Как оформить путевой лист в 1С и списать топливо

Полноценный документ «Путевой лист » со всеми печатными формами и расчётом расхода топлива есть в конфигурации «1С:Управление автотранспортом» (УАТ) и в «1С:ERP» с подключённым модулем автотранспорта. В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного документа путевого листа нет — здесь путевые листы оформляют вне программы или в отраслевом решении, а в учёт заносят только приход и списание ГСМ.

Поэтому первый вопрос — не «как сделать путевой лист в 1С», а «в какой именно 1С». От этого зависят и справочники, и порядок заполнения, и печатные формы. Ниже — что делать в УАТ, где документ есть целиком, и что остаётся на долю бухгалтера в «1С:Бухгалтерии».

Где искать документ «Путевой лист», а где его нет

Разложим по конфигурациям, чтобы не искать несуществующую кнопку:

• 🚚 1С:Управление автотранспортом — есть документ «Путевой лист» всех типов (легковой, грузовой, автобус, спецтехника), расчёт расхода топлива, учёт водителей, ремонтов, шин. Это профильное решение для автопарка.
• 🏭 1С:ERP + модуль автотранспорта — та же логика, встроенная в крупный учёт; без модуля путевых листов в ERP нет.
• 📘 1С:Бухгалтерия 8 (ПРОФ/КОРП) — документа «Путевой лист» нет. Топливо приходуется на счёт 10.03, списывается документом «Требование-накладная» на основании данных путевых листов.
• 🛒 УТ, Розница, УНФ — путевых листов тоже нет; это не их задача.

Не ищите документ «Путевой лист» в типовой «1С:Бухгалтерии» — его там нет, и это не ошибка настройки. Если по теме вам нужен именно учётный документ с печатью ПЛ-1, работать нужно в УАТ.

Обязанность оформлять путевой лист при эксплуатации транспорта закреплена в статье 6 Федерального закона № 259-ФЗ. Состав обязательных сведений листа определяет приказ Минтранса — его и держат в основе типовые формы 1С.

Путевой лист нужен не только для внутреннего контроля. Это первичный документ, которым организация подтверждает перед налоговой и расход топлива, и рабочее время водителя. Без него затраты на ГСМ в расходы по налогу на прибыль брать нельзя — учитывать нечего. Поэтому к заполнению относятся как к первичке: заполнены все реквизиты, стоят отметки, сходятся цифры по пробегу и топливу.

Оформлять лист можно на одну смену, на один день или сразу на несколько дней — срок организация выбирает сама в пределах, которые задаёт приказ Минтранса. В УАТ период листа указывается прямо в документе, а программа по нему считает пробег и расход за весь срок действия.

Справочники, которые заводят до первого путевого листа

В УАТ путевой лист собирается из справочников. Если они пустые, документ заполнить не получится. Минимальный набор:

• 🚗 Транспортные средства — каждая машина с госномером, моделью, гаражным номером и видом топлива.
• 👤 Водители — ФИО, табельный номер, категория прав, связь с сотрудником.
• 🧩 Модели ТС — к модели привязывают базовую норму расхода топлива и тип (легковой, грузовой, автобус). От типа зависит печатная форма.
• ⛽ Виды ГСМ (номенклатура топлива) — бензин по маркам, дизель, газ; у каждой машины — свой вид.
• 🗺️ Маршруты и контрагенты — нужны, если заполняете задание и пункты назначения.

В карточке транспортного средства, кроме госномера и вида топлива, обычно хранят объём бака, год выпуска и гаражный номер. Эти данные нужны не для красоты: по объёму бака программа контролирует, что остаток топлива не превышает физически возможный, а по модели подтягивается базовая норма расхода.

Заполнять справочники удобнее один раз и полностью: позже данные из них подставляются в документ автоматически, и останется ввести только показания одометра и заправки. Если машину водят несколько человек, в справочнике водителей заводят каждого — иначе в путевом листе не получится корректно указать того, кто был за рулём в конкретную смену.

Нормы расхода топлива и настройки учёта

Норма расхода — то, по чему программа считает «сколько топлива положено» на пройденный пробег. Её задают в карточке модели или конкретного ТС: базовый расход на 100 км плюс поправочные коэффициенты.

За основу норм берут распоряжение Минтранса № АМ-23-р. Оно носит рекомендательный характер: организация вправе утвердить собственные нормы приказом, в том числе по результатам контрольных замеров. Для налогового учёта расходов на ГСМ это допустимо.

