Как списать дебиторский и кредиторский долг в 1С 8.3: документ, проводки, налоги

В 1С:Бухгалтерии 8.3 задолженность списывают документом «Корректировка долга » с видом операции «Списание задолженности». Он находится в разделах Продажи → Расчёты с контрагентами и Покупки → Расчёты с контрагентами. Дебиторский долг уходит в прочие расходы (Дт 91.02 Кт 62) или в резерв (Дт 63 Кт 62), кредиторский — в прочие доходы (Дт 60 Кт 91.01).

Чтобы списать дебиторскую задолженность в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам, нужно три вещи: основание (истёк срок давности, должник ликвидирован), инвентаризация расчётов и приказ руководителя. Сам документ заполняется за пять минут. Основное время уходит на подготовку и на проверку налогового учёта.

Когда долг можно списать и что подготовить до работы в 1С

Программа не проверяет, есть ли у вас право списать долг. Она проведёт документ на любую сумму. Поэтому основания проверяет бухгалтер до того, как открыть 1С.

Основания для списания

• ⏳ Истёк срок исковой давности. Общий срок — три года. Отсчёт идёт со дня, когда долг должны были погасить по договору, а не с даты отгрузки.
• 🏚 Должник исключён из ЕГРЮЛ или ликвидирован. Подтверждение — выписка из реестра.
• 📄 Взыскание невозможно. Пристав окончил исполнительное производство и вынес постановление.
• 🤝 Кредиторский долг перед поставщиком или покупателем (по авансу), который никто не требует три года.

Документы, которые нужны заранее

1. Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17 или своя форма из учётной политики).
2. Бухгалтерская справка с обоснованием по каждому долгу.
3. Приказ руководителя о списании.

Для дебиторки это требование прямо записано в пункте 77 Положения по ведению бухучёта. Без этих бумаг налоговая снимет расход при первой проверке, даже если в 1С всё проведено правильно.

Как списать дебиторскую задолженность в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Один документ «Корректировка долга» списывает долги одного контрагента — он указывается в шапке. Если должников пять, будет пять документов.

Шаг 1. Проверьте остаток по контрагенту

Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 62 на дату списания. В настройках включите группировку по контрагентам и договорам. Сальдо должно совпадать с суммой из акта инвентаризации.

Отдельно посмотрите счета 60.02 (выданные авансы) и 76. Поставщик, который взял аванс и пропал, — тоже дебитор.

Шаг 2. Создайте документ

1. Откройте Продажи → Расчёты с контрагентами → Корректировка долга.
2. Нажмите Создать.
3. В поле вида операции выберите «Списание задолженности».
4. Укажите, какую задолженность списываете: дебиторскую.
5. Выберите контрагента.

Шаг 3. Заполните счёт и статью списания

Ниже идёт счёт, на который уходит долг:

Статью прочих расходов выбирайте с флажком «Принимается к налоговому учёту» только если долг безнадёжный по НК РФ. Для просроченного, но не безнадёжного долга нужна статья без этого флажка.

Шаг 4. Заполните табличную часть

На вкладке с дебиторской задолженностью добавьте строки: договор, счёт расчётов (62.01, 62.02, 60.02, 76.хх) и сумма. Каждый договор — отдельной строкой. Сумма берётся из ОСВ, а не из памяти.

Шаг 5. Проведите и проверьте проводки

Нажмите Провести, затем откройте проводки кнопкой ДтКт в командной панели документа.

Пример с числами

ООО «Альфа» должно 120 000 ₽ за товар, отгруженный три года назад. Резерв по этому долгу в бухучёте — 80 000 ₽.

Проверка: 80 000 + 40 000 = 120 000 ₽, счёт 62.01 по «Альфе» закрыт в ноль.

Счёт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» нужен, чтобы пять лет следить за должником: вдруг он заплатит. Посмотрите в проводках документа, появилась ли запись по 007. Если её нет, добавьте документом Операция из раздела Операции → Операции, введённые вручную.

НДС с отгрузки при списании дебиторки не восстанавливается и не корректируется: налог был начислен при реализации и в этой сумме уже сидит.

Списание кредиторской задолженности: проводки и НДС

Порядок тот же, меняется только вид долга. В документе «Корректировка долга» с операцией «Списание задолженности» выберите кредиторскую задолженность, счёт списания 91.01 и статью прочих доходов.

Типовые проводки

Что делать с НДС

• ✅ НДС по поставке приняли к вычету — ничего не трогаете, восстанавливать его не нужно.
• ❗ НДС к вычету не принимали (нет счёта-фактуры или не дошли руки) — сумма висит на счёте 19. Её списывают в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 19.
• 💰 Списываете аванс покупателя — НДС, начисленный с аванса, тоже уходит в расходы: Дт 91.02 Кт 76.АВ.

Пример: долг поставщику 60 000 ₽, в том числе НДС 10 000 ₽, вычет не заявлялся. Проводки: Дт 60.01 Кт 91.01 — 60 000 ₽; Дт 91.02 Кт 19.03 (или другой субсчёт 19, где лежит налог) — 10 000 ₽. Финансовый результат: +50 000 ₽.

Кредиторку с истёкшим сроком давности списывать обязательно. Это не право, а обязанность: пункт 78 Положения по ведению бухучёта прямо требует отнести её на финансовые результаты.

Списание долгов в 1С:УТ 11 и ERP 2.5

В Управлении торговлей 11 и ERP 2.5 «Корректировки долга» из Бухгалтерии нет. Там работает отдельный документ «Списание задолженности». Проще всего найти его через поиск по меню: нажмите на лупу в панели разделов и введите «списание задолженности».

