Справка 182-Н: почему её отменили и как получить данные о заработке в 1С

Справку 182-Н при увольнении больше не выдают: с 1 января 2023 года форму отменили. Данные о заработке за два предыдущих года фонд теперь получает сам, из отчётности работодателей, поэтому новому сотруднику не нужно приносить бумагу с прежнего места работы.

Но запрос «как сделать справку 182-Н в 1С» никуда не делся. Справка о заработке по-прежнему нужна для периодов до 2023 года: при перерасчёте старого больничного, при обращении сотрудника за подтверждением дохода за 2021–2022 годы, иногда — по требованию суда или фонда. Такую справку в 1С ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0 сформировать всё ещё можно.

Ниже — что заменило справку, когда её по-прежнему оформляют и где в программе найти нужный документ.

Почему форму 182-Н отменили

Справка 182-Н — это «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года». Её ввёл приказ Минтруда № 182н от 30.04.2013. Прежний работодатель выдавал её увольняющемуся, а новый по этим цифрам считал средний заработок для пособий: больничного, декретного, по уходу за ребёнком.

Форму отменили из-за реформы фондов. С 2023 года ПФР и ФСС объединились в Социальный фонд России (СФР). Фонд собирает базу по взносам на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ) напрямую — из отчётности каждого работодателя. Бумажный обмен справками между компаниями стал лишним.

Что это меняет на практике:

• 📌 При увольнении справку 182-Н оформлять не нужно — ни на бумаге, ни в 1С.
• 📌 Новый сотрудник не приносит справку с прошлой работы.
• 📌 Пособие по больничному СФР рассчитывает по своим данным о заработке за два предыдущих года у всех страхователей.

Как заработок попадает в фонд без справки

Раньше справка закрывала разрыв: новый работодатель не видел, сколько человек заработал на прежних местах. Теперь этот разрыв закрывает отчётность.

Заработок за прошлые годы фонд берёт из персонифицированных сведений и раздела 2 формы ЕФС-1, которые страхователи сдают по каждому работнику. Когда наступает страховой случай, работодатель передаёт в СФР только сведения для назначения пособия (реквизиты работника, стаж, районный коэффициент), а суммы заработка фонд подставляет сам.

Обмен идёт по электронному больничному (ЭЛН) через систему социального документооборота (СЭДО). Работодатель получает от фонда запрос, заполняет недостающие данные и отправляет обратно — пособие СФР перечисляет работнику напрямую.

С 2022 года пособия назначаются проактивно: фонд сам видит закрытый электронный больничный и инициирует расчёт, не дожидаясь заявления работника. От работодателя требуется лишь подтвердить сведения по запросу в СЭДО. Эту схему и обслуживает 1С — в ЗУП и в «Бухгалтерии» есть обработка для обмена с фондом, но отдельная справка о заработке в ней не участвует.

Поэтому первая реакция на запрос «сделать справку 182-Н» для текущего сотрудника — проверить, не идёт ли речь о больничном. Если да, оформлять нужно не справку, а ответ на запрос фонда в разделе обмена с СФР.

Когда справка о заработке всё же нужна

Отмена формы не означает, что данные о заработке перестали запрашивать. Остались ситуации, где справка или аналогичный документ по-прежнему к месту.

Важно не путать два разных документа:

• Справка о заработке (бывшая 182-Н) — суммы для расчёта пособий, база по взносам на ВНиМ и исключаемые периоды.
• Справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) — доходы для налоговой. Это другая форма с другим назначением.

Если сотрудник пришёл «за справкой о зарплате», уточните, для чего: для банка и налоговой подойдёт справка о доходах, для расчёта пособия за старый период — справка о заработке.

Что проверить в учёте перед формированием

Справка заполняется автоматически по данным базы, поэтому её точность зависит от того, что в учёте. Перед тем как создавать документ, стоит свериться.

Проверьте по оборотам:

1. Начисления по сотруднику за нужные годы проведены и не отсыпаны в черновиках.
2. В карточке начислений корректно отмечено, облагается ли выплата взносами на ВНиМ. В справку попадает только база по взносам на случай нетрудоспособности и материнства, а не вся зарплата.
3. Отмечены исключаемые периоды: больничные, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Их в справке показывают отдельно.
4. Суммы не должны превышать предельную базу по взносам ВНиМ за каждый год — программа ограничивает их сама, но результат лучше просмотреть глазами.

Для сверки откройте отчёт по начислениям и удержаниям за нужный год и сопоставьте годовую базу с тем, что подставит справка. Расхождение обычно означает непроведённый документ или неверную настройку вида начисления.

