Шахматка в 1С 8.3: формирование, настройка и выгрузка в Excel

Шахматная ведомость открывается в разделе Отчёты → Стандартные отчёты → Шахматная ведомость. Это матрица оборотов: строки — счета по дебету, столбцы — счета по кредиту, а на пересечении стоит сумма проводок за период. По одной таблице видно, с какими счетами корреспондировал каждый счёт и на какие суммы.

Шахматка нужна не для сдачи отчётности, а для самопроверки. На ней сразу заметны чужеродные корреспонденции: проводка Дт 10 Кт 70 или Дт 51 Кт 01 выскакивает в клетке, которой там быть не должно. Её же удобно показывать при передаче дел или внешней проверке: один лист отвечает на вопрос «как в этой базе вообще двигались счета за период».

Ниже — где отчёт лежит, как настроить период и счета, почему его итог не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью и как выгрузить таблицу в Excel.

Где в 1С открыть шахматную ведомость

Путь одинаковый в «1С:Бухгалтерии 8.3» (БП 3.0) и в большинстве типовых конфигураций на платформе 8.3:

Отчёты → Стандартные отчёты → Шахматная ведомость

Если раздела Отчёты не видно, значит у пользователя урезанные права или скрыта панель разделов — откройте её кнопкой настройки панели вверху слева. В конфигурациях без бухгалтерского блока (например, в «Управлении торговлей») стандартной шахматки нет: она строится по данным бухгалтерского учёта, а их там не ведут.

Отчёт открывается пустым. Чтобы увидеть данные, задайте период и нажмите Сформировать.

Если по какой-то причине пункта в меню нет (нетиповая конфигурация, настроенный интерфейс), шахматку можно открыть через список всех объектов: главное меню → Функции для технического специалиста (или Все функции), раздел отчётов. Но в типовой «Бухгалтерии» проще идти через Отчёты.

Настройка параметров: период, организация, детализация

Минимум, который нужно задать перед формированием:

• 📅 Период — месяц, квартал, год или произвольный диапазон. Поле периода вверху формы.
• 🏢 Организация — если в базе их несколько, выберите нужную. По одной организации в базе поле может быть скрыто.
• 🔢 Детализация по субсчетам — по умолчанию шахматка показывает корреспонденции по счетам первого порядка (01, 10, 60…). Чтобы раскрыть субсчета (60.01, 60.02), включите соответствующую настройку.

Остальное прячется за кнопкой Показать настройки. Там задают:

1. Показатели — какие суммы выводить. Обычно это данные бухгалтерского учёта (БУ). Дополнительно можно включить суммы налогового учёта (НУ), а также валютные и количественные показатели, если они нужны.
2. Отбор — ограничение по конкретным счетам, организации, подразделению. Удобно, когда нужна не вся матрица, а корреспонденции одного счёта.

После изменения настроек снова нажмите Сформировать — отчёт не пересчитывается автоматически.

Как читать матрицу и сверить итоги с ОСВ

Таблица читается так: берём строку (счёт по дебету), ведём до столбца (счёт по кредиту), в клетке — сумма оборота по этой паре за период. Например, клетка на пересечении строки 20 и столбца 10 — это списание материалов в производство (Дт 20 Кт 10).

Крайний правый столбец — итог оборотов по дебету каждого счёта, нижняя строка — итог по кредиту. Самая угловая клетка — общий оборот по базе за период.

Разберём на маленьком примере. Допустим, за месяц в базе всего три операции: закупили материалы на 100 000 ₽, списали половину в производство, начислили зарплату рабочим 80 000 ₽. Шахматка (упрощённо) будет выглядеть так:

Читаем по клеткам: Дт 10 Кт 60 = 100 000 (поступили материалы), Дт 20 Кт 10 = 50 000 (списание в производство), Дт 20 Кт 70 = 80 000 (зарплата в себестоимость). Угловой итог 230 000 ₽ — это общий оборот. Обратите внимание: сумма 100 000 ₽ стоит в таблице один раз, хотя в ОСВ она попала бы и в дебетовый оборот счёта 10, и в кредитовый оборот счёта 60.

Главный вопрос новичка: почему сумма в шахматке не сходится с оборотно-сальдовой ведомостью? Разберём по причинам.

• Двойной счёт в ОСВ. В оборотно-сальдовой ведомости каждая проводка попадает в оборот дважды: как дебет одного счёта и как кредит другого. В шахматке та же проводка стоит в одной клетке — один раз. Поэтому общий итог шахматки равен обороту по дебету из ОСВ (он же оборот по кредиту), а не сумме обоих столбцов.
• Разный период или организация. Отчёты настроены на разные даты или разные организации. Сверьте шапки обоих отчётов.
• Разный вид учёта. В шахматке включён налоговый учёт, а ОСВ показывает бухгалтерский (или наоборот).
• Непроведённые документы. Если часть документов не проведена, их движений нет ни в одном стандартном отчёте.

Если итоги расходятся — сначала сравните период, организацию и вид учёта в обоих отчётах, и только потом ищите ошибку в проводках.

