Документ «Кадровый перевод» в ЗУП 3.1: от согласия работника до проверки зарплаты

Чтобы в 1С сделать перевод сотрудника на другую должность, в ЗУП 3.1 откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Кадровый перевод, выберите сотрудника, укажите дату перевода и новую должность. Если вместе с должностью меняется оклад или график, отметьте это в том же документе и заполните новые значения. После проведения программа с указанной даты начнёт считать зарплату по новым условиям.

Типичная ситуация: менеджера с 16-го числа повышают до руководителя отдела, оклад растёт с 50 000 до 60 000 ₽, а октябрь уже частично рассчитан. Один документ закрывает и кадровую часть, и зарплату, но порядок действий и дата решают, будет ли перерасчёт и попадёт ли запись в электронную трудовую книжку.

Подготовка: что проверить до создания перевода

Перевод на другую должность по ТК РФ — это изменение трудовой функции. Он оформляется только с письменного согласия работника и дополнительным соглашением к трудовому договору. Поэтому в 1С документ создают после того, как соглашение подписано, а не «на всякий случай заранее».

Перед созданием документа проверьте четыре вещи:

• 📌 Должность есть в справочнике. Настройка → Должности. Если новой должности нет, создайте её заранее, чтобы не отвлекаться при заполнении перевода.
• 📋 Режим штатного расписания. Посмотрите Настройка → Кадровый учет: ведётся ли штатное расписание. Если ведётся, вы выбираете не должность, а позицию штатного расписания, и с неё подтянутся оклад, начисления и график.
• 🗓 Нет ли у сотрудника открытого отсутствия. Отпуск, больничный или командировка на дату перевода не запрещают проведение, но потом удивляют пересчётом. Даты лучше развести.
• 💰 Рассчитан ли уже месяц перевода. Если зарплата за этот месяц начислена, после проведения перевода программа зарегистрирует перерасчёт. Это нормально, но о нём надо помнить.

Какой документ выбрать для изменения условий работы

В ЗУП 3.1 несколько документов похожи друг на друга. Ошибка в выборе даёт лишнюю запись в ЭТК или, наоборот, её отсутствие.

Как оформить перевод сотрудника на другую должность в документе «Кадровый перевод»

Шаг 1. Создание и шапка

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите Кадровый перевод.
3. Укажите организацию и сотрудника.
4. В поле даты перевода поставьте первый день работы в новой должности. Не дату приказа, а именно день, с которого действуют новые условия.

Шаг 2. Что меняется

На вкладке Главное отметьте флажками, какие условия меняются: подразделение и должность, график работы, начисления. Поля открываются только для отмеченных пунктов. Это удобно: неотмеченные условия остаются прежними и не перезаписываются случайно.

Для смены должности:

1. Выберите новое подразделение, если оно меняется.
2. Укажите новую должность или позицию штатного расписания.
3. Проверьте количество ставок. При переходе на полную ставку с половины это поле легко пропустить.

Шаг 3. Временный или постоянный перевод

Если работник временно замещает отсутствующего сотрудника, отметьте временный перевод и укажите дату окончания. ТК РФ ограничивает временный перевод по соглашению сторон одним годом, а при замене отсутствующего — до его выхода на работу.

После даты окончания программа сама вернёт прежние должность и начисления. Отдельный «обратный» перевод создавать не нужно, иначе условия задвоятся.

Шаг 4. Отражение в трудовой книжке

Для постоянного перевода включите отражение в трудовой книжке. Тогда документ попадёт в сведения о трудовой деятельности для СФР (бывший ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд с 2023 года). Временный перевод в электронную трудовую книжку не передаётся — флажок для него не ставят.

Новый оклад и начисления при переводе на другую должность

Если вместе с должностью меняется оплата, отметьте изменение начислений и перейдите на вкладку Оплата труда. Там видны текущие плановые начисления сотрудника.

Как правильно менять оклад:

1. Найдите в таблице строку с окладом.
2. Исправьте размер в этой же строке, а не добавляйте новую. Вторая строка с окладом даст двойное начисление.
3. Надбавки, которые на новой должности не положены, не удаляйте из списка, а отмените: так в истории останется дата прекращения.
4. Добавьте новые начисления, например надбавку за руководство.
5. Проверьте итог фонда оплаты труда в документе.

При ведении штатного расписания начисления подтянутся с позиции автоматически. Их можно поправить вручную, если допускаются отклонения от штатки, но тогда расхождение увидит проверка штатной расстановки.

