся, можно ли отступать от штатного расписания в кадровых документах.

Приказ Т-5 и другие печатные формы перевода

Кнопка Печать в документе даёт три основные формы.

Формы Т-5 и Т-5а с 2013 года не обязательны: организация вправе утвердить собственный бланк приказа. Если у вас своя форма, её можно подключить как дополнительную печатную форму, не меняя типовую конфигурацию .

Что проверить в печатной форме

• 🖋 Основание перевода. В приказе есть строка основания — допсоглашение с номером и датой. Если поле пустое, заполните его в документе, иначе в приказе останется прочерк.
• 👤 Руководитель и кадровик. Подписанты берутся из ответственных лиц организации. Если директор сменился, обновите их в карточке организации, а не правьте каждый приказ вручную.
• 🔢 Номер приказа. Номер документа становится номером приказа. Если в организации отдельная нумерация кадровых приказов, проверьте префикс в настройках нумерации.
• 💵 Оклад в приказе. Тарифная ставка в Т-5 берётся из вкладки оплаты труда. Пустая графа — значит, начисления не меняли.

Перевод на будущую дату и расчёт зарплаты за месяц перевода

Кадровый перевод можно провести заранее. Документ, введённый 20 марта с датой перевода 1 апреля, ничего не изменит в мартовском расчёте: новая должность и оклад начнут действовать только с апреля.

Как считается зарплата в месяце перевода

Если перевод приходится на середину месяца, документ «Начисление зарплаты и взносов» разделит начисления на две строки:

• до даты перевода — по старому окладу и старой должности;
• с даты перевода — по новому окладу.

Пример. В месяце 22 рабочих дня. Перевод с 12-го числа: до него сотрудник отработал 7 дней по окладу 60 000 ₽, после — 15 дней по окладу 85 000 ₽.

Строк две, и это правильно. Объединять их вручную не нужно.

Перевод задним числом

Если зарплату за месяц уже начислили, а перевод провели позже с датой внутри этого месяца, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. Он попадёт в следующий документ «Начисление зарплаты и взносов» отдельной строкой. Список ожидающих перерасчётов виден в журнале начислений.

Совмещение вместо перевода

Если сотрудник остаётся на своей должности, но дополнительно выполняет обязанности другой, это не перевод. В ЗУП для этого есть отдельный документ «Совмещение должностей» с доплатой. Перевод в такой ситуации заменит основную должность, и это будет ошибкой.

Где увидеть перевод: карточка сотрудника, Т-2 и ЕФС-1

После проведения перевод отражается в нескольких местах. Сверьте каждое — так ошибки находятся раньше, чем их найдёт СФР или трудовая инспекция.

Карточка и история сотрудника

В карточке сотрудника текущая должность меняется с даты перевода. Если открыть карточку раньше этой даты (при переводе на будущее), там ещё будет старая должность — это не ошибка.

Историю кадровых событий удобно смотреть через отчёты раздела Кадры → Кадровые отчеты: в них есть списки сотрудников с должностями на выбранную дату и движение кадров за период.

Личная карточка Т-2

Личная карточка печатается из списка сотрудников: Кадры → Сотрудники, выделите человека, Печать → Личная карточка (Т-2). Перевод попадёт в раздел о приёме и переводах на другую работу: дата, подразделение, должность, оклад, основание.

Электронная трудовая книжка: ЕФС-1

Постоянный перевод на другую должность — кадровое мероприятие, о котором нужно сообщить в Социальный фонд (бывший ПФР и ФСС объединены в СФР с 2023 года). Сведения подаются в форме ЕФС-1, подраздел 1.1.

• 📅 Срок для перевода — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Для приёма и увольнения срок короче, не путайте.
• 🧾 Где формировать — Кадры → Электронные трудовые книжки, создать сведения о трудовой деятельности и заполнить по проведённым документам.
• ✋ Что не попадает — временный перевод и перемещение без смены трудовой функции.

Если флажок отражения в трудовой книжке в переводе был снят, программа не включит перевод в ЕФС-1. Отправить запись без исправления документа не получится.

Ошибки при переводе в 1С и как их исправить

Как отменить ошибочный перевод

Если перевод ещё не попал в отчётность, его проще всего отменить проведением: откройте документ и нажмите Отменить проведение, затем пометьте на удаление. Расчёт за затронутые месяцы перерассчитается.

Если сведения уже ушли в СФР, просто удалить документ мало. Нужно подать ЕФС-1 с отменой записи, а в базе исправить или отменить документ — иначе данные программы и фонда разойдутся.

Частые вопросы