Оформление увольнения сотрудника в 1С: ЗУП и Бухгалтерия

Увольнение в 1С оформляется одним документом «Увольнение»: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Увольнения, в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в Зарплата и кадры → Увольнения. Документ одновременно закрывает трудовой договор, считает компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за отработанные дни, а при необходимости — удержание за отгулянный авансом отпуск.

Весь окончательный расчёт нужно выплатить в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ). Поэтому порядок работы такой: сначала приводят в порядок кадровые данные и график, затем проводят документ, проверяют суммы, печатают приказ и записку-расчёт, сдают ЕФС-1. Ниже — каждый шаг с точными путями и числами.

Что проверить в базе до увольнения

Главная причина неверных сумм — не ошибка программы, а незакрытые данные по сотруднику. Перед проведением документа проверьте:

• 📅 Остаток отпуска. Откройте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Отрицательный остаток означает отпуск, отгулянный авансом, — его придётся удерживать. Положительный — компенсировать.
• 💰 Все начисления закрытого периода проведены. Премии, доплаты, больничные за последние 12 месяцев влияют на средний заработок. Если их проведут задним числом после увольнения, компенсацию придётся пересчитывать.
• 🗂 Нет незакрытых отсутствий. Открытый больничный или командировка «в будущее» после даты увольнения дадут ошибку при проведении.
• 👤 Заполнены данные для отчётности. СНИЛС, должность по штатному расписанию, подразделение — без них ЕФС-1 не пройдёт проверку.

Отдельно определите основание. От него зависит и статья в приказе, и облагается ли выходное пособие, и можно ли удерживать за отпуск. Самые частые: по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), по соглашению сторон (п. 1 ст. 77), сокращение и ликвидация (п. 1, 2 ст. 81).

Документ «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 основной способ — через журнал Кадры → Увольнения, кнопка «Создать». Можно открыть документ и прямо из карточки сотрудника.

1. В поле Сотрудник выберите работника. Организация и подразделение подставятся сами.
2. Укажите Дату увольнения — это последний рабочий день. По ней программа возьмёт отработанное время и остаток отпуска.
3. Выберите Основание увольнения. Программа подставит статью ТК РФ и текст для приказа; при желании формулировку правят вручную.
4. На закладке Условия увольнения отметьте, что начислять: компенсацию отпуска, выходное пособие, зарплату за месяц.
5. Перейдите на закладку Начисления и удержания и нажмите Пересчитать — ЗУП посчитает все суммы по дате увольнения.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

На закладке Компенсации отпуска видно, за сколько дней начислена компенсация и по какому среднему заработку. Эту цифру сверяют с отчётом по остаткам отпусков — они должны совпасть.

Выплату самой суммы документ «Увольнение» не делает — он только начисляет. Деньги выдают отдельной ведомостью (Выплаты → Ведомости в банк или Ведомости в кассу) с видом выплаты «Увольнение». В ведомости выбирают того же сотрудника и дату увольнения — программа подставит сумму к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний. Если расчёт выдают через кассу, ведомость в кассу закрывается расходным кассовым ордером в день увольнения.

Как считаются окончательные выплаты

В день увольнения работнику выплачивают сумму из нескольких частей. Документ «Увольнение» собирает их на одной форме.

Компенсацию за отпуск считают так: число неиспользованных дней умножают на средний дневной заработок за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. За полный отработанный год положено 28 календарных дней; за неполный — пропорционально (28 ÷ 12 ≈ 2,33 дня за каждый полный месяц). Излишки отпуска округляют в пользу работника.

Пример. Сотрудник отработал 7 полных месяцев, отпуск не брал. Положено 2,33 × 7 = 16,31 дня, округляем до 17. Если средний дневной заработок 1 800 ₽, компенсация составит 17 × 1 800 = 30 600 ₽ до удержания НДФЛ. После удержания НДФЛ 13% (3 978 ₽) на руки по этой строке выйдет 26 622 ₽.

