Прайс-лист в 1С: от настройки цен до готового файла для клиентов

Прайс-лист в 1С собирают стандартным отчётом «Прайс-лист»: он берёт цены из справочника видов (или типов) цен и выводит их списком по номенклатуре. Готовую таблицу выгружают в Excel через Главное меню → Файл → Сохранить как и выбор формата Лист Excel 2007 (*.xlsx) — после этого файл можно отправить клиенту или выложить на сайт.

Чтобы в прайсе появились цифры, цены сначала нужно установить документом «Установка цен номенклатуры». Так что сделать прайс-лист — это не одна кнопка, а короткая цепочка: подготовить товары → задать вид цены → установить сами цены → сформировать отчёт → выгрузить в Excel.

Ниже разберём каждый шаг на примере 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерии 3.0 — пути в этих конфигурациях отличаются, и термин для цены в них тоже разный.

Готовим справочник номенклатуры

Прайс хорош настолько, насколько аккуратна номенклатура. Если товары заведены с опечатками, без артикулов и свалены в одну группу, выгрузка получится нечитаемой — и правки в Excel придётся делать каждый раз заново.

Перед формированием прайса приведите справочник Номенклатура в порядок:

• 📁 Группы. Разложите товары по номенклатурным группам (категориям). В прайсе их удобно выводить как разделы с подзаголовками.
• 🏷️ Артикул. Заполните поле Артикул в карточке товара — по нему клиент и менеджер находят позицию. Пустой артикул в прайсе выглядит как брак.
• 📏 Единицы. Проверьте единицу измерения для прайса (шт, упак, кг). Цена за «упаковку» и за «штуку» — разные цифры.
• 🚫 Архив. Уберите снятые с продажи позиции: пометьте на удаление или перенесите в отдельную группу, чтобы они не попадали в отбор.

Если номенклатуры тысячи, не редактируйте карточки по одной. Выделите нужные строки в списке и воспользуйтесь групповым изменением реквизитов — командой массового изменения выделенных элементов в командной панели списка. Так артикул или единицу можно проставить сразу для группы товаров.

Откуда 1С берёт цены: виды и типы цен

Цена в прайсе — это не абстрактное «сколько стоит», а значение конкретного вида цены (в торговых конфигурациях) или типа цены (в бухгалтерии). У одного товара таких цен может быть несколько: закупочная, розничная, оптовая, для постоянных клиентов.

Терминология и расположение справочника различаются по конфигурациям:

Для прайса клиентам обычно заводят отдельный вид цены — например, «Прайс оптовый» или «Розница». Так вы не покажете покупателю закупочные цены и не спутаете внутренние расчёты с тем, что уходит наружу.

В 1С:Управление торговлей у вида цены есть важная настройка — способ задания:

• 💰 Назначается вручную — цену ставите сами в документе установки.
• 🧮 Вычисляется по другому виду цен — цена считается от базовой (например, закупочной) по формуле с наценкой. Удобно, когда прайс должен автоматически пересчитываться при смене закупки.

В 1С:Бухгалтерии возможности скромнее: типы цен задают вручную или наценкой от другого типа. Полноценного отчёта с группировками и несколькими колонками цен, как в торговых конфигурациях, здесь нет — но базовый прайс сделать можно.

Устанавливаем цены перед выгрузкой

Справочник видов цен — это только «ярлыки». Сами цифры вносит документ «Установка цен номенклатуры». Без него прайс сформируется пустым или с нулями.

Где создать документ :

• В 1С:Управление торговлей 11 — раздел CRM и маркетинг → Установка цен номенклатуры.
• В 1С:Бухгалтерии 3.0 — раздел Склад → Установка цен номенклатуры.

Порядок заполнения:

1. Создайте документ, укажите дату, с которой цены вступают в силу.
2. В шапке выберите один или несколько видов (типов) цен, которые устанавливаете.
3. Кнопкой Заполнить или Подбор добавьте товары — вручную, по группе или по всей номенклатуре.
4. Проставьте цены. Если вид цены вычисляется от другого, колонка заполнится автоматически по формуле.
5. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения цены «встают» на указанную дату. Прайс всегда формируется на дату — поэтому на одну и ту же номенклатуру могут действовать разные цены в разные периоды, а история изменений сохраняется.

Формируем прайс-лист стандартным отчётом

Когда цены установлены, собираем сам прайс. В торговых конфигурациях для этого есть готовый отчёт «Прайс-лист».

Где он лежит:

• 1С:Управление торговлей 11 — раздел CRM и маркетинг, среди отчётов по маркетингу, отчёт Прайс-лист.
• 1С:Бухгалтерия 3.0 — печать прайса удобнее делать прямо из документа Установка цен номенклатуры: в проведённом документе есть команда печати прайс-листа в командной панели.

В отчёте «Прайс-лист» укажите основные параметры:

• 📅 Дата — на неё берутся действующие цены.
• 💵 Вид цены — какую именно цену выводим. Можно добавить несколько колонок (например, «Розница» и «Опт» рядом).
• 🔍 Отбор — по группе номенклатуры, по складу или по признаку «только товары в наличии».
• 🔢 Колонки — артикул, единица, валюта. Набор колонок настраивается кнопкой настроек отчёта.