Чем отличается логика

• В УТ 11 документ закрывает долг в оперативном и управленческом учёте: из отчётов по взаиморасчётам клиент или поставщик пропадает.
• Бухгалтерские проводки в УТ не формируются. Документ уходит в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию, и счёт списания с налоговыми настройками проверяют уже там.
• В ERP 2.5 бухгалтерская часть своя. Проводки появятся после того, как документ отразится в регламентированном учёте — его проверяют вместе с остальными документами при закрытии месяца.

Порядок в УТ и ERP

1. Сверьте остаток по клиенту или поставщику в отчётах раздела взаиморасчётов.
2. Создайте «Списание задолженности», выберите вид долга и контрагента.
3. Заполните строки: объект расчётов (заказ, договор или накладную), сумму, статью расходов или доходов.
4. Проведите и убедитесь, что долг исчез из отчёта по задолженности.
5. В ERP проверьте проводки после отражения в регламентированном учёте, в УТ — после выгрузки в Бухгалтерию.

Задолженность по зарплате: депоненты и долги работников

В 1С:ЗУП 3.1 нет бухгалтерских счетов, поэтому списание долга по зарплате проводят в бухгалтерской программе. ЗУП нужен только там, где у работника возникает доход и налог.

Невыплаченная зарплата (депонент)

Сотрудник уволился и не пришёл за деньгами, выданными через кассу. Невыплаченную сумму депонируют: Дт 70 Кт 76.04. Через три года депонент списывают в прочие доходы проводкой Дт 76.04 Кт 91.01 — тем же документом «Корректировка долга» с кредиторской задолженностью или ручной операцией.

Долг работника перед организацией

Подотчётник не отчитался, переплату отпускных не вернули, заём не погашен. Когда организация решает не взыскивать долг:

• в бухучёте: Дт 91.02 Кт 71 (подотчёт), Кт 73 (заём, прочие расчёты) или Кт 70, если переплата числится там;
• в ЗУП: прощённая сумма — доход сотрудника, с неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы, если долг возник в рамках трудовых отношений.

Доход в ЗУП обычно регистрируют документом Разовое начисление с отдельным видом начисления, где задан код дохода для НДФЛ. Вид начисления заранее согласуйте с главным бухгалтером: от него зависит, попадёт ли сумма в базу по взносам.

Налоговый учёт списанных долгов

Бухучёт и налоговый учёт при списании часто расходятся. В Бухгалтерии 8.3 это видно по проводкам: суммы в колонках НУ отличаются от БУ или стоят в постоянных и временных разницах.

ОСН: налог на прибыль

Безнадёжный долг относят на расходы в том периоде, когда истёк срок давности или должника исключили из ЕГРЮЛ. Если списать позже, налоговая может снять расход в текущем году и предложить подать уточнёнку за правильный период.

Резерв по сомнительным долгам в 1С

Если в учётной политике включено формирование резервов, программа сама начисляет резерв регламентной операцией «Расчёт резервов по сомнительным долгам» при закрытии месяца. Резерв в бухучёте и в налоговом считается по разным правилам, поэтому суммы почти всегда отличаются — это нормально.

УСН

• «Доходы»: списанная дебиторка на налог не влияет, кредиторка — доход.
• «Доходы минус расходы»: списанная дебиторка в расходы не входит, её нет в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ. Списанная кредиторка — доход.

Отчёты и приёмы, которые ускоряют списание

Если должников десятки, вручную выискивать просроченные долги долго. Помогают стандартные отчёты и пара приёмов.

• 📊 ОСВ по счёту 62 и 60 с группировкой по договорам. Отфильтруйте строки, где обороты за последние три года нулевые, а сальдо есть. Это и есть кандидаты на списание.
• 🔍 «Анализ субконто» по контрагенту — показывает все счета, на которых висит долг (62, 60, 76). Удобно, когда один контрагент был и покупателем, и поставщиком.
• 🧾 Акт сверки взаиморасчётов из раздела Продажи или Покупки. Сформируйте его до списания: он показывает последнее движение по договору и помогает определить начало срока давности.
• 📁 Копирование документа. Для однотипных случаев создайте «Корректировку долга» копированием и замените контрагента и строки. Сначала удалите строки из копии, потом заполните новые — иначе можно провести чужую сумму.

Если списывать долги приходится каждый квартал, имеет смысл заказать у программиста отчёт «долги без движения дольше N дней» в виде внешнего отчёта. Типовой функционал Бухгалтерии такой выборки одной кнопкой не делает.

Ошибки, из-за которых списание приходится переделывать

• ❌ Списание по дате отгрузки, а не по сроку оплаты. Срок давности считают от даты, когда покупатель должен был заплатить. Если по договору отсрочка 90 дней, долг станет безнадёжным на 90 дней позже.
• ❌ Один документ на всю сумму без разбивки по договорам. В ОСВ остаются хвосты: по одному договору минус, по другому плюс.
• ❌ Статья с флажком НУ для небезнадёжного долга. Налог на прибыль занижается, при проверке — доначисление и пени.
• ❌ Списание кредиторки «в никуда». Долг поставщику убрали ручной операцией на 91.01, а НДС на счёте 19 остался висеть годами.
• ❌ Списание до закрытия периода, в котором подписан акт сверки. Срок давности прервался, а бухгалтер этого не заметил.

Частые вопросы