Пример расчёта месяца с переводом

Перевод с 16 октября 2026 года. В октябре 22 рабочих дня при пятидневке: с 1 по 15 октября — 11 дней, с 16 по 31 — тоже 11.

В документе Начисление зарплаты и взносов вы увидите две строки оклада с разными периодами. Это правильный результат, а не дубль.

Аванс

Если аванс задан процентом от тарифа, он пересчитается от нового оклада сам. Если фиксированной суммой — отметьте изменение аванса и укажите новую сумму. Иначе руководитель отдела получит аванс по старой ставке менеджера.

Изменение графика работы и табель после перевода

Новая должность часто означает другой режим: сменный вместо пятидневки, сокращённый день для вредных условий, суммированный учёт.

Порядок такой:

1. В документе отметьте изменение графика работы.
2. Выберите график из справочника. Если нужного нет, создайте его заранее через Настройка → Графики работы сотрудников и заполните на год.
3. Проведите документ и откройте табель или отчёт по отработанному времени за месяц перевода.

С даты перевода норма времени берётся из нового графика. В месяце перевода норма складывается из двух частей: по старому графику до даты и по новому после. Если оклад начисляется пропорционально дням, а новый график — сменный по часам, проверьте, совпадает ли способ расчёта начисления с графиком. Оклад «по дням» при сменном графике даёт искажения.

Как перевод на другую должность влияет на отпуска и больничные

Отпускные

Средний заработок для отпуска считают за 12 месяцев. Перевод с повышением оклада не меняет уже начисленную зарплату за прошлые месяцы. Значит, отпуск сразу после перевода считается в основном от старого заработка.

Повышающий коэффициент по Постановлению № 922 применяют, только когда оклады повысили всем в организации или подразделении. Индивидуальный перевод на более высокую должность под это правило не подпадает. В 1С при таком переводе индексацию среднего не включайте.

Право на отпуск

Основной отпуск продолжает накапливаться без разрыва: стаж работы у работодателя не прерывается. А вот дополнительные отпуска зависят от должности:

• ✅ перевод на работу с вредными условиями добавляет право на дополнительный отпуск;
• ✅ ненормированный рабочий день на новой должности — тоже;
• ❌ при переводе с такой должности право на дополнительный отпуск с даты перевода прекращается.

Если ведётся штатное расписание, права на отпуска задаются в позиции. Если нет — проверьте их в документе перевода. Итог смотрите в отчёте Остатки отпусков на дату после перевода.

Больничные

Пособие считают по заработку за два предыдущих календарных года. Перевод на него не влияет, пока не пройдёт расчётный период. Исключение — если больничный выпал на месяц перевода: дни до перевода оплачиваются как обычно, оклад за них считается по старым условиям.

Приказ о переводе и другие печатные формы

Из проведённого документа доступна печать через кнопку Печать:

• 📄 Приказ о переводе (форма Т-5). Унифицированная форма Госкомстата. С 2013 года она не обязательна, организация может утвердить свою. Если своя форма не утверждена, используют Т-5.
• 📄 Дополнительное соглашение к трудовому договору. Формируется по шаблону; текст проверьте вручную, особенно трудовую функцию и дату.
• 📄 Личная карточка Т-2. Раздел о приёме и переводах обновится автоматически. Её печатают из карточки сотрудника.

Порядок подписания на бумаге:

1. Дополнительное соглашение — подписывают обе стороны, один экземпляр отдают работнику.
2. Приказ — работника знакомят под подпись.
3. Запись в бумажную трудовую книжку — только если работник её сохранил.

Сведения в СФР

Постоянный перевод передают в форме ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Документ формируют в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки: программа сама подберёт переводы, по которым включено отражение в трудовой книжке.

Ошибки при переводе на другую должность в 1С и как проверить результат

Если документ попал в закрытый месяц

Когда зарплата за месяц перевода уже выплачена и отчётность сдана, не отменяйте проведение задним числом. Используйте команду исправления в форме документа: 1С создаст исправляющий документ, а разница пройдёт перерасчётом в текущем месяце. Так не ломаются сданные расчётные листки и ведомости.

Отчёты для контроля

После проведения перевода проверьте три вещи:

1. Штатная расстановка на дату после перевода — сотрудник стоит на новой должности, ставка верная.
2. Расчётный листок за месяц перевода — две строки оклада с правильными периодами и суммами.
3. Остатки отпусков — права на дополнительный отпуск изменились так, как задумано.

Кадровые отчёты находятся в Кадры → Кадровые отчеты, зарплатные — в Зарплата → Отчеты по зарплате.

Частые вопросы