Работающие сотрудники в 1С: как вывести актуальный список на дату

Быстрее всего список работающих сотрудников даёт сам справочник: в ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники и включите отбор по текущему состоянию. Если нужен список на прошлую дату, с подразделениями и должностями, строят отчёт. Если стандартных отчётов не хватает, пишут запрос в консоли.

Выбор способа зависит от задачи. Посмотреть глазами — справочник. Сдать список руководителю или в банк — отчёт с выгрузкой в Excel. Сверить кадры и зарплатную ведомость — запрос или отчёт на дату.

Работающий сотрудник в 1С — это тот, у кого есть приём и нет оформленного увольнения на выбранную дату. Дальше по способам, от простого к гибкому.

Какой способ выбрать

Список работающих сотрудников в справочнике

Способ для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 с подключённым кадровым учётом.

1. Откройте раздел кадров: в ЗУП Кадры → Сотрудники, в Бухгалтерии Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Найдите в форме списка настройку отбора. Обычно это переключатель или выпадающий список с вариантами «Все», «Работающие», «Уволенные».
3. Выберите «Работающие» (название может отличаться в вашем релизе).
4. Добавьте нужные колонки через Ещё → Настроить список: подразделение, должность, дата приёма.

Что показывает такой список

• 👤 Всех, на кого оформлен приём и не оформлено увольнение.
• 🏢 Совместителей отдельной строкой по каждой организации.
• ⏸ Сотрудников в отпуске и на больничном — они остаются работающими.

Как сформировать список работающих сотрудников отчётом на дату

Отчёт нужен, когда важна дата: на конец квартала, на дату проверки, на первое число месяца.

Стандартный кадровый отчёт

1. Откройте Отчёты → Кадровые отчёты (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам).
2. Найдите в списке отчёт со словами «Список сотрудников» или «Сотрудники организации». Если не нашли — введите «список» в строку поиска по отчётам.
3. Задайте дату или период и организацию.
4. Нажмите Сформировать.
5. Проверьте, что в списке нет уволенных до выбранной даты.

Подразделения, должности, графики часто есть в настройках отчёта: кнопка Настройки → Показатели или Поля.

Универсальный отчёт

Если типовой отчёт не выводит нужное поле, возьмите универсальный:

1. Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В поле «Объект» выберите справочник сотрудников или кадровый регистр.
3. В настройках добавьте поля: ФИО, подразделение, должность, дата приёма.
4. Добавьте отбор по признаку увольнения или по дате.
5. Сохраните вариант отчёта, чтобы не собирать его каждый раз.

Список работающих сотрудников запросом в консоли

Нужны права администратора и внешняя консоль запросов. Запрос работает на ЗУП 3.1. Имена объектов в вашей конфигурации сверьте через конструктор запроса: в разных релизах и версиях они могут отличаться.

ВЫБРАТЬ
    Кадры.Сотрудник КАК Сотрудник,
    Кадры.Сотрудник.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    Кадры.Подразделение КАК Подразделение,
    Кадры.Должность КАК Должность
ИЗ
    РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&НаДату, ) КАК Кадры
ГДЕ
    Кадры.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)

Параметр &НаДату задаёт дату, на которую нужен список.

Что делает запрос:

• берёт последнее кадровое событие по каждому сотруднику на дату;
• отбрасывает тех, чьё последнее событие — увольнение;
• возвращает подразделение и должность из этого же среза.

Результат консоли выгружается в таблицу: Выгрузить результат или копирование в буфер.

Выгрузка списка сотрудников в Excel

Любой сформированный список переносится в таблицу:

1. В отчёте нажмите Сохранить (значок дискеты) и выберите формат .xlsx.
2. В списке справочника выделите строки, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel.
3. В консоли используйте выгрузку результата.

Чтобы колонки не слиплись, сначала уберите в отчёте лишние группировки и итоги.

Проверьте список перед тем, как отдавать

Прежде чем отправлять список руководителю, пройдите по пунктам:

Какой способ подойдёт вам

Кого считать работающим, а кого нет

Прежде чем строить список, решите, что в него входит. От этого зависит итоговое число.

Другие выборки, которые часто просят вместе со списком

Список работающих редко нужен сам по себе. Обычно к нему просят уточнение. Вот как собрать самые частые.

