Табель в 1С ЗУП: автозаполнение, правка явок и печать Т-13

Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1 при стандартной настройке заполняется сам — программа берёт плановое время из графика работы сотрудника и вычитает из него отклонения (отпуск, больничный, командировку, прогул), которые вы ввели документами. Чтобы сделать табель вручную по дням, нужен отдельный документ — и он требуется далеко не всегда.

Ручной ввод явок оправдан там, где фактически отработанное время не совпадает с графиком и это расхождение нельзя оформить обычным документом-отклонением: суммированный учёт, скользящие смены, подённая регистрация часов. В остальных случаях достаточно вести кадровые документы и график, а печатную форму Т-13 программа соберёт на любую дату.

Ниже — как учёт времени устроен в ЗУП, как заполнить табель автоматически и поправить его руками, как сверить план с фактом и напечатать унифицированную форму.

С чего начать: график работы и способ учёта времени

Табель опирается на две вещи — график работы, назначенный сотруднику, и выбранный способ учёта времени. Если график не задан или назначен неверно, автоматическое заполнение даст пустые или ошибочные дни.

Проверьте настройки в таком порядке:

1. Графики работы заведены в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка, сменный, неполное время — каждый вид под свой график.
2. Производственный календарь заполнен на текущий год (Настройка → Производственные календари). Из него берутся нормы часов и праздники.
3. График назначен сотруднику — в кадровом приёме или документом Изменение графика работы списком.

Отдельно учтите нестандартные графики. Для совместителя и сотрудника на неполном времени заводят свой график с уменьшенной нормой часов — иначе табель посчитает полный рабочий день. Сменные и скользящие графики настраивают с указанием длительности смены и порядка чередования; производственный календарь для них остаётся источником праздников и нормы.

Способ учёта рабочего времени выбирается в разделе Настройка → Расчёт зарплаты. Возможны два подхода:

• Учёт отклонений (вариант по умолчанию). Время считается по графику, а всё, что выбивается из него, оформляется документами — Отпуск, Больничный лист, Командировка, Прогул, неявка. Табель за месяц программа собирает автоматически.
• Регистрация фактической выработки. Явки и неявки вносятся документом Табель по каждому дню. Этот режим нужен при суммированном учёте и там, где фактические часы заранее неизвестны.

Создаём документ «Табель» и заполняем автоматически

Документ Табель нужен, когда вы регистрируете фактические явки. Найти журнал можно в разделе Зарплата → Табели учёта рабочего времени (в части релизов пункт называется Табели).

Порядок создания:

1. Нажмите Создать и выберите организацию, подразделение и месяц.
2. По кнопке Заполнить программа подтянет сотрудников выбранного подразделения и проставит явки по их графикам с учётом уже проведённых отклонений.
3. Проверьте колонки по дням: рабочие дни получат код явки Я и количество часов, выходные — код В, дни отпуска или болезни — соответствующие коды из проведённых документов.
4. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После автозаполнения вы видите готовую сетку: верхнее значение в ячейке дня — буквенный или цифровой код, нижнее — количество часов. Если сотрудник в середине месяца был принят или уволен, дни вне периода работы остаются пустыми — это правильно.

Табель заводят по организации и подразделению, поэтому на крупном штате удобнее создавать несколько документов — по одному на отдел. Если нужен табель не на весь месяц, а за его часть (например, при увольнении в середине периода), ограничьте диапазон дат в шапке документа — программа заполнит только нужные дни.

При суммированном учёте время считают не по дням, а за учётный период целиком (месяц, квартал, год). В этом случае сетка табеля по дням заполняется вручную фактическими часами смен, а соответствие норме проверяют по итогу периода, а не по отдельному дню.

Правим явки вручную и отражаем отклонения

Ручная правка требуется, когда реальная картина дня отличается от графика, а отдельного документа для неё нет: сотрудник вышел на пару часов, отработал укороченную смену, остался сверхурочно.

Как внести правку:

1. Встаньте в ячейку нужного дня.
2. Укажите код времени (например, Я) и фактические часы в нижней части ячейки.
3. Для двух видов времени в одном дне (явка + сверхурочные, явка + ночные) ячейка делится на несколько строк — добавьте вторую пару «код/часы».

Важно развести, что правится документом, а что — руками:

Коды времени в ячейках можно вводить как буквами, так и цифрами — программа понимает оба формата из классификатора видов времени.

Условные обозначения и коды в табеле

Буквенные и цифровые коды в табеле — это стандартные обозначения из унифицированной формы. Их полезно знать, чтобы читать готовую сетку и вводить явки руками.

Полный перечень видов времени хранится в справочнике Виды использования рабочего времени (раздел Настройка). Там же при необходимости заводят собственные коды — например, для дополнительных смен, если штатных обозначений не хватает.

Сверяем плановое и фактическое время

Перед сдачей табеля стоит убедиться, что фактически учтённое время бьётся с нормой по графику. Расхождения обычно означают незаведённое отклонение или ошибку в графике.

Что помогает сверить план и факт:

• Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» — показывает итоги по дням и суммарные часы за месяц. Если у сотрудника без отклонений месяц недоработан, ищите пропущенный рабочий день или неверный график.
• Отчёт по кадрам «Явки и неявки» (раздел Кадры → отчёты) — сводка по видам времени, удобно видеть, кто сколько был в отпуске или на больничном.
• Ручная проверка нормы — сравните сумму часов явки с нормой из производственного календаря за тот же месяц.

Типичная причина расхождения — отклонение проведено другим периодом или другой организацией. Проверьте дату и организацию в документе-отклонении.

Время из табеля и график напрямую влияют на расчёт. Документ Начисление зарплаты и взносов берёт отработанные дни и часы из того же источника, что и табель, поэтому сверку логично делать до начисления: исправлять недоработку или задвоение после расчёта зарплаты сложнее — придётся перепроводить начисление. Если вы вели документ Табель, он должен быть проведён на момент расчёта, иначе фактические явки в начисление не попадут.

Печатаем форму Т-13 и выгружаем табель

Унифицированная форма Т-13 печатается независимо от того, вели вы документ Табель или обошлись учётом отклонений.

Способ печати:

1. Откройте отчёт Табель учёта рабочего времени (Т-13) в разделе Зарплата → отчёты по зарплате (в части релизов — в разделе Кадры).
2. Задайте организацию, подразделение и месяц.
3. Нажмите Сформировать.
4. Для печати используйте кнопку Печать, для выгрузки — Сохранить с выбором формата (Excel, PDF или табличный документ).

Из проведённого документа Табель печатная форма доступна по кнопке Печать → Табель (Т-13).

При большом штате выгрузите табель в Excel: так удобнее подписывать по подразделениям и хранить в архиве расчётчика.

Частые ошибки при заполнении табеля

Большинство проблем с табелем — это рассинхрон между графиком, отклонениями и моментом заполнения. Вот как распознать причину по симптому.

Частые вопросы