Купили станок, компьютер или автомобиль: как провести основное средство в 1С от накладной до амортизации

Покупку основного средства в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют двумя документами. Сначала Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Основные средства »: стоимость ложится на счёт 08.04, НДС — на 19.01. Затем ОС и НМА → Принятие к учету ОС: стоимость переходит с 08.04 на 01.01, и со следующего месяца программа начисляет амортизацию.

Между этими шагами — оплата поставщику, регистрация счёта-фактуры и, если были, дополнительные расходы на доставку или наладку. Их важно провести до принятия к учёту, иначе они не попадут в первоначальную стоимость. Порядок описан для БП 3.0 на ОСНО, отличия для УСН и ERP собраны в таблицу.

Что подготовить до покупки основного средства

Прежде чем вводить документы, проверьте три настройки. Если их пропустить, ошибка всплывёт только при закрытии месяца.

📌 Учётная политика. Главное → Учетная политика. Проверьте систему налогообложения и порядок учёта НДС. Для налогового учёта на ОСНО метод амортизации задаётся здесь же — линейный или нелинейный.

📌 Лимит стоимости. По НК РФ (ст. 256, 257) амортизируемым имуществом считается то, что дороже 100 000 руб. и служит больше 12 месяцев. В бухгалтерском учёте ФСБУ 6/2020 разрешает организации самой установить лимит существенности. Решите заранее, где граница: от этого зависит, проводить покупку как ОС или как запасы.

📌 Справочники. Поставщик в Справочники → Контрагенты, договор с видом «С поставщиком». Для самого объекта нужен элемент справочника «Основные средства». Его удобно создать прямо из документа поступления, но можно и заранее: ОС и НМА → Основные средства.

В карточке основного средства заполните:

1. Наименование — так, как оно будет в инвентарной карточке.
2. Группу учёта ОС (машины и оборудование, транспортные средства, здания и т. д.).
3. Код ОКОФ — по нему программа подскажет амортизационную группу.
4. Амортизационную группу для налогового учёта.
5. Для транспорта — данные для транспортного налога заполняются отдельно, после принятия к учёту.

Шаг 1. Оформляем документ поступления ОС

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление и выберите вид операции «Основные средства». Именно этот вид даёт отдельную табличную часть для ОС и правильный счёт затрат.

Заполните шапку:

1. Дата и номер входящего документа — как в УПД или накладной поставщика.
2. Контрагент и договор.
3. Склад не нужен: основные средства не учитываются на складе, их место хранения указывают при принятии к учёту.

В табличной части по кнопке Добавить выберите основное средство, укажите сумму и ставку НДС. Счёт учёта программа подставит сама — субсчёт 08.04 для приобретения объектов ОС. Счёт НДС — 19.01.

Внизу формы есть поле «Счёт-фактура». Если поставщик прислал УПД со статусом 1, отметьте это при вводе, и счёт-фактура зарегистрируется вместе с документом. Если пришёл отдельный счёт-фактура — введите номер и дату и нажмите Зарегистрировать.

Пример. Компания купила станок за 300 000 руб. плюс НДС 22% — 66 000 руб., итого 366 000 руб.

Поступление станка:

• Дт 08.04 Кт 60.01 — 300 000 руб., стоимость без НДС
• Дт 19.01 Кт 60.01 — 66 000 руб., входной НДС

Если ОС требует монтажа

Оборудование, которое нужно собрать или установить, проводят иначе. В поступлении выбирают вид операции «Оборудование» — стоимость попадает на 07. Затем документом передачи оборудования в монтаж её переносят на 08.03, туда же собирают затраты на монтаж. В учёт такой объект принимают с видом операции «Объект строительства».

Доставка, наладка и другие расходы

Доставку, услуги монтажника, пусконаладку проводят документом Покупки → Поступление доп. расходов. Укажите поставщика услуги, сумму и способ распределения, а в табличной части выберите тот же объект на 08.04. Расходы увеличат первоначальную стоимость.

Продолжим пример: доставка станка — 12 200 руб., в том числе НДС 2 200 руб.

Доставка станка:

• Дт 08.04 Кт 60.01 — 10 000 руб., включено в стоимость
• Дт 19.01 Кт 60.01 — 2 200 руб., НДС с доставки

Первоначальная стоимость станка теперь 310 000 руб. (300 000 + 10 000).

Шаг 2. Оплата поставщику за основное средство

Оплату вводят так же, как за любые другие покупки. Удобнее всего из документа поступления: кнопка Создать на основании → Платежное поручение. Сумма и реквизиты перенесутся.

После того как деньги списаны со счёта, нужна проводка. Её делает документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Его создают из выписки банка или загружают через клиент-банк в разделе Банк и касса → Банковские выписки.

