Акт о расхождении при приёмке товара в 1С: оформление, бланк и учёт недостачи

Сделать ТОРГ-2 в 1С проще всего так: провести поступление по фактическому количеству, а расхождение с накладной поставщика зафиксировать актом. В 1С:Управление торговлей 11 для этого есть отдельный документ «Акт о расхождениях после поступления» с печатной формой ТОРГ-2. В 1С:Бухгалтерии 3.0 акт печатают из документа поступления или подключают внешнюю печатную форму, а недостачу проводят вручную через счета 94 и 76.02.

Частая ошибка — провести приход «как в накладной», а расхождение отметить только на бумаге. Тогда на складе по данным 1С числится товар, которого нет, и НДС принимают к вычету с суммы, которую никто не получал. Акт ТОРГ-2 нужен именно затем, чтобы учёт и реальность совпали с первого дня.

Когда акт ТОРГ-2 действительно нужен

ТОРГ-2 — унифицированная форма «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей». Её утвердил Госкомстат постановлением № 132 в 1998 году.

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: организация вправе утвердить свой бланк, если в нём есть реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ. На практике ТОРГ-2 остаётся самым понятным для поставщиков и судов вариантом, поэтому его продолжают использовать.

Акт составляют, если при приёмке выявили:

• 📦 недостачу — мест или единиц меньше, чем в накладной или УПД;
• ➕ излишек — пришло больше, чем заказано и указано в документах;
• 🔀 пересорт — не тот артикул, размер, цвет;
• 🧪 брак и порчу — товар не соответствует качеству по договору или сертификату;
• 📉 недовес — расхождение в массе нетто при целой упаковке.

Когда акт не составляют

Если поставщик ещё до приёмки признал ошибку и прислал исправленный УПД с верным количеством, акт часто не нужен: товар просто приходуют по исправленному документу. Решение зависит от договора — там обычно прописан порядок приёмки и претензий.

Что подготовить до оформления в 1С

Прежде чем открывать программу, соберите данные, без которых акт будет пустым:

1. Документы поставщика — номер и дата накладной или УПД, счёт-фактура, если он отдельный.
2. Фактические данные приёмки — сколько единиц, мест, килограммов реально пришло по каждой позиции.
3. Состав комиссии — ФИО и должности. По условиям договора в комиссию может входить представитель поставщика или независимой организации.
4. Условия хранения и вскрытия — целостность пломб, тары, упаковки; время начала и окончания приёмки.
5. Договор — сроки приёмки и уведомления поставщика. Если договор ссылается на инструкции П-6 и П-7, сроки берут оттуда.

Не подписывайте накладную поставщика «без замечаний», если расхождение уже видно. Отметка о расхождении на накладной и ссылка на акт — основание для претензии.

Как в 1С сделать ТОРГ-2: пути по конфигурациям

Порядок действий зависит от конфигурации: в УТ 11 есть специальный документ, в БП 3.0 — нет.

Оформление в УТ 11, КА 2 и ERP

1. Включите функциональность. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки и найдите в форме настройку актов о расхождениях после поступления (поиск по слову «расхожд» в форме настроек находит её сразу).
2. Проведите документ Приобретение товаров и услуг на основании накладной поставщика.
3. В журнале Закупки → Акты о расхождениях после поступления создайте новый акт или введите его на основании документа приобретения — так табличная часть заполнится по документу поставщика.
4. В строках укажите фактическое количество. Программа покажет отклонение по каждой позиции.
5. Заполните реквизиты расчётов: как урегулировать расхождение — претензия к поставщику, отнесение на прочие расходы и т. п. Набор вариантов зависит от релиза, выбирайте по сути договорённости с поставщиком.
6. Проведите акт и выведите Печать → ТОРГ-2.

Оформление в Бухгалтерии 3.0

1. Создайте документ поступления Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) вида «Товары».
2. Номер и дату укажите по документу поставщика, количество — так, как договоритесь (см. варианты в разделе о проводках).
3. Проведите документ и откройте меню Печать. Если в вашем релизе формы ТОРГ-2 в списке нет, подключите внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.
4. Если внешнюю форму подключать не хочется, сохраните табличную часть поступления в Excel и перенесите данные в утверждённый бланк. Для разовых случаев этого достаточно.
5. Недостачу, которую поставщик не признал сразу, отразите документом Операции → Операция (операция, введённая вручную).

Как заполнить реквизиты и табличную часть акта

Бланк ТОРГ-2 объёмный. Часть полей заполняется из документа поступления автоматически, остальное вносят вручную.

