Транспортная накладная и ЭТН в 1С:Бухгалтерии: где найти документ и как заполнить

Транспортную накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0 проще всего сделать из документа отгрузки: откройте реализацию, нажмите Создать на основании → Транспортная накладная. Все накладные собраны в журнале Продажи → Транспортные накладные. Там же создаётся и электронная транспортная накладная (ЭТН), если подключён обмен через оператора ЭДО.

Чаще всего проблема не в том, где кнопка, а в том, что половина полей пустая: нет водителя, госномера, массы брутто, адреса погрузки. Решается это один раз: заполните карточки перевозчика и контрагентов, а дальше каждая новая ТН будет собираться из реализации за пару минут. Бумажную накладную печатают в трёх экземплярах, электронную подписывают титулами.

Где в 1С:Бухгалтерии находится транспортная накладная

В БП 3.0 транспортная накладная — отдельный документ, а не только печатная форма реализации. У него свой журнал, свой номер и своя связь с документом-основанием.

📌 Три способа до него добраться:

1. Из журнала. Продажи → Транспортные накладные — список всех ТН с отбором по контрагенту, организации и дате. Отсюда же создают накладную «с нуля» кнопкой Создать.
2. Из документа отгрузки. В реализации (акт, накладная, УПД) — кнопка Создать на основании. Шапка и товары перенесутся сами.
3. Из перемещения или возврата поставщику. Если груз везут между своими складами или возвращают товар, основанием может стать и такой документ.

Если в журнале не находите нужную накладную, сбросьте отбор по организации. Ещё один частый случай — ТН создана из другой реализации: откройте реализацию и посмотрите связанные документы через Структура подчинённости.

Пути в разных конфигурациях

В УТ 11 и КА логика шире: там есть задания на перевозку, маршруты и рейсы, а ТН встраивается в процесс доставки. Если в БП документ живёт «сам по себе», то в УТ его удобнее создавать из задания на перевозку — тогда водитель и машина подставятся из рейса.

Как в 1С сделать транспортную накладную: пошагово

Порядок для БП 3.0. Исходим из того, что реализация уже проведена.

Шаг 1. Создайте документ на основании

Откройте реализацию → Создать на основании → Транспортная накладная. Программа заполнит:

• 🏢 организацию-грузоотправителя и покупателя-грузополучателя;
• 📦 табличную часть с товарами, количеством и стоимостью;
• 📄 ссылку на сопроводительный документ (саму реализацию — её номер и дата попадут в печатную форму).

Если реализация оформлена с грузоотправителем или грузополучателем, отличным от сторон договора, проверьте, что ТН взяла именно их. В ТН указывается тот, кто фактически отдаёт и принимает груз.

Шаг 2. Укажите перевозчика

Перевозчик — контрагент из справочника. Это может быть:

• 🚚 транспортная компания — выберите её из контрагентов;
• 🧑 индивидуальный предприниматель-перевозчик — тоже как контрагент;
• 🏭 ваша организация, если везёте сами по договору перевозки.

У контрагента-перевозчика должны быть заполнены ИНН, адрес и телефон — они идут в раздел «Перевозчик» печатной формы.

Шаг 3. Заполните водителя и транспортное средство

Это поля, без которых накладную не примут на погрузке:

• ФИО водителя и его контактный телефон;
• марка и модель автомобиля, государственный регистрационный номер;
• данные прицепа, если он есть;
• тип владения транспортным средством (собственность, аренда, лизинг и т. п.).

Если машина и водитель повторяются из рейса в рейс, проще скопировать прошлую накладную по этому перевозчику кнопкой копирования в журнале, а потом заменить основание и товары.

Шаг 4. Пункты и даты погрузки и разгрузки

Укажите:

1. Адрес погрузки — склад, откуда забирают груз. Если склад не совпадает с юридическим адресом организации, впишите фактический адрес.
2. Адрес разгрузки — куда везут. Обычно это адрес доставки покупателя, а не его юридический адрес.
3. Плановые дата и время подачи машины под погрузку и прибытия.

Шаг 5. Проверьте сведения о грузе

Здесь чаще всего ошибаются:

• Наименование груза — можно оставить номенклатуру, можно обобщить («Строительные материалы»), если товаров много.
• Количество грузовых мест — коробки, паллеты, а не штуки товара.
• Масса брутто — обязательна. Если она не подтянулась из номенклатуры, впишите вручную.
• Объём, если перевозчик считает стоимость по кубам.
• Стоимость груза — переносится из реализации; её учитывают при ответственности перевозчика за утрату.

