Новый сотрудник в базе: добавляем пользователя 1С и выдаём права
Содержание
Чтобы создать пользователя
в 1С, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите «Создать», введите имя, разрешите вход в программу и назначьте профиль доступа. Путь одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11: все они построены на одной библиотеке стандартных подсистем.
Частая ошибка новичка: человек создаёт запись в справочнике и удивляется, что войти под ней нельзя. Справочник «Пользователи» хранит карточку сотрудника, а право входа выдаётся отдельной настройкой в этой же карточке. Без неё запись остаётся просто строкой в списке.
Что проверить до создания учётной записи
Три минуты подготовки избавят от переделок.
- 🔑 Права у вас самих. Создавать пользователей может только администратор: нужна роль «Полные права» или профиль «Администратор». У бухгалтера без этих прав пункта «Пользователи» в разделе просто не будет.
- 🧾 Свободная лицензия. Число одновременных сеансов ограничено лицензией. Учётных записей можно завести сколько угодно, а вот войти одновременно смогут только столько человек, на сколько хватает лицензий.
- 👤 Что именно нужно человеку. Выпишите: какие документы он вводит, какие отчёты смотрит, нужен ли ему доступ к зарплате. По этому списку выбирается профиль, а не «на всякий случай полные права».
- 🔐 Как человек будет входить. По логину и паролю 1С или по учётной записи Windows. От этого зависит, что вы заполните в карточке.
Не работайте за всех под одной учётной записью «Администратор». В журнале регистрации не видно, кто что сделал, а при увольнении сотрудника придётся менять пароль для всех.
Пошагово: создание пользователя через раздел «Администрирование»
Это основной способ. Он создаёт сразу и элемент справочника, и учётную запись для входа.
- Войдите в базу под учётной записью с правами администратора.
- Откройте раздел «Администрирование», затем «Настройки пользователей и прав» и пункт «Пользователи».
- Нажмите «Создать». Откроется карточка нового пользователя.
- В поле с именем впишите фамилию и инициалы или полное ФИО. Именно это имя увидят в документах в поле «Ответственный».
- Поставьте признак, разрешающий вход в программу. Если оставить его пустым, пользователь останется «закрытым».
- Укажите способ входа и задайте пароль (подробно ниже).
- Назначьте права: профиль группы доступа или отдельную группу доступа (раздел про права ниже).
- Нажмите «Записать и закрыть».
Проверьте результат сразу. Откройте второй сеанс или попросите сотрудника зайти под новой учётной записью: запустите 1С, выберите имя в списке или введите его, затем пароль. Если база открылась и нужные разделы видны, всё сделано верно.
Если сотрудник уже есть в справочнике «Сотрудники» (ЗУП, Бухгалтерия), в карточке пользователя можно связать их. Тогда в кадровых документах и в «Мои задачи» всё привязано к одному человеку.
Копирование похожего пользователя
Когда принимаете пятого бухгалтера на ту же роль, не собирайте права заново. Найдите в списке коллегу с нужным набором, откройте его карточку и воспользуйтесь командой копирования в списке. Новая запись получит те же группы доступа. Пароль и способ входа придётся задать заново.
Права: как выбрать профиль и группу доступа
В типовых конфигурациях права не раздают по отдельности. Схема такая: профиль описывает набор ролей, группа доступа привязывает профиль к конкретным людям.
Выберите из готовых профилей тот, что ближе всего по смыслу: например, для бухгалтера по первичке, для кадровика, для руководителя только с просмотром. Назначить профиль можно прямо из карточки пользователя, программа сама создаст нужную группу доступа.
| Что нужно | Как сделать |
|---|---|
| Дать стандартную роль | Назначить готовый профиль в карточке пользователя |
| Дать ту же роль ещё 10 людям | Открыть группу доступа и добавить сотрудников в состав |
| Нужен особый набор прав | Создать свой профиль на основе типового, не правя типовой |
| Ограничить видимость организаций или складов | Настроить ограничения в группе доступа (доступны, если включены в настройках) |
Не редактируйте типовые профили. При обновлении конфигурации ваши правки могут быть перезаписаны. Копируйте профиль и работайте с копией.
Отдельный случай — полные права. Профиль «Администратор» даёт всё, включая запуск Конфигуратора и удаление данных . Таких людей в организации должно быть двое: основной и резервный. Остальным полные права не нужны.
Права при смене должности не накапливаются сами. Перевели бухгалтера в кладовщики — уберите его из старых групп вручную, иначе он сохранит прежний доступ.
Пароль и способ входа
1С поддерживает несколько способов аутентификации. Для большинства компаний хватает двух.
Аутентификация 1С:Предприятия. Логин и пароль хранятся в самой информационной базе. Самый простой вариант: подходит для небольшого офиса и для файловой базы.