Шапка акта

• 🏢 организация-получатель, структурное подразделение, склад;
• 🚚 поставщик, отправитель, производитель (если отличается);
• 📄 номер и дата договора, сопроводительных документов, ТТН;
• 🕐 дата и время начала и окончания приёмки, условия хранения на складе;
• 🔒 состояние тары, упаковки, пломб; способ доставки.

Табличная часть

По каждой позиции указывают три группы данных:

Подписи и заключение комиссии

Внизу — заключение комиссии о причине расхождения и подписи всех членов, включая представителя поставщика, если он участвовал.

Проводки и налоги по актам о расхождении

Учёт зависит от того, как реагирует поставщик. Есть два рабочих сценария.

Сценарий 1. Поставщик признал расхождение и исправил документы

Самый чистый вариант. Поставщик присылает исправленный УПД (или корректировочный документ) с фактическим количеством. В 1С поступление проводят по исправленным данным:

• Дт 41.01 Кт 60.01 — товар по фактическому количеству;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — НДС по фактическому количеству;
• Дт 68.02 Кт 19.03 — вычет НДС.

Акт ТОРГ-2 в этом случае — подтверждение, почему количество в документе отличается от первоначального.

Сценарий 2. Поставщик выставил документы на полное количество

Тогда поступление проводят на всю сумму поставщика, а недостачу выделяют отдельно. Пример: по УПД пришло 100 коробок по 1 200 ₽ без НДС, НДС 20 %. Фактически приняли 95.

• Дт 41.01 Кт 60.01 — 114 000 ₽ (95 × 1 200);
• Дт 94 Кт 60.01 — 6 000 ₽ (5 × 1 200), недостача;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — 24 000 ₽, НДС по всему документу;
• Дт 68.02 Кт 19.03 — 22 800 ₽, вычет по принятому товару (114 000 × 20 %);
• Дт 76.02 Кт 94 — 6 000 ₽, претензия поставщику;
• Дт 76.02 Кт 19.03 — 1 200 ₽, НДС по недостаче включён в претензию.

Итого претензия — 7 200 ₽. Когда поставщик вернёт деньги или уменьшит долг:

• Дт 51 Кт 76.02 — 7 200 ₽ (возврат денег), или
• Дт 60.01 Кт 76.02 — 7 200 ₽ (зачёт в счёт задолженности).

В БП 3.0 строки по 94 и 76.02 вносят операцией вручную. Аналитика по 76.02 — контрагент и договор, иначе сверка с поставщиком не сойдётся.

Если виноват перевозчик или виновных нет

• 🚛 Перевозчик — претензию предъявляют ему: Дт 76.02 Кт 94 с аналитикой по перевозчику.
• ⚖️ В пределах норм естественной убыли — в налоговом учёте это материальные расходы (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ); в бухучёте недостачу относят на расходы на продажу.
• ❓ Виновник не установлен — Дт 91.02 Кт 94. Для налога на прибыль такую недостачу учитывают во внереализационных расходах, только если отсутствие виновных подтвердил документ уполномоченного органа (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Излишек

Лишний товар без согласия покупателя купленным не считается. Его принимают на ответственное хранение и учитывают на забалансовом счёте 002. Если решили оставить излишек себе, поставщик выставляет дополнительный документ, и его проводят обычным поступлением.

Печать бланка ТОРГ-2 и работа с ним

ТОРГ-2 печатают минимум в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, второй направляют поставщику вместе с претензией. Если в приёмке участвовал перевозчик или независимый эксперт — по экземпляру и им.

Что сделать с бланком после печати:

1. Подписать у всех членов комиссии в день приёмки, пока свежи данные.
2. Отсканировать и прикрепить файл к документу в 1С. В БП 3.0 и УТ 11 это делается через кнопку со скрепкой в форме документа — так скан не потеряется.
3. Отправить поставщику вместе с претензией в срок, указанный в договоре.
4. Хранить оригинал вместе с первичкой не меньше пяти лет, как прочие учётные документы.

Если обмен с поставщиком идёт через ЭДО, расхождение можно отразить при подписании УПД — покупатель подписывает документ с расхождениями. Бумажный ТОРГ-2 при этом не обязателен, но многие оставляют его как внутренний акт комиссии.

Ошибки, из-за которых акт не работает

Ещё одна типовая проблема — акт составлен через неделю после приёмки. Поставщик в этом случае вправе заявить, что недостача возникла уже на вашем складе. Срок фиксируйте в акте точным временем, а не только датой.

Частые вопросы