Прайс-лист в 1С 8.3: от настройки цен до выгрузки в Excel

Прайс-лист в 1С 8.3 формирует одноимённый отчёт. В 1С:Управление торговлей 11 его открывают из раздела CRM и маркетинг, в 1С:Бухгалтерии 3.0 печатают из документа Установка цен номенклатуры (раздел Склад). Чтобы прайс-лист получился не пустым, в базе должны быть заданы цены — отчёт лишь показывает то, что уже установлено документами ценообразования.

Ниже разберём весь путь: где лежит отчёт, как задать цены, какие колонки вывести, как изменить внешний вид печатной формы, сохранить настройку и выгрузить прайс в Excel. Пути приведены для интерфейса «Такси» (платформа 8.3) и актуальных релизов УТ 11.5 и БП 3.0.

Где в 1С 8.3 найти отчёт «Прайс-лист»

Прайс-лист живёт рядом с механизмом ценообразования, а тот в разных конфигурациях называется по-своему. Отсюда и разные пути.

Обратите внимание на термины: в УТ 11 справочник называется «Виды цен», а в Бухгалтерии — «Типы цен номенклатуры». Это один и тот же смысл (оптовая, розничная, закупочная цена), но путать названия при настройке не стоит — поиск по слову «цены» выдаст разные объекты.

Сначала задаём цены номенклатуры

Главная причина пустого прайс-листа — цены в базе просто не установлены. Отчёт не придумывает стоимость, он берёт её из регистра цен на выбранную дату. Поэтому порядок такой:

1. Создайте вид (тип) цены, если его ещё нет: укажите название, валюту и признак «цена включает НДС».
2. Откройте Установка цен номенклатуры и создайте документ.
3. В документе выберите вид цены и подберите товары — вручную или кнопкой подбора по группе, складу, остаткам.
4. Проставьте цены в колонке и проведите документ. До проведения цены в прайс-лист не попадут.

В УТ 11 у вида цены есть «Способ задания цены»: вручную, наценкой на другой вид цены, по формуле или по данным информационной базы. Если выбрать расчётный способ, цены при заполнении документа посчитаются сами — это пригодится в разделе про автообновление. Там же, в карточке вида цены, задают правило округления (например, до рубля или до 10 копеек), чтобы в прайсе не было некрасивых дробных чисел.

Проставлять цены построчно для всего ассортимента не придётся. В документе установки цен есть подбор: товары добавляют пачкой — по номенклатурной группе, по остаткам на складе, по бренду. А чтобы правило наценки действовало сразу на целую категорию, номенклатуру объединяют в ценовые группы и настраивают цену на группу, а не на каждую позицию.

Разные цены для разных клиентов

Один прайс редко подходит всем: рознице — одна цена, постоянному оптовику — другая. В 1С это решают не ручными скидками в прайсе, а разными видами цен и соглашениями.

• 🧾 Отдельный вид цены под каждую категорию покупателей — «Розничная», «Оптовая», «Дилерская». Для каждого вида формируете свой прайс-лист из того же отчёта, меняя лишь выбранный вид цены в настройках.
• 🤝 Соглашения об условиях продаж (УТ 11) — в типовом или индивидуальном соглашении указывают, по какому виду цены работает клиент. Тогда менеджер при выписке заказа автоматически получает нужную цену, а вы отдаёте клиенту прайс именно по его виду цены.
• 📊 Сегменты партнёров — покупателей группируют в сегменты и привязывают к ним условия. Это удобно, когда дилеров много, а правило ценообразования общее.

В Бухгалтерии 3.0 соглашений и сегментов для ценообразования нет, поэтому разные цены там держат просто разными типами цен и выбирают нужный тип при формировании прайса.

Настраиваем колонки, виды цен и отбор

Открыв отчёт Прайс-лист, вы увидите панель настроек (кнопка Настройки или Ещё → Настройки). Здесь задаётся, что именно попадёт в документ.

• 📅 Дата — цены берутся по состоянию на неё. Поставьте сегодняшнюю, иначе получите вчерашние значения.
• 💱 Вид (тип) цены — какую колонку цен вывести. Можно добавить несколько: получится прайс с колонками «розница», «опт», «мелкий опт» рядом.
• 📦 Отбор — ограничьте выборку по номенклатурной группе, бренду, складу. Так один шаблон выдаёт прайс только по нужной категории.
• 🔢 Группировка — товары можно сгруппировать по видам номенклатуры или по иерархии справочника, чтобы прайс читался по разделам.

