Оформление приходного кассового ордера в 1С с проводками

Приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют через раздел Банк и касса → Касса → Кассовые документы кнопкой Поступление. В открывшейся карточке выбирают вид операции (чаще всего «Оплата от покупателя» или «Розничная выручка»), указывают сумму, контрагента и договор — проводку Дт 50.01 Кт 62.01 программа сформирует сама после проведения.

Ниже — где именно нажимать, какой вид операции какой счёт подставляет, как распечатать форму КО-1 с квитанцией и чем проверить, что приход «лёг» в кассовую книгу. Разбор под интерфейс «Такси» (платформа 8.3.2x и новее).

Что настроить перед первым приходным ордером

ПКО работает «из коробки», но пару вещей лучше проверить заранее, иначе документ либо не проведётся, либо проведётся не туда.

• 💰 Счёт учёта кассы. По умолчанию наличные рубли идут на 50.01 «Касса организации». Валютная касса — 50.21, денежные документы (путёвки, марки) — 50.03. Для обычных рублёвых поступлений менять ничего не нужно.
• 🏢 Организация. Если в базе ведётся несколько юрлиц, поле «Организация» должно быть видимым. Включается в Главное → Функциональность на закладке, где перечислены общие настройки учёта.
• 🧾 ККТ. Если деньги принимаете от физлица за товар или услугу, нужен кассовый чек. Подключение кассы — Администрирование → Подключаемое оборудование. Сам по себе ПКО чек не пробивает: он оформляет движение по бухгалтерскому счёту 50, а фискальный чек печатает ККТ.

Пошаговое создание приходного кассового ордера

Порядок одинаков для любого вида прихода, различается только пара полей.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы. В списке лежат и приходные, и расходные ордера.
2. Нажмите Поступление — откроется новый ПКО.
3. Выберите Вид операции в верхней части формы. От него зависят состав полей и счёт по кредиту (разбор — в следующем разделе).
4. Проверьте Дату. Документы в кассе должны идти без разрывов в хронологии; задним числом вводить приход после уже проведённых за этот день ордеров нежелательно — собьётся нумерация и остаток.
5. Укажите Контрагента и Договор (для оплаты от покупателя, возврата от поставщика, займа). Для розничной выручки контрагент не нужен.
6. Впишите Сумму прихода.
7. Заполните Статью движения денежных средств (ДДС) — это обязательный аналитический разрез. Без него отчёт о движении денег соберётся некорректно. Выберите подходящую статью с видом движения «Поступление».
8. В поле Основание (печатается в строке «Основание» формы КО-1) укажите, за что приняты деньги: «Оплата по договору №…», «Розничная выручка за…». В Приложение — реквизиты документов (накладная, счёт).
9. Нажмите Провести.

После проведения документ попадёт в список кассовых документов и в кассовую книгу за этот день. Номер ПКО 1С присваивает автоматически — сквозной нумерацией в пределах года.

Вид операции и корреспонденция счетов

Вид операции — главное поле ПКО: именно оно определяет, какой счёт встанет по кредиту проводки. Дебет почти всегда 50.01.

Авансовый платёж от покупателя 1С сама относит на 62.02, а погашение уже существующего долга — на 62.01: распределение идёт при проведении по взаиморасчётам с контрагентом. Если видите «не тот» субсчёт, проверьте, есть ли по договору отгрузка.

Для «Прочего прихода» счёт и аналитику вы задаёте сами — это универсальный вид под нетиповые ситуации (возврат излишне выданной зарплаты, поступление от учредителя, страховое возмещение).

Печать формы КО-1 и отражение в кассовой книге

Унифицированная форма приходного кассового ордера — КО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата № 88). В 1С она печатается из проведённого документа.

1. Откройте проведённый ПКО.
2. Нажмите Печать в командной панели.
3. Выберите Приходный кассовый ордер (КО-1).

Форма печатается вместе с отрывной квитанцией — её с подписями кассира и главного бухгалтера и оттиском печати (если организация её использует) отдают тому, кто внёс деньги. Сам ордер остаётся в кассе как основание записи.

Кассовую книгу вручную заполнять не нужно: каждый проведённый ПКО и РКО автоматически формирует запись. Отчёт лежит в Банк и касса → Касса → Кассовая книга.