Работающие в одном подразделении

В отчёте откройте Настройки и добавьте отбор «Подразделение» → «Равно» → нужное. Если подразделения вложены, выберите вариант «В группе», иначе дочерние отделы не попадут в выборку.

Принятые за период

Это не список работающих, а список приёмов, но настраивается рядом. Задайте период и отбор по виду кадрового события «Приём». Колонки: ФИО, дата приёма, должность. Подойдёт для сверки с военкоматом или для отчёта о приросте штата.

Работающие пенсионеры и сотрудники по возрасту

Для этого нужна дата рождения физического лица. Добавьте поле в универсальный отчёт и отберите по дате рождения. Возраст на нужную дату считайте от даты формирования отчёта, а не от сегодняшней.

Количество работающих по подразделениям

Сгруппируйте отчёт по подразделению и включите итог «Количество». Получите число людей в каждом отделе. Для общей суммы убедитесь, что совместитель не посчитан дважды: считать нужно по физическим лицам.

Список работающих без ЗУП: только Бухгалтерия 3.0

Если зарплату ведёте в Бухгалтерии, кадры тоже лежат в ней. Тогда:

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Проверьте, включены ли кадровый учёт и расчёт зарплаты в настройках: Главное → Настройки → Зарплата и кадры. Без них часть функций скрыта.
3. Сформируйте список и сохраните.

Если же кадры ведутся во внешнем ЗУП, список в Бухгалтерии отражает только то, что пришло обменом. Эталон для кадровых данных тогда — ЗУП. Расхождения ищите на стороне обмена: дата последней загрузки и отсутствие необработанных конфликтов.

Когда списки в двух базах расходятся

Бывает: в ЗУП 120 человек, в Бухгалтерии 117. Идите по порядку.

1. Выгрузите оба списка в Excel.
2. Приведите ФИО к одному виду: уберите двойные пробелы, ё замените на е.
3. Найдите расхождения функцией поиска совпадений или сводной таблицей.
4. По каждому расхождению откройте карточку: чаще всего это последний принятый или недавно уволенный, по которому не прошёл обмен.
5. Выполните обмен ещё раз и сравните снова.

Права доступа: почему у коллег список другой

Два пользователя в одной базе могут увидеть разные списки. Причина почти всегда в правах.

• 🔒 Роль ограничивает доступ по организациям: пользователь видит только свою.
• 🔒 Включено ограничение по подразделениям или по группам доступа.
• 🔒 У пользователя нет права на просмотр кадровых данных, и колонки с должностями пусты.

Если нужен единый список для руководства, формируйте его под пользователем с полным доступом к кадрам и сохраняйте результат в файл. Не рассылайте вариант отчёта в расчёте на то, что у всех он покажет то же самое.

Печать и оформление списка

Для печати подготовьте отчёт заранее:

1. Уберите служебные колонки: коды, ссылки, идентификаторы.
2. Задайте порядок сортировки по ФИО или по подразделению.
3. В настройках печати выберите ориентацию «Альбомная», если колонок больше пяти.
4. Включите повтор шапки на каждой странице, если список длинный.
5. Перед печатью посмотрите предварительный просмотр и проверьте, что последняя строка не обрезана.

Типичные ошибки

• ❌ В списке остались уволенные. Отбор по статусу не включён, или выбрана не та дата. Проверьте оба параметра.
• ❌ Сотрудник есть в справочнике, но в отчёте нет. Приём не проведён или оформлен позже даты отчёта. Откройте документ приёма и сверьте дату.
• ❌ Один человек дважды. Это совместитель или повторный приём. Сгруппируйте по физическому лицу, если нужен счёт по людям, а не по трудовым отношениям.
• ❌ Количество не сходится со штатным расписанием. Расписание считает ставки, а список — людей. Одна ставка может делиться между двумя сотрудниками.
• ❌ Отчёт пустой. Не выбрана организация либо у пользователя ограничен доступ к данным (права по организациям и подразделениям).

Как не собирать список вручную каждый раз

Один раз настройте вариант отчёта и закрепите его:

• 📌 сохраните вариант отчёта с нужными колонками и отбором;
• 📌 добавьте отчёт в избранное: значок звезды рядом с названием в меню;
• 📌 для регулярной рассылки настройте отчёт по расписанию, если эта возможность включена в вашей базе;
• 📌 передайте вариант коллегам через настройки доступа к варианту.

Частые вопросы