Транспортная накладная из 1С 8.3: от реализации до трёх подписанных экземпляров

ТН в 1С делают не отдельным «бланком», а печатной формой документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте проведённую реализацию (Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная ». Программа возьмёт из документа грузоотправителя, грузополучателя, товары и массу, а данные о перевозчике, водителе и машине нужно дописать.

Ниже порядок, при котором накладная выходит без ручных исправлений ручкой: что выбрать — ТН или ТТН, какие данные внести заранее, как поправить печатную форму и где путь отличается в БП 3.0 и УТ 11.

ТН или ТТН: какую накладную выбрать в 1С

В меню печати реализации обычно две формы, и их часто путают.

Обязательный документ для перевозчика и проверяющих на дороге — транспортная накладная. Форму 1-Т можно продолжать использовать, но заменить ТН она не может.

💡 Если груз везёте своей машиной и своим водителем, договора перевозки нет. ТН в этом случае формально не обязательна, но многие её всё равно печатают: она удобна при проверке на дороге и подтверждает факт перевозки.

Что подготовить до оформления ТН

Транспортная накладная собирает данные из нескольких справочников. Если в них пусто, пустой будет и форма. Проверьте заранее:

• 🏢 Организация — полное наименование, ИНН, адрес и телефон. Пустой телефон — частая причина претензий перевозчика.
• 👥 Контрагент-покупатель — юридический адрес и, отдельно, адрес доставки, если он отличается.
• 🚚 Контрагент-перевозчик — заведите его в справочнике Контрагенты как обычного контрагента с ИНН и адресом.
• 📦 Номенклатура — единица хранения и масса. Для ТН нужна масса брутто груза; если в карточке товара её нет, программа не посчитает итог.
• 🧾 Договор с перевозчиком — его номер и дату вписывают в накладную.

Данные водителя (ФИО, водительское удостоверение) и машины (марка, госномер, прицеп) берите у перевозчика заранее, до приезда машины. Набирать их, пока водитель ждёт на погрузке, — лишние полчаса простоя.

Как сделать ТН в 1С: реализация и данные о грузе

ТН печатается из документа, который списывает товар. Сначала оформляют отгрузку.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте реализацию товаров через кнопку Реализация (или на основании счёта покупателю).
2. Заполните организацию, контрагента, договор и склад.
3. На вкладке Товары добавьте позиции с количеством и ценой.
4. Проверьте поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель». Если они пустые, в печатную форму подставляются ваша организация и покупатель. Если товар идёт на склад другого юрлица или со склада ответственного хранения, укажите их явно.
5. Укажите адрес доставки, если машина едет не по юридическому адресу покупателя.
6. Проведите документ (Провести).

Сведения о грузе в ТН — наименование, количество мест, масса, объём. 1С берёт их из табличной части. Если отгружаете много мелких позиций, в ТН удобнее указать обобщённое наименование груза («Строительные материалы, 12 паллет»). Это допустимо: детальный перечень остаётся в УПД, а в ТН ставят ссылку на сопроводительный документ.

Транспортный раздел: перевозчик, водитель, погрузка

Это та часть ТН, которую 1С заполняет хуже всего. Данные перевозчика, водителя, автомобиля, места и даты погрузки и разгрузки в типовой БП 3.0 не хранятся в справочниках водителей и машин. Есть два рабочих способа.

Способ 1. Заполнить на форме документа. В реализации есть блок сведений о доставке и перевозке: способ доставки, перевозчик, адрес. Что внесено там, переносится в ТН. Набор полей зависит от релиза, поэтому ориентируйтесь на подписи на форме, а не на расположение.

Способ 2. Дописать в печатной форме. Печатная форма в 1С — это редактируемый табличный документ. Откройте ТН через Печать, кликните в нужную ячейку и впишите:

• ФИО водителя и номер водительского удостоверения;
• марку, модель и госномер машины, прицеп;
• адрес и дату погрузки;
• адрес и плановую дату разгрузки;
• реквизиты договора перевозки.

Затем нажмите кнопку печати или Сохранить (в PDF или XLSX). Правки в печатной форме не сохраняются в документе — при повторном открытии форма снова будет пустой. Если ТН может понадобиться ещё раз, сохраните заполненный вариант файлом и приложите его к документу через Присоединённые файлы (значок скрепки).

💡 Если с одним перевозчиком ездите постоянно, удобнее один раз поправить макет (раздел ниже) и вписать в него постоянные реквизиты договора.

Если перевозчик — ИП или самозанятый

Порядок тот же: заведите его в Контрагенты с видом «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо» и ИНН. В ТН вместо наименования организации попадёт ФИО. Если ИП сам сидит за рулём, в графах перевозчика и водителя будет один и тот же человек — это нормально.