• 📅 Задайте период — за день, месяц или произвольный интервал.
• 🖨 Кнопка печати даёт лист кассовой книги по форме КО-4 с выведением остатка на начало и конец дня.
• 🔢 Нумерация листов — сквозная за год, 1С считает её сама.

Наличные расчёты: лимиты и чек ККТ

Два ограничения, о которые чаще всего спотыкаются при приёме наличных, — 1С их не контролирует, следить нужно самому.

Лимит расчётов наличными между организациями. По одному договору между юрлицами (и/или ИП) наличными можно рассчитаться в пределах 100 000 ₽ — Указание Банка России № 5348-У. Это касается именно расчётов между бизнесом; с обычными физлицами (не ИП) лимита нет. Разбивать один договор на несколько ПКО, чтобы обойти лимит, нельзя — считается вся сумма по договору.

Кассовый чек. При приёме наличных от физлица за товары, работы или услуги нужно пробить чек ККТ. Исключения и отсрочки регулирует закон о ККТ — ориентируйтесь на свой вид деятельности. В 1С связка «ПКО + чек» работает через подключённую кассу; при розничной торговле выручку за смену проводят по отчёту ККМ, а итоговый ПКО оформляют на сумму наличной части.

Когда приходный ордер оформлять не нужно

Частая ошибка новичка — пробивать ПКО на любое поступление денег. Касса (счёт 50) — это только наличные. Если денег «в руках» не было, ордер не нужен:

• 🏦 Оплата на расчётный счёт отражается банковской выпиской (Банк и касса → Банковские выписки), а не кассовым ордером. ПКО с видом «Получение наличных в банке» делают только когда деньги физически сняли с карты или по чеку и принесли в кассу.
• 💳 Эквайринг (оплата картой) проходит через счёт 57.03 «Продажи по платёжным картам» и зачисляется на расчётный счёт за вычетом комиссии банка — наличных тут нет, ПКО не оформляется.
• 🛒 Автоматизированная розница. Выручку за смену формирует «Отчёт о розничных продажах» или закрытие кассовой смены ККМ. Отдельный ПКО на каждую продажу не нужен.

Есть и «неденежная» касса. Путёвки, марки, топливные талоны учитывают как денежные документы на счёте 50.03 — для них в ПКО выбирают соответствующий счёт учёта. Валютная наличность идёт на 50.21. Эти случаи редки, но если спутать их с рублёвой кассой 50.01, остаток и отчёты разойдутся.

Типичные ошибки при оформлении ПКО

Ошибки в кассе почти всегда дают либо кривой остаток, либо неверный счёт взаиморасчётов.

• ❌ Перепутан субсчёт 62. Деньги пришли авансом, а в документе осталось погашение долга (или наоборот). Проверяется по оборотно-сальдовой ведомости счёта 62: «красные» остатки — сигнал.
• ❌ Не заполнена статья ДДС . Документ проведётся, но отчёт о движении денежных средств соберётся с пустой строкой. Заполняйте статью сразу.
• ❌ Приход задним числом. ПКО с датой раньше уже проведённых ордеров за тот же день ломает последовательность в кассовой книге. Если нужно — перепроведите документы за день (Операции → Регламентные операции → Групповое перепроведение).
• ❌ Отрицательный остаток кассы. Расход проведён на сумму больше, чем есть наличных. Чаще всего из-за прихода, введённого позже расхода, — поправьте хронологию.
• ❌ Превышен лимит наличных по договору. 1С не предупреждает; контролируйте сумму приходов по одному договору от юрлица.

Чтобы быстро найти причину расхождения, сверьте приход по виду операции, счёту и статье ДДС:

Как проверить кассу: отчёты

После оформления приходов остаток и обороты сверяют стандартными отчётами.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — приход, расход и остаток наличных за период. Дебетовый остаток = деньги в кассе.
• 📒 Кассовая книга (Банк и касса → Касса → Кассовая книга) — построчное движение с остатками по дням, печать по форме КО-4.
• 💸 Движение денежных средств (Отчёты → Движение денежных средств) — приходы в разрезе статей ДДС; здесь видно, если статья не заполнена.

Для контроля взаиморасчётов с покупателями после приёма оплаты смотрите ОСВ по счёту 62 — так сразу видно, закрылся долг или образовался аванс.

Частые вопросы