Запишите документ. Проводок транспортная накладная в БП не формирует: это сопроводительный документ, учёт выручки и списания делает реализация.

Как заполнить ЭТН в 1С и где она находится в БП

В 1С:Бухгалтерии ЭТН не вынесена в отдельный журнал: это тот же документ Продажи → Транспортные накладные, только отправленный по ЭДО. Отдельной кнопки «создать ЭТН» искать не нужно.

Электронная транспортная накладная — та же ТН, только оформленная в электронном виде и подписанная участниками перевозки электронной подписью. С 1 сентября 2022 года ЭТН имеет ту же силу, что и бумажная, и проходит через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Что нужно до первой ЭТН

1. Оператор ЭДО, подключённый к ГИС ЭПД. Внутри 1С это сервис 1С-ЭДО; настройки обмена — в разделе Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Квалифицированная электронная подпись у того, кто подписывает за грузоотправителя.
3. Перевозчик и грузополучатель тоже работают с ЭТН. Если перевозчик принимает только бумагу, электронную накладную ему не отправить: каждый участник подписывает свою часть.

Как идёт документ

ЭТН состоит из титулов — частей, которые подписывают разные участники по ходу перевозки:

Остальные титулы нужны для оговорок, переадресовки и изменения условий. В обычной перевозке хватает первых четырёх.

Порядок в 1С

1. Создайте транспортную накладную, как описано выше, и заполните все поля. Для ЭТН строже проверяется полнота данных: незаполненное обязательное поле не даст сформировать электронный документ.
2. В форме документа воспользуйтесь командой ЭДО для отправки — программа сформирует файл ЭТН, подпишет его вашей КЭП и передаст оператору.
3. Дальше статусы и подписи других участников приходят обратно в 1С. Ход обмена видно в самой форме накладной и в текущих делах ЭДО.

Печать транспортной накладной

Бумажную ТН печатают из формы документа: Печать → Транспортная накладная. Перед печатью откроется предпросмотр — его можно поправить вручную, но такие правки в базе не сохранятся.

Сколько экземпляров печатать — три: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Каждый подписывают как оригинал. Удобнее сразу поставить «3» в поле количества копий в окне печати.

📋 Что ещё стоит знать про печать:

• Форма ТН действующая — та, что утверждена правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Старая ТТН по форме 1-Т — это другой документ; для перевозки автомобильным транспортом по договору перевозки оформляют именно ТН.
• Печать из реализации. В части релизов ТН доступна и в меню печати реализации. Но там нельзя заполнить водителя и машину так же полно, как в отдельном документе, поэтому удобнее работать через журнал.
• Комплект. Через Печать → Настроить комплект в реализации можно собрать УПД или ТОРГ-12, счёт-фактуру и ТН одной пачкой — это ускоряет отгрузку.
• PDF. Если ТН нужно отправить перевозчику до приезда машины, в окне предпросмотра сохраните её в PDF и отправьте по почте.

Особенности: кто оформляет ТН и когда она не нужна

ТН оформляют, когда груз перевозят по договору перевозки. Составляет её, как правило, грузоотправитель. Если договор так предусматривает, это может сделать и перевозчик.

Типовые ситуации в 1С:

Типичные ошибки при оформлении ТН

Каждая из этих ошибок встречается на практике и останавливает машину на погрузке или разгрузке.

Ещё одна ошибка — путать ТН и УПД. УПД подтверждает продажу и принимается к учёту. ТН подтверждает перевозку. Одно другого не заменяет: даже при идеальном УПД перевозчику нужна ТН.

Как исправить уже созданную транспортную накладную

Тут всё зависит от того, ушёл ли документ в работу.

Бумажная ТН, ещё не подписана

Откройте документ в журнале, исправьте поле, запишите и распечатайте заново. Старые экземпляры уничтожьте, чтобы не ушли в машину.

Бумажная ТН уже подписана и в пути

Правила перевозок разрешают вносить изменения в ТН. Исправление заверяет подписью лицо, которое его внесло, с указанием даты. В 1С при этом:

1. Внесите те же изменения в документ, чтобы база совпадала с бумагой.
2. Не создавайте новую ТН на тот же рейс — получится два документа с разными номерами на одну перевозку.

ЭТН уже отправлена

Подписанный титул в электронном документе не меняется. Варианты:

• если другие участники ещё не подписали свои титулы — аннулируйте ЭТН по соглашению с ними и отправьте новую;
• если груз уже в пути — изменения оформляются дополнительными титулами, которые подписывают участники перевозки.

Частые вопросы