Типовые поправки, которые поддерживает УАТ:

В настройках учёта заранее определите, как приходуется топливо: по топливным картам, за наличные через авансовый отчёт или талонами. От этого зависит, каким документом топливо попадёт на остаток до списания:

• 💳 топливная карта — заправки за период приходят отчётом поставщика (детализацией по картам), приход топлива вводят по этому отчёту;
• 💵 наличные — водитель прикладывает чеки АЗС, топливо приходуется авансовым отчётом;
• 🎟️ талоны — оприходуются при покупке, списываются по факту заправки.

Какой бы способ ни выбрали, на момент списания топливо уже должно числиться на остатке счёта 10.03. Если списать больше, чем оприходовано, программа уведёт остаток в минус — это первый признак, что приход топлива отражён не полностью.

Как заполнить путевой лист по шагам

В УАТ порядок заполнения документа одинаков для всех типов машин, меняется только печатная форма. Последовательность такая:

1. Создайте новый документ путевой лист и выберите тип по виду транспорта — от этого зависит форма печати.
2. Укажите транспортное средство и водителя из справочников. Модель, госномер и вид топлива подставятся сами.
3. Проставьте дату и время выезда и возврата из гаража. По ним считается время в наряде.
4. Внесите показания одометра на выезд и на возврат. Разница — пробег за смену.
5. Заполните топливо: остаток в баке на выезд, заправлено за смену (в литрах), остаток на возврат.
6. Отметьте предрейсовый медосмотр и контроль технического состояния — без этих отметок лист считается оформленным с нарушением.
7. При необходимости заполните маршрут и задание — адреса, заказчик, груз.
8. Проведите документ. Программа рассчитает расход по норме, фактический расход и отклонение.

Фактический расход считается арифметически: остаток на выезд плюс заправлено минус остаток на возврат. Расход по норме — пробег, умноженный на норму с коэффициентами. Расхождение этих величин и есть повод для контроля.

Печатные формы путевого листа по типу транспорта

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата № 78. С 2013 года они не обязательны: организация может использовать свою форму, лишь бы в ней были все обязательные реквизиты из приказа Минтранса. Но типовые формы удобны и привычны проверяющим, поэтому в 1С их оставили.

Какая форма соответствует какому транспорту:

Печать вызывается из проведённого документа. Если в списке форм пусто или форма не того типа — вероятно, у модели ТС не указан тип транспорта. Вернитесь в справочник моделей и проставьте его.

Электронный путевой лист, данные GPS и тахографы

С сентября 2023 года путевой лист разрешено оформлять в электронном виде (ЭПЛ). Формат электронного листа утверждает ФНС, а передаётся он через оператора в государственную систему электронных перевозочных документов. Отметки медработника и контролёра технического состояния в ЭПЛ подписываются усиленной электронной подписью.

В 1С электронный обмен путевыми листами реализуют через модуль ЭДО конфигурации или отраслевое решение — состав возможностей зависит от релиза, поэтому точный набор проверяйте в своей версии.

Для автопарков с телематикой УАТ подключают к системам GPS/ГЛОНАСС-мониторинга (Wialon, СКАУТ, Omnicomm и аналогам). Из них в путевой лист автоматически подтягиваются пробег, маршрут и фактический расход топлива — заносить показания одометра вручную уже не нужно. Это убирает основной источник приписок по пробегу.

Тахографы решают другую задачу — контроль режима труда и отдыха водителя. Их данные в путевой лист напрямую не попадают, но служат для проверки времени в наряде и соблюдения перерывов. Связывать одно с другим в учёте приходится отдельными настройками выгрузки.

Списание ГСМ по путевым листам и отчёты для проверки

В «1С:Бухгалтерии» путевой лист — это первичный документ-основание, а не объект программы. Порядок такой:

1. Топливо приходуется на счёт 10.03 — авансовым отчётом (наличные), поступлением (по картам) или оприходованием талонов.
2. По итогам путевых листов за период считают фактически израсходованные литры и их стоимость.
3. Расход списывают документом «Требование-накладная» со счёта 10.03 на затратный счёт (20, 26, 44 — в зависимости от того, где работает машина).

В налоговом учёте в расходы берут топливо в пределах, подтверждённых путевыми листами. Если у вас утверждены нормы — сверх нормы списывать на расходы по прибыли рискованно.

Для контроля в УАТ используют отчёты по пробегу, по расходу топлива в разрезе машин и водителей и по отклонениям «норма — факт». Регулярная сверка этих отчётов с заправками по топливным картам закрывает тему перерасхода и приписок. В «Бухгалтерии» расход топлива виден в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10.03.

Частые вопросы