Покупатель вернул товар за наличные: оформляем чек возврата в 1С от кассы до отчётов

Чтобы в 1С сделать возврат чека при наличной оплате, откройте Рабочее место кассира, нажмите кнопку возврата, найдите исходный чек продажи и пробейте по нему новый чек с признаком «возврат прихода». Отменять или распроводить исходный чек нельзя: продажа уже ушла в ОФД, и исправить её можно только встречным чеком возврата.

Так работают 1С:Розница и 1С:Управление торговлей 11 при подключённой онлайн-кассе. Наличные покупатель получает из денежного ящика, а сумма возврата уменьшает выручку смены в Z-отчёте и в отчёте о розничных продажах.

Что проверить до возврата: чек, сроки и права кассира

Возврат — это фискальная операция. Ошибку в нём придётся исправлять ещё одним чеком, поэтому полминуты на проверку окупаются.

📌 Что сверить в бумажном или электронном чеке покупателя:

• дату и номер чека — по ним вы найдёте продажу в базе;
• форму оплаты — наличные возвращаются наличными, оплата картой возвращается на карту;
• позиции и количество — вернуть можно только то, что продано по этому чеку, и не больше;
• кассу — если в магазине несколько ККТ, чек возврата лучше пробить на той же, где была продажа.

📅 Сроки. Товар надлежащего качества покупатель вправе обменять или вернуть в течение 14 дней, не считая дня покупки, если товар не входит в перечень невозвратных. Для товара с недостатком сроки и порядок другие — их задаёт закон о защите прав потребителей, а не 1С.

🧾 Покупатель потерял чек. Это не повод отказать: закон позволяет подтвердить покупку другими доказательствами. В 1С такой возврат оформляют без ссылки на исходный чек — об этом в отдельном разделе.

Права кассира

Если у кассира нет кнопки возврата или программа пишет, что действие недоступно, причина почти всегда в правах. Администратор проверяет их в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав: найдите профиль или группу доступа, в которую входит кассир, и посмотрите, разрешено ли оформление возвратов.

Проверьте и саму кассу: смена на ККТ должна быть открыта, а в кассе должно хватать наличных. Чек возврата пробивается даже при нехватке денег в ящике, но выдать покупателю будет нечем, и остаток в 1С уйдёт в минус.

Как в 1С сделать возврат чека в текущей смене

Самый простой случай: покупатель вернулся в тот же день, смена ещё не закрыта. Названия кнопок в Рознице и УТ 11 немного отличаются между релизами, но порядок действий один.

1. Откройте Рабочее место кассира (РМК) в разделе продаж или розницы.
2. Нажмите кнопку возврата на панели РМК. В некоторых релизах она вызывается горячей клавишей — подсказка видна прямо на кнопке.
3. В открывшемся списке чеков найдите исходную продажу. Удобнее всего — по номеру чека или по сумме и времени. Если чеков много, сузьте список отбором по кассе и дате.
4. Программа перенесёт в возврат строки исходного чека. Удалите позиции, которые покупатель оставляет себе, и уменьшите количество, если возвращается часть.
5. Убедитесь, что вид оплаты — наличные, а сумма к выдаче совпадает с тем, что вы отдадите покупателю.
6. Нажмите кнопку пробития чека. ККТ напечатает чек с признаком расчёта «возврат прихода», а 1С создаст документ «Чек ККМ на возврат».
7. Выдайте деньги и отдайте покупателю чек возврата.

Не нажимайте «Отменить проведение» у исходного чека продажи. Деньги и товар в 1С «вернутся», но в налоговой продажа останется, а возврата не будет. Налоговая увидит расхождение между данными ОФД и вашей выручкой.

Частичный возврат

Покупатель купил пять позиций, а возвращает одну — это обычный частичный возврат. В чеке возврата остаётся только эта позиция. Если в исходном чеке была скидка, 1С распределила её по строкам, и вернуть нужно сумму строки со скидкой, а не цену из прайса.

Пример. Чек на 3 000 ₽: футболка 2 000 ₽ и кепка 1 000 ₽, скидка 10% на весь чек. Покупатель платил 2 700 ₽. Возвращает кепку — к выдаче 900 ₽, а не 1 000 ₽. Подставляя строку из исходного чека, 1С сама посчитает 900 ₽. Ручной ввод цены здесь и даёт ошибку.

Возврат после закрытия смены и без чека

Если покупатель пришёл на следующий день или позже, исходная смена уже закрыта. В 1С:Рознице и УТ 11 при закрытии смены чеки сворачиваются в «Отчёт о розничных продажах», и поведение программы зависит от релиза:

Общее правило одно: чек «возврат прихода» нужен в любом из трёх случаев. Он закрывает обязанность по закону о ККТ, независимо от того, каким документом возврат отражён в учёте.

Как оформить возврат без чека

1. В РМК нажмите кнопку возврата, но не выбирайте исходный чек — используйте вариант возврата без чека.
2. Добавьте товары сканером штрихкода или подбором из номенклатуры.
3. Проверьте цену: ориентируйтесь на ту, что действовала в день покупки, а не на сегодняшнюю.
4. Пробейте чек.

Чтобы потом не спорить с