После заполнения нажмите Сформировать. Отчёт построит таблицу — это табличный документ 1С, его уже можно печатать или выгружать.

Пара настроек, которые делают прайс читаемым:

• 🗂️ Группировка. Выводите позиции по номенклатурным группам с подзаголовками — клиент быстрее находит нужный раздел, чем в сплошном списке на сотни строк.
• 🔤 Сортировка. Внутри группы отсортируйте по наименованию или артикулу, чтобы порядок был предсказуемым.
• 💱 Валюта. Если торгуете в нескольких валютах, явно укажите валюту прайса — иначе клиент не поймёт, рубли это или условные единицы.
• 🏢 Организация. В базе с несколькими организациями проверьте, по какой из них берутся цены: у разных юрлиц прайсы могут отличаться.

Выгружаем прайс в Excel

Главный запрос — не просто показать прайс на экране, а получить файл. Табличный документ 1С выгружается в Excel двумя способами.

Способ 1. Через меню «Сохранить как». Сформировали отчёт → Главное меню (значок в левом верхнем углу) → Файл → Сохранить как. В типе файла выберите Лист Excel 2007 (*.xlsx) или более старый Лист Excel 97 (*.xls). Укажите имя и папку — получите готовую книгу Excel.

Способ 2. Кнопкой сохранения в отчёте. В командной панели сформированного отчёта есть команда сохранения (значок дискеты). Она делает то же самое — предлагает выбрать формат и папку.

Кроме Excel из этого же окна доступны форматы:

После выгрузки в Excel прайс можно доработать: добавить логотип, шапку с контактами, условия отгрузки, выделить акционные позиции цветом. Правьте копию выгруженного файла, а не исходные данные в 1С — ручные изменения в Excel в базу не вернутся, и при следующей выгрузке они пропадут.

Если нужно регулярно отдавать прайс в одном и том же оформлении, держите в Excel шаблон-«обложку» и вставляйте в него свежую выгрузку из 1С — так ручная работа сведётся к копированию одной таблицы.

Две частые проблемы при выгрузке в Excel стоит держать в голове. Первая — объединённые ячейки: группировки и подзаголовки из 1С переносятся в Excel как объединённые области, и такой файл неудобно грузить в чужую систему. Для машинной загрузки собирайте прайс без группировок, плоским списком. Вторая — формат цены: убедитесь, что числа выгрузились как числа, а не как текст, иначе в Excel по ним не посчитаются итоги.

Прайс с остатками и под конкретного клиента

Клиенту часто нужен не голый список цен, а прайс с наличием и под его условия. Это тоже решается стандартными средствами, без доработок.

Прайс с остатками. В торговых конфигурациях в настройках отчёта «Прайс-лист» или в отчёте по остаткам можно вывести колонку доступного количества по складу. Так покупатель сразу видит, что есть в наличии, а чего ждать под заказ. Отбор «только в наличии» убирает из прайса позиции с нулевым остатком.

Персональный прайс. Если у клиента свой вид цены (индивидуальная скидка, договорные цены), сформируйте прайс именно по этому виду цены — покупатель получит свои цифры, а не общий прайс.

Коммерческое предложение . Когда прайс нужен как часть документа с реквизитами, условиями и сроком действия, в торговых конфигурациях есть документ Коммерческое предложение клиенту с печатной формой. Он подтягивает цены из тех же видов цен, но оформляется как официальное предложение с шапкой организации.

Прайс для сайта или маркетплейса. Для загрузки в интернет-магазин или на площадку чаще нужен не красивый, а строго структурированный файл: артикул, наименование, цена, остаток в отдельных колонках без объединённых ячеек и подзаголовков. Соберите такой прайс с минимумом оформления и выгрузите в xlsx или настройте обмен через стандартный механизм выгрузки на сайт.

Как держать прайс актуальным

Разовую выгрузку осилит кто угодно. Сложность начинается, когда цены меняются каждую неделю, а прайс нужен всегда свежий. Вот рабочие приёмы.

Пересчёт по формуле. Настройте вид цены как вычисляемый от закупочной с нужной наценкой. Тогда достаточно обновить закупочные цены документом установки — продажные пересчитаются сами, и прайс соберётся уже с новыми цифрами.

Регулярная установка цен. Заведите привычку: поступила новая партия по другой цене — сразу создаёте Установку цен номенклатуры на дату поступления. История цен сохранится, и прайс на любую дату будет корректным.

Сохранённый вариант отчёта. Один раз настройте колонки, отборы и группировки прайса и сохраните как вариант. Дальше формирование и выгрузка — два клика.

Обмен и выгрузка на сайт. Если прайс уходит на сайт регулярно, не выгружайте вручную — настройте стандартный обмен с сайтом. 1С будет отдавать актуальные цены и остатки по расписанию.

Частые вопросы