Возврат товара от покупателя

При возврате роли меняются: грузоотправителем становится покупатель, грузополучателем — вы. ТН оформляет сторона, которая отправляет груз, то есть покупатель в своей программе. Если покупатель просит сделать накладную за него, откройте ТН из исходной реализации, поменяйте местами грузоотправителя и грузополучателя прямо в табличном документе, впишите новые адреса и даты, а затем сохраните результат в PDF. Состав груза при частичном возврате тоже правьте вручную.

Печать ТН: экземпляры, комплект и правка макета

Сколько экземпляров печатать

Транспортную накладную составляют в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. В окне печати есть поле количества копий — поставьте 3, чтобы не печатать трижды.

Если на каждую отгрузку нужен один и тот же набор (УПД в 2 экземплярах, ТН в 3, счёт-фактура), настройте комплект: в меню Печать выберите пункт с комплектом документов, отметьте формы и количество копий. Настройка запоминается для пользователя.

Что проверить в готовой ТН перед подписанием

Пока форма открыта на экране, пройдитесь по ней сверху вниз. Это две минуты, а исправлять подписанные экземпляры придётся всем трём сторонам.

Грузоотправитель подписывает свои разделы при передаче груза, водитель — при приёме. Даты в этих разделах должны совпадать с фактической погрузкой, а не с датой реализации, если машина пришла на следующий день.

Как поправить макет ТН

Типичные причины править макет: текст не помещается в ячейку, нужен логотип, постоянный текст в графе «Указания грузоотправителя», другие поля подписи.

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет транспортной накладной поиском по слову «Транспортная».
3. Откройте его, внесите изменения и сохраните. Изменённый макет помечается в списке.
4. Проверьте печать на реальной реализации.

При обновлении конфигурации изменённый макет остаётся вашим. Если фирма 1С поменяла форму, ваш вариант её не получит. После обновления сравните макеты и при необходимости нажмите Использовать стандартный макет, а затем повторите свои правки.

Если нужно, чтобы ТН заполнялась автоматически из своих полей (водитель, машина), правкой макета это не решить — понадобится внешняя печатная форма или расширение конфигурации. Их подключают в том же разделе Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Расширение переживает обновления лучше, чем изменённая конфигурация.

Где оформлять ТН в БП 3.0, УТ 11 и КА/ERP

Здесь путь действительно различается: в торговых конфигурациях ТН — отдельный документ, а в Бухгалтерии — печатная форма.

В УТ, КА и ERP одна ТН может объединить несколько реализаций, если машина везёт товар нескольким клиентам. В БП так не получится: ТН печатается из одного документа, и при сборном рейсе её приходится сводить вручную.

Электронная ТН: когда без 1С-печати

С 1 сентября 2022 года транспортную накладную можно оформлять электронно (ЭТрН) — через оператора ЭДО с передачей сведений в ГИС ЭПД. Порядок закреплён в Уставе автомобильного транспорта после поправок Федерального закона № 336-ФЗ.

Как это выглядит на практике:

1. Грузоотправитель формирует ТН в 1С и подписывает свои разделы КЭП.
2. Перевозчик подписывает разделы о приёме груза.
3. Грузополучатель подписывает раздел о приёмке.
4. Каждая подпись — отдельный титул документа, который проходит через оператора ЭДО.

Для ЭТрН нужны: подключённый ЭДО (1С-ЭДО или другой оператор), квалифицированная подпись каждого участника и согласие перевозчика работать электронно. Если перевозчик не готов, остаётся бумажная ТН.

Частые ошибки при оформлении ТН

• ❌ Распечатали ТТН 1-Т вместо ТН. Перевозчик или инспектор потребует транспортную накладную. Вторую форму можно напечатать из той же реализации за минуту.
• ❌ Грузоотправителем указана организация, а товар уходит со склада хранителя. Адрес погрузки в ТН не совпадает с фактическим. Заполните поле «Грузоотправитель» в реализации.
• ❌ Масса в ТН нулевая. В номенклатуре не заполнен вес. Внесите его один раз в карточку товара — следующие ТН посчитаются сами.
• ❌ Данные водителя вписали в форму и закрыли окно. Правки пропали. Сохраняйте заполненную форму в PDF до закрытия.
• ❌ После обновления ТН печатается по старому образцу. Сработал ранее изменённый макет. Сравните его со стандартным.
• ❌ Реализацию исправили после печати ТН. Количество в ТН и УПД разошлось. После любых правок документа перепечатайте всю пачку.

Частые вопросы