Полезно помнить логику расчёта пособия, под которую собиралась справка. По Федеральному закону № 255-ФЗ средний заработок считают за два календарных года, предшествующих году страхового случая. Если в эти годы работница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её заявлению фонд заменяет один или оба года на более ранние — при условии, что это увеличивает пособие. Поэтому справка и содержит разбивку строго по годам: цифры одного года нельзя «усреднить» с другим.

Ещё одно ограничение — предельная база по взносам. У каждого года свой лимит, и заработок сверх него в расчёт не берётся. 1С применяет лимит того года, за который заполняется строка, автоматически, поэтому вручную «подрезать» суммы не нужно.

Как сформировать справку в 1С:ЗУП 3.1

В «Зарплате и управлении персоналом» за печать справки отвечает документ «Справка для расчёта пособий (исходящая)». Он сохранился в программе именно для прошлых периодов.

Порядок действий:

1. Откройте раздел Зарплата. Найдите список справок для расчёта пособий — пункт со словом «справки» (в части релизов он вынесен в раздел Отчётность, справки).
2. Нажмите Создать и выберите исходящую справку — ту, что выдаётся сотруднику, а не вводится с чужого места работы.
3. Укажите сотрудника и дату. Программа сама определит два календарных года, которые войдут в расчёт.
4. Нажмите Заполнить. В табличную часть подтянется база по взносам ВНиМ по годам и список исключаемых периодов.
5. Проверьте суммы и проведите документ.

Документ только записывает цифры — печатная форма 182-Н вызывается отдельной кнопкой Печать в самом документе.

Типичный повод сформировать её сейчас — перерасчёт пособия за старый случай. Например, фонд или суд запросил подтверждение заработка за 2022 год. Тогда справку делают именно на ту дату, чтобы расчётными оказались нужные два года, и выдают сотруднику или прикладывают к ответу на запрос.

Как сделать справку в 1С:Бухгалтерии 3.0

В «Бухгалтерии предприятия» зарплатный блок проще, но справка о заработке в нём есть — при условии, что зарплата ведётся в этой же базе, а не в отдельной ЗУП.

Путь к документу:

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В блоке, связанном со справками сотрудникам, найдите исходящую справку для расчёта пособий.
3. Выберите сотрудника, укажите дату, нажмите Заполнить.
4. Сверьте базу по годам и исключаемые периоды, проведите и распечатайте.

В 1С:Бухгалтерии стоит заранее проверить, что по сотруднику есть помесячные начисления за нужные годы, а не одна сводная сумма: без разбивки по месяцам справка заполнится неверно.

Заполнение по другим работодателям и особые случаи

Справка 182-Н всегда отражала заработок только у того работодателя, который её выдаёт. Суммы с других мест работы в неё не вносили — за них отвечали справки от прежних компаний или запрос в фонд.

Отсюда несколько моментов для старых периодов:

• 🧩 Если за 2021–2022 годы сотрудник работал ещё где-то, ваша справка покажет заработок только у вас. Остальное фонд дополнит из своей базы.
• 🧩 Районный коэффициент и северные надбавки на саму справку не влияют: в неё идут фактические облагаемые суммы, а коэффициенты учитываются уже при расчёте пособия.
• 🧩 По выплатам, не облагаемым взносами на ВНиМ (например, матпомощь в пределах лимита), в базу справки ничего не попадает — это не ошибка.

Для внешнего совместителя справку за прошлый период оформляют так же, как для основного сотрудника, — по его заработку в вашей компании.

Отдельный случай — ликвидированный работодатель. Получить от него справку невозможно, поэтому за заработок в такой компании отвечали данные фонда: новый работодатель или сам работник запрашивал сведения в ПФР. С переходом на прямой обмен с СФР эта проблема отпала полностью: по любому прежнему страхователю, включая закрытые, фонд располагает собственной базой.

Печать, подпись и выдача документа

Печатную форму вызывают кнопкой Печать прямо из проведённого документа. Форма 182-Н остаётся в программе для прошлых лет, даже несмотря на отмену для текущих увольнений.

Что проверить на печатной форме:

• реквизиты организации и регистрационный номер страхователя в фонде;
• ФИО и СНИЛС сотрудника;
• суммы заработка по каждому году и перечень исключаемых периодов.

Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер, заверяют печатью при её наличии. Электронный вариант подписывают квалифицированной электронной подписью — так же, как обычную кадровую справку.

Выдают документ сотруднику под подпись в заявлении или в журнале учёта выданных справок. По закону работодатель обязан предоставить сведения о работе по письменному обращению в срок до трёх рабочих дней.

Проведённый документ в 1С остаётся в базе, поэтому повторно собирать данные не нужно — при повторном обращении достаточно открыть справку и распечатать ещё один экземпляр. Отправлять её новому работодателю сотрудника или в фонд по текущим случаям не требуется: это пережиток прежнего порядка, а сейчас обмен идёт электронно и напрямую.

Частые вопросы