Шахматка для частных задач: НДС, зарплата, валюта

Матрица одинаково работает для любого участка учёта — меняется только то, какие клетки вы смотрите.

НДС. Контролируйте корреспонденции счёта 68.02. По кредиту 68.02 в паре с 90.03 — начисленный НДС с реализации, с 76.АВ — НДС с авансов. По дебету 68.02 в паре с 19 — принятый к вычету входной налог. Лишняя клетка в строке или столбце 68.02 — повод проверить документ.

Зарплата. Смотрите счёт 70: по кредиту в паре с затратными счетами (20, 26, 44) — начисления, по дебету в паре с 68.01 — удержанный НДФЛ, с 51 или 50 — выплата. Корреспонденции взносов видны по счёту 69 в разрезе субсчетов фондов. Быстрая проверка: кредитовый оборот 70 (начислено) должен раскладываться на НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01) и выплату (Дт 70 Кт 51/50); если дебет 70 меньше кредита, часть зарплаты осталась невыплаченной — это нормально, но сумма должна совпасть с сальдо по счёту.

Валютный учёт. Чтобы видеть суммы в валюте, включите в настройках валютный показатель. Курсовые разницы ищите в корреспонденциях с 91.01 и 91.02 — они должны стоять в паре с валютными счетами (52, 57, валютные субсчета расчётов). Если по валютному счёту в паре с 91 сумм нет, а движение валюты было, значит переоценка не выполнена — проверьте закрытие месяца .

Расходы и закрытие месяца. После закрытия периода полезно взглянуть на корреспонденции затратных счетов. Строка 90.02 в паре с 20, 26, 44 показывает, что себестоимость и расходы списаны на реализацию. Пустые клетки там, где списание ожидалось, — сигнал, что регламентная операция закрытия месяца не отработала.

Чтобы спуститься до субсчетов и аналитики, включите детализацию по субсчетам в настройках. Тогда вместо одной клетки 60 появятся отдельные 60.01 и 60.02 — удобно, когда авансы и расчёты за поставки нужно видеть раздельно.

Чем заменить шахматку: смежные стандартные отчёты

Шахматка даёт общую картину. Когда нужно копнуть один счёт, удобнее другие стандартные отчёты из того же раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

Если задача — «показать обороты счёта 60 со всеми счетами», это Анализ счёта. Если «найти все проводки Дт 20 Кт 10» — Отчёт по проводкам с отбором по дебету и кредиту. Шахматка же отвечает на вопрос «что вообще корреспондировало за период».

Когда шахматка не нужна: она не покажет остатки на счетах и не раскроет аналитику по контрагентам и договорам. Для вопросов «сколько должен конкретный покупатель» или «какой остаток на складе» берите оборотно-сальдовую ведомость по счёту с разворотом по субконто — шахматка здесь бессильна, у неё в клетках только обороты.

Выгрузка шахматки в Excel и печать

Сформированную таблицу выгружают в Excel так:

1. Нажмите Сформировать, дождитесь таблицы.
2. В главном меню программы (кнопка вверху слева) выберите Файл → Сохранить как....
3. В поле типа файла выберите формат листа Excel (.xlsx).
4. Укажите имя и папку, сохраните.

Альтернатива — кнопка сохранения (значок дискеты) на командной панели самого отчёта: она открывает то же окно выбора формата.

Для печати используйте Файл → Печать или Ctrl+P. Шахматка широкая, поэтому перед печатью проверьте предварительный просмотр и при необходимости задайте альбомную ориентацию и масштаб по ширине страницы. При большом числе счетов таблица всё равно не влезет на один лист — в этом случае выгрузка в Excel удобнее бумаги: там работают фиксация областей и фильтры.

Отдельно о формате .mxl — это родной табличный документ 1С. Если шахматку нужно открыть потом в самой программе или передать коллеге с 1С, сохраняйте в .mxl: верстка и структура сохранятся полностью. Excel берут, когда файл уйдёт тому, у кого 1С нет.

Автоматическое формирование и рассылка

Если шахматку нужно строить регулярно с одними и теми же настройками, не задавайте их каждый раз заново.

• Сохраните вариант отчёта. Настройте период, показатели, отбор и сохраните это как вариант отчёта (кнопка сохранения варианта на панели настроек). В следующий раз выбираете готовый вариант и жмёте Сформировать.
• Настройте рассылку по расписанию. В типовых конфигурациях есть механизм регулярной рассылки отчётов на e-mail. Найти его можно в разделе администрирования; рассылка строится на сохранённом варианте отчёта и отправляет файл по заданному графику.

Оба способа экономят время при ежемесячном закрытии: вариант хранит все настройки, а рассылка снимает ручную операцию целиком.

Частые ошибки и как их избежать

Отдельно о расшифровке: любую сумму в клетке можно «провалить» двойным щелчком — программа предложит расшифровать корреспонденцию по документам. Так ошибочная проводка находится за пару кликов, без перебора всех документов периода.

Частые вопросы