Месяц, в котором есть лишний день, считается полным, если отработано больше половины; меньше половины — месяц не учитывается. Это частый источник расхождения на один день между ручным расчётом и тем, что показывает ЗУП.

НДФЛ в месяце увольнения считается нарастающим итогом с начала года. Если у сотрудника есть право на стандартные вычеты (на детей), в последнем расчёте они тоже учитываются — проверьте, что вычеты заданы в карточке. Иначе налог окажется завышенным, а сумма к выплате — заниженной.

Прикиньте сумму заранее, чтобы при проверке документа сразу увидеть расхождение:

Удержание за отпуск, отгулянный авансом

Если сотрудник взял отпуск вперёд, а уволился до конца рабочего года, часть отпускных удерживают обратно (ст. 137 ТК РФ). В документе «Увольнение» это видно как отрицательная компенсация — строка удержания.

Есть два ограничения, про которые часто забывают:

• 📉 Размер. Удержать можно не больше 20% от суммы к выплате за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если долг больше — остаток сотрудник может внести добровольно, но принудительно взыскать его нельзя.
• 🚫 Основание. Удержание не делают при увольнении по сокращению, ликвидации, призыве в армию и ряде других оснований из ст. 137 и ст. 83 ТК РФ. При таком основании ЗУП всё равно может показать расчёт — строку удержания нужно убрать вручную.

В документе удержание включается на закладке Условия увольнения флажком про удержание за использованный авансом отпуск. Снимите его, если основание удержание запрещает.

Приказ, записка-расчёт и отчётность

После проведения документа печатные формы доступны по кнопке Печать в самом документе «Увольнение».

• 📄 Приказ об увольнении (ранее унифицированная форма Т-8). С 2013 года форму можно разработать свою, но большинство печатают привычную Т-8.
• 🧮 Записка-расчёт (ранее форма Т-61) — расшифровка всех начислений, удержаний и среднего заработка. Её прикладывают к расчётному листку.
• 📘 Сведения о трудовой деятельности СТД-Р — выдают работнику в день увольнения, если он отказался от бумажной трудовой книжки.

Если у сотрудника сохранена бумажная трудовая книжка, в день увольнения в неё вносят запись об основании и выдают под роспись в книге учёта движения трудовых книжек. 1С печатную форму трудовой книжки не формирует — запись делают вручную по тексту приказа, а в программе фиксируют только дату выдачи. Формулировку записи берут из документа «Увольнение»: она привязана к статье ТК РФ, выбранной в основании.

Отдельно — отчётность во внебюджетные фонды. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), отчётность по кадровым событиям сдаётся в составе формы ЕФС-1.

• При увольнении сдают подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД). Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
• В ЗУП отчёт формируется в Отчётность, справки → 1С-Отчётность, вид отчёта ЕФС-1. Данные подтягиваются из проведённого документа «Увольнение».

Если сдать подраздел 1.1 позже следующего дня — штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ, поэтому ЕФС-1 обычно формируют сразу после проведения увольнения, не дожидаясь закрытия месяца.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8.3 и проводки

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый и зарплатный учёт ведут при упрощённой настройке — когда штат до 60 человек и расчёт не слишком сложный. Документ «Увольнение» находится в Зарплата и кадры → Увольнения. Принцип тот же, что в ЗУП: выбираете сотрудника, дату, основание, нажимаете «Пересчитать» и проводите.

После проведения документ формирует проводки. Для сотрудника основного производства они выглядят так (счёт затрат зависит от подразделения — 20, 26, 23 или 44):

Выходное пособие в пределах необлагаемого лимита взносами не облагается — на такую часть проводки по счёту 69 не будет. Проверить начисленные суммы удобно отчётом Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок по конкретному сотруднику.

Частые ошибки и как их исправить

Большинство проблем всплывает уже после выплаты, когда что-то не сходится в отчётности. Разберём по симптомам.

Главное правило при исправлениях: сначала приводите в порядок исходные данные (отпуска, начисления, карточку сотрудника), потом перепроводите документ «Увольнение» — пересчёт подтянет корректные суммы сам.

Частые вопросы