Зачёт аванса программа выполняет сама при проведении поступления, если в договоре настроен способ погашения задолженности «Автоматически».

Шаг 3. Принятие основного средства к учёту

Это главный документ, без него амортизации не будет. Путь: ОС и НМА → Поступление основных средств → Принятие к учету ОС. Вид операции — «Основные средства» (если покупали готовый объект на 08.04).

Вкладка «Основные средства»

Добавьте объект и проверьте сумму: программа подтянет её с 08.04, вместе с доп. расходами. В нашем примере — 310 000 руб. Здесь же указывают счёт, с которого списывается стоимость, — 08.04.

Вкладка «Бухгалтерский учет»

Самая важная часть документа:

• 🏷 Счёт учёта — 01.01, счёт амортизации — 02.01;
• 👤 МОЛ и местонахождение — кто отвечает за объект и в каком подразделении;
• ⚙️ Порядок учёта — «Начисление амортизации»;
• 📐 Способ начисления — чаще линейный;
• 📅 Срок полезного использования в месяцах;
• 💸 Способ отражения расходов — счёт затрат: 20, 26, 44 и аналитика.

Вкладка «Налоговый учет»

На ОСНО укажите порядок включения стоимости в расходы — «Начисление амортизации» — и срок использования. Срок должен укладываться в рамки амортизационной группы (ст. 258 НК РФ). Если организация применяет амортизационную премию (ст. 258 НК РФ разрешает 10% или 30% в зависимости от группы), её задают на этой же вкладке.

Принятие станка к учёту:

• Дт 01.01 Кт 08.04 — 310 000 руб., первоначальная стоимость

Из документа печатают акт о приёме-передаче ОС-1 и инвентарную карточку. Кнопка Печать на панели документа.

С какого месяца пойдёт амортизация

Программа начинает начислять амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за принятием к учёту. Начисление делает регламентная операция «Амортизация и износ основных средств» в обработке Операции → Закрытие месяца.

В примере: 310 000 руб. / 60 мес. = 5 166,67 руб. в месяц, проводка Дт 20 (или другой выбранный счёт затрат) Кт 02.01. Станок, принятый к учёту в марте, впервые амортизируется в апреле.

Шаг 4. Вычет НДС по основному средству

Входной НДС по ОС можно принять к вычету после принятия объекта к учёту при наличии счёта-фактуры (ст. 171, 172 НК РФ). Вычет можно заявить и частями, в течение трёх лет.

В 1С вычет оформляет документ «Формирование записей книги покупок»: Операции → Регламентные операции НДС, затем Создать. Кнопка Заполнить подберёт счета-фактуры по 19.01, которые готовы к вычету.

Вычет НДС:

• Дт 68.02 Кт 19.01 — 66 000 руб., НДС по станку
• Дт 68.02 Кт 19.01 — 2 200 руб., НДС по доставке

Если в счёте-фактуре поставщика отмечен флаг вычета датой получения, НДС уйдёт в книгу покупок сразу, без отдельного документа. Для основных средств это рискованно: если ОС ещё не принято к учёту, вычет окажется заявлен рано.

Проверяем проводки и остатки по счетам 08, 01 и 19

После всех документов сверьте учёт. Достаточно трёх отчётов.

1. ОСВ по счёту 08.04 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). По принятому объекту сальдо должно быть нулевым. Остаток означает, что часть расходов не вошла в стоимость.
2. ОСВ по счёту 19.01. Остаток по счёту-фактуре — НДС, который ещё не приняли к вычету.
3. Ведомость амортизации ОС (ОС и НМА → Отчеты). Показывает первоначальную стоимость, начисленную амортизацию и остаточную стоимость по каждому объекту.

Для быстрой проверки откройте документ «Принятие к учету ОС» и нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок Дт/Кт). Там видно и проводку, и записи регистров, по которым считается амортизация.

Как покупка ОС выглядит в разных программах 1С

Логика везде одна: поступление — капвложения — принятие к учёту. Различаются названия документов и разделы.

На УСН стоимость ОС списывают в расходы не амортизацией, а равными долями в течение года по последним числам кварталов. В 1С это делает закрытие месяца , а суммы видны в разделе II книги учёта доходов и расходов.

Ошибки при покупке основного средства в 1С

Четыре ситуации, с которыми бухгалтер сталкивается после покупки ОС.

Отдельная ловушка — покупка дешёвого имущества. Если принтер за 40 000 руб. провести как основное средство, программа будет амортизировать его в бухучёте, а в налоговом — списывать как материальные расходы. Возникнут разницы, которые придётся объяснять. Такие объекты обычно проводят как запасы, видом «Товары» с последующей передачей в эксплуатацию.

Частые вопросы