Ревизия товаров в 1С: от сличительной ведомости до проводок

Ревизия в программе начинается не с кнопки, а с приказа: документ Инвентаризация товаров только фиксирует расхождения, а приходует излишки и списывает недостачу уже другой документ. Многие ждут, что после заполнения инвентаризации сами появятся проводки, — не появятся. Этот документ движений по счетам не делает, он формирует сличительную ведомость .

Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0 — раздел Склад → Инвентаризация товаров. Фактические остатки заносите вручную, выгрузкой из терминала сбора данных или из файла. Отклонения программа посчитает сама: излишек уходит в доход по счёту 91.01, недостача — в дебет счёта 94. Ниже — весь цикл: от подготовки склада до того, какие печатные формы и сколько лет хранить.

Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Рознице механика схожая, но документы называются иначе — отличия отмечены по ходу.

Что подготовить до старта ревизии

Инвентаризация — это не «пересчитали и внесли». Сначала бумаги, потом склад, потом программа.

Основание проверки зависит от её вида. Обязательные случаи и сроки с 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — например, перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, после кражи или пожара. Добровольную плановую ревизию назначаете сами приказом руководителя.

Что нужно сделать до пересчёта:

• 📄 издать приказ о проведении инвентаризации, назначить комиссию (не менее двух человек) и материально ответственное лицо;
• 🧾 взять с МОЛ расписку, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию;
• 📦 провести в 1С все документы поступления, реализации, перемещения и списания на дату ревизии — иначе учётный остаток будет неверным;
• 🔒 по возможности остановить движение товара на складе на время пересчёта.

Создаём документ «Инвентаризация товаров»

Заходите в Склад → Инвентаризация товаров и нажимаете Создать. В шапке заполняете три обязательных поля:

1. Склад — тот, который пересчитываете. Если склад один, он подставится автоматически.
2. Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник.
3. Дата — день проведения ревизии.

Теперь нужно подтянуть учётные остатки. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Таблица заполнится номенклатурой с колонками Количество учётное и Сумма учётная — это то, что числится в базе на дату документа.

Колонку Количество фактическое программа изначально приравнивает к учётному. Ваша задача — заменить эти значения на реальные данные пересчёта. Разницу в колонке Отклонение 1С посчитает сама.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Рознице отдельного документа «Инвентаризация товаров» в привычном виде нет: там пересчёт оформляют документом Пересчёт товаров (в разделе склада), а излишки и недостачи проводят отдельными документами на его основании.

Как внести фактические остатки

Фактические данные попадают в документ одним из трёх способов — выбирайте по размеру склада.

Ручной ввод. Для небольшой номенклатуры просто правьте колонку Количество фактическое построчно. Подходит, когда позиций десятки, а не тысячи.

Печатная ведомость ИНВ-3. Из документа нажмите Печать → ИНВ-3 (инвентаризационная опись ). Раздайте распечатку комиссии, пусть считают товар «по бумаге», а потом один человек переносит цифры в базу. Способ медленный, но надёжный, когда склад без штрихкодов.

Терминал сбора данных (ТСД). Самый быстрый вариант для крупного склада. Товар сканируют терминалом, а затем результат загружают в документ. Нативно эта схема работает в 1С:Рознице и 1С:Управление торговлей 11 через подключаемое оборудование и документ пересчёта. В 1С:Бухгалтерии обмен с офлайн-ТСД настраивается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование; если оборудование не подключали раньше, это отдельная настройка рабочего места.

После того как внесли все фактические количества, проверьте колонку Отклонение:

• положительное число — излишек (по факту больше, чем в учёте);
• отрицательное — недостача (по факту меньше);
• ноль — расхождений нет, строка в сличительную ведомость не попадёт.

Разбираем отклонения: излишки, недостача, пересортица

Документ инвентаризации сам по себе проводок не делает. Он — основание. Дальше каждое отклонение нужно закрыть отдельным документом или операцией.

Сличительную ведомость печатайте из документа: Печать → ИНВ-19. В ней видно, что оприходовать, а что списать.

Три типа расхождений и что с ними делать:

Пересортица — это когда по одному сорту товара излишек, а по другому, похожему, недостача. Методические указания (Приказ Минфина № 49, п. 5.3) разрешают зачесть их друг против друга, но только за один период, у одного МОЛ и по товарам одного наименования. Если после зачёта осталась разница в стоимости — её приходуют или списывают как обычный излишек либо недостачу.