Аутентификация операционной системы. Пользователь входит автоматически под своей учётной записью Windows, пароль у 1С не спрашивают. Удобно в домене: уволили человека, заблокировали учётку в домене, и доступ к базе закрылся вместе с ней. В карточке указывается доменное имя пользователя.
Кроме них платформа умеет входить через OpenID Connect и другие внешние службы, но это уже тема настройки отдельного сервиса.
Что настроить по паролю:
- 🔒 Задайте пароль не короче 8 символов, не из одних цифр.
- 🔁 Отметьте, что пользователь меняет пароль при первом входе, если такая настройка есть в карточке вашей версии. Тогда администратор не знает чужого пароля.
- ⛔ Запретите пользователю менять пароль, если учётная запись служебная (например, для обмена данными).
- 🚫 Не пишите пароли в чат и на стикерах у монитора.
Минимальную длину пароля и срок его действия можно задать для всей базы в настройках входа и пользователей. Это работает для всех учётных записей сразу и снимает споры «а у меня простой пароль».
Файловая и клиент-серверная база: что меняется
Сам процесс создания пользователя одинаков. Список учётных записей хранится в информационной базе, а не на сервере и не на компьютере пользователя. Разница в другом.
| Файловая база | Клиент-серверная база | |
|---|---|---|
| Где хранятся пользователи | В файле базы | В базе на сервере СУБД |
| Вход по доменной учётке | Работает, если компьютер в домене | Работает, учитываются права на сервере |
| Доступ к самой базе | Определяется правами на папку с файлом | Определяется сервером 1С и СУБД |
| Лицензии | Клиентские лицензии на рабочих местах | Клиентские лицензии, обслуживаются сервером |
В файловом режиме у каждого, кто работает с базой, есть права на папку, где лежит файл 1Cv8.1CD. Значит, технически этот человек может скопировать файл базы целиком. Права в 1С защищают от ошибок внутри программы, но не от копирования файла. Поэтому для чувствительных данных (зарплата) выбирают клиент-серверный вариант.
Чтобы пользователь появился в списке выбора при запуске, он должен иметь признак разрешённого входа и быть включён в список показываемых. Если выбор имён скрыт настройками, вводить имя придётся вручную.
Создание пользователя через Конфигуратор
Есть и второй путь: Администрирование → Пользователи в Конфигураторе. Он нужен в двух случаях: база без типовых подсистем (самописная) или вы потеряли доступ в обычный режим и нужно срочно завести администратора.
- Откройте базу в Конфигураторе.
- Выберите в меню
Администрирование → Пользователи. - Нажмите кнопку добавления.
- Заполните имя, способ аутентификации, пароль.
- На вкладке «Прочие» отметьте роли напрямую. Это отдельные роли, а не профили.
Для типовых конфигураций этот путь неудобен: права окажутся вне групп доступа, а справочник «Пользователи» узнает о записи, лишь когда человек впервые войдёт. Используйте его как запасной.
Если в базе уже есть пользователи, при первом запуске 1С запросит пароль. Список пустой — платформа пустит как администратора без пароля. Это нормально для новой пустой базы. В рабочей базе такое быть не должно: сразу заведите администратора с паролем.
Что делать, если пользователь не может войти
Проверьте по порядку.
- ❌ «Неверное имя или пароль». Раскладка клавиатуры и CapsLock. Затем смените пароль заново: администратор может задать новый, не зная старого.
- ❌ Имени нет в списке выбора. Снят признак разрешённого входа, либо запись создана, но не записана. Откройте карточку и проверьте оба признака.
- ❌ База открывается, но разделов почти нет. Не назначен профиль или группа доступа. Пользователь создан, а прав нет.
- ❌ «Недостаточно прав». Не хватает конкретной роли для операции. Добавьте в профиль нужную, а не выдавайте администратора.
- ❌ Вход по доменной учётке не срабатывает. Проверьте, что в карточке записано то самое доменное имя, под которым человек зашёл в Windows, включая домен.
- ❌ Сообщение о нехватке лицензий. Войти пытаются больше человек, чем разрешает лицензия. Попросите кого-то выйти из программы или обратитесь к тому, кто отвечает за лицензии.
Как отключить и удалить пользователя
Когда сотрудник уволился, не удаляйте запись. Пользователь указан в документах как ответственный, и при удалении потеряются связи или программа не даст удалить.
Правильный порядок:
- Откройте карточку пользователя.
- Снимите признак разрешённого входа. Вход закрыт, история сохранена.
- Уберите человека из групп доступа, если планируете держать запись долго.
- Если пароль знали другие люди, смените его на случайный.
Удалять запись имеет смысл, только если она создана по ошибке и ещё ни в одном документе не использовалась. В остальных случаях помечайте на удаление через стандартную процедуру удаления помеченных объектов, и программа сама проверит ссылки.
Раз в квартал полезно пройти по списку и отключить «мёртвые души»: бывших сотрудников, подрядчиков, тестовые записи. Сравните список пользователей со списком действующих сотрудников.