В настройках обычно есть флажок вроде «Выводить только товары, по которым установлены цены». Снимите его, если хотите видеть всю номенклатуру, включая позиции без цены, — удобно для контроля пробелов.

Колонки добавляются и убираются в разделе настроек, отвечающем за состав полей (в режиме настроек «Расширенный» он называется «Поля и сортировки»). Туда же выносят артикул, единицу измерения, ставку НДС, остаток на складе — всё, что есть в данных номенклатуры. В соседней вкладке сортировки задают порядок строк: по наименованию, по артикулу или по возрастанию цены — так клиенту легче искать позицию.

Если прайс получается слишком длинным, помогает многоуровневая группировка: сначала по виду номенклатуры, внутри — по бренду. Отчёт сам расставит подзаголовки и свернёт разделы, а печатать можно как весь прайс, так и отдельную ветку.

Меняем внешний вид: оформление и макет печати

Отчёт «Прайс-лист» построен на системе компоновки данных, поэтому почти весь внешний вид правится без программиста.

• Условное оформление (Ещё → Настройки → раздел оформления) — выделить цветом строки по условию: например, подкрасить позиции без остатка или акционные товары.
• Заголовок и подвал — в настройках можно задать заголовок отчёта, вывести дату и комментарий.
• Порядок и ширина колонок — меняются перетаскиванием прямо в сформированном табличном документе.

Сформированный прайс — это обычный табличный документ. Логотип, реквизиты и текст условий продажи дорисовывают прямо в нём перед печатью или выгрузкой: добавляют строки сверху, вставляют картинку через меню работы с таблицей. Минус ручной доработки один: при каждом новом формировании отчёта правки придётся повторять. Если прайс с фирменной шапкой нужен постоянно, разовую дорисовку лучше заменить сохранённым макетом (см. плашку ниже).

Сохраняем настройку и выгружаем в Excel

Настроили прайс один раз — закрепите, чтобы не собирать заново.

Сохранение варианта. В отчёте нажмите Ещё → Сохранить вариант отчёта, дайте имя (например, «Опт для клиентов»). В следующий раз выберете готовый вариант из списка, а не будете проставлять виды цен и отборы вручную.

Выгрузка в Excel. Сформируйте прайс и нажмите Ещё → Сохранить (или значок сохранения). В типе файла выберите:

• Лист Excel 2007...(*.xlsx) — для Excel;
• Документ PDF (*.pdf) — чтобы отправить клиенту неизменяемый прайс;
• Табличный документ (*.mxl) — внутренний формат 1С.

После выгрузки откройте файл и проверьте вёрстку: из-за объединённых ячеек прайс в Excel иногда «съезжает». Если планируете дальше считать формулами, выгружайте без лишних группировок и шапок — так столбцы встанут ровно.

Для регулярной рассылки прайс сразу отправляют на почту через команду отправки (Ещё → Отправить) — 1С приложит файл выбранного формата к письму.

Печать на бумаге. Перед печатью загляните в параметры страницы табличного документа (Файл → Параметры страницы или соответствующая команда в меню работы с таблицей): задайте ориентацию, масштаб «по ширине страницы» и повтор шапки на каждом листе. Многостраничный прайс без повтора шапки читать неудобно — на второй странице уже не видно, где цена, а где артикул.

Как держать цены в прайс-листе актуальными

Прайс-лист всегда показывает цены на указанную дату, поэтому «обновить прайс» на деле означает «обновить цены в базе». Ручной пересчёт для большого ассортимента не нужен — в УТ 11 это автоматизируется видом цены.

1. У вида цены задайте способ «Наценка на другой вид цены» или «По формуле» (например, розница = закупка × 1,4).
2. Создайте новый документ Установка цен номенклатуры, выберите этот вид цены и нажмите заполнение по товарам.
3. Цены пересчитаются по правилу от базового вида цены или себестоимости. Проведите документ — прайс сразу отразит новые значения.

Так при смене закупочных цен достаточно обновить базовый вид цены и перезаполнить зависимые — весь прайс-лист подтянется. В Бухгалтерии 3.0 расчётных видов цен нет, поэтому там цены правят вручную в новом документе установки цен.

Ещё один приём для плановых изменений: документ установки цен можно провести будущей датой. Новые цены вступят в силу с этого дня, а прайс, сформированный на сегодня, пока покажет действующие значения. Это удобно, когда повышение цен согласовано заранее и должно включиться строго с определённого числа. Главное — формируя прайс для клиента, следите, на какую дату вы его строите.

Что делать, если прайс-лист формируется неправильно

Частые вопросы