Оприходование излишков: документ и проводки

Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации — это требование и бухучёта, и налогового учёта (излишек признаётся внереализационным доходом).

В документе Инвентаризация товаров нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. Программа перенесёт в новый документ только строки с положительным отклонением.

Проверьте в созданном документе:

1. Счёт доходов — 91.01 «Прочие доходы».
2. Статья прочих доходов — выберите или создайте статью с видом «Излишки, выявленные при инвентаризации».
3. Цена — поставьте рыночную, если учётная не отражает реальную стоимость.

Проведите документ. Сформируется проводка:

Списание недостачи и работа со счётом 94

Недостачу сначала собирают на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем списывают — в зависимости от того, есть ли виновный и укладывается ли потеря в нормы естественной убыли.

Шаг первый. В документе инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров. В документ попадут строки с отрицательным отклонением. Проверьте счёт списания — 94. Проведите:

Шаг второй — закрыть счёт 94. Документа «одной кнопкой» здесь нет, закрытие оформляют документом Операции → Операция (ручная проводка) либо, для удержания с сотрудника, через документ начисления/удержания. Куда именно списать:

• в пределах норм естественной убыли — на счёт затрат (Дт 44 или 26 Кт 94);
• на виновное лицо — Дт 73.02 Кт 94; удержание из зарплаты оформляется отдельно (Дт 70 Кт 73.02);
• виновный не найден или суд отказал во взыскании — Дт 91.02 Кт 94, и обязательно документальное подтверждение, что взыскать не с кого.

Завершаем ревизию: печатные формы и хранение

Когда излишки оприходованы, а недостача списана, инвентаризация считается завершённой. Остаётся оформить итоговые документы.

Из документа Инвентаризация товаров доступны печатные формы:

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов;
• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов (сводная за год).

С 2025 года ФСБУ 28/2023 разрешает не использовать унифицированные формы Госкомстата, если организация утвердила свои. На практике типовые ИНВ-формы из 1С остаются удобным вариантом — их принимают проверяющие и понимают сотрудники.

Что с хранением:

• документы инвентаризации и первичку по ней храните не менее 5 лет после отчётного года;
• в 1С сам документ остаётся в базе; дополнительно имеет смысл делать резервную копию базы после закрытия крупной ревизии;
• подписанные бумажные описи и приказ подшивайте к бухгалтерским документам периода.

После проведения всех документов проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41: учётный остаток должен совпасть с фактическим, а счёт 94 — закрыться в ноль.

Частые ошибки при ревизии в 1С

Расхождения в учёте после инвентаризации чаще возникают не из-за склада, а из-за того, как оформили документы в программе. Разберём то, что реже обсуждают в пошаговых инструкциях.

Излишек приходуют по нулевой или учётной цене. Если в документе Оприходование товаров цена осталась нулевой, товар встанет на учёт без стоимости, а при продаже вы не спишете себестоимость. Излишек оценивают по рыночной стоимости на дату ревизии — её и ставьте, даже если это ручная правка.

Недостачу списывают сразу на 91.02, минуя 94. Прямая проводка Дт 91.02 Кт 41 в обход счёта 94 — частая причина споров с налоговой. Сначала недостача всегда собирается на 94, и только документально обоснованная часть уходит в прочие расходы.

Дата инвентаризации не совпадает с датой пересчёта. Учётные остатки заполняются на дату документа. Если по факту считали первого числа, а документ датировали пятым, за эти дни могли пройти продажи — и отклонения окажутся ложными. Дата документа должна соответствовать дате фактического пересчёта.

Забыли про резервную копию перед массовым списанием. Крупная ревизия затрагивает десятки проводок. Перед проведением итоговых документов по большому складу сделайте резервную копию базы — откатить одну ошибку проще, чем пересобирать весь блок.

Пересортицу зачитывают между разными МОЛ и периодами. Зачёт излишка и недостачи законен только внутри одного периода, у одного материально ответственного лица и по товарам одного наименования. В остальных случаях это две отдельные операции — оприходование и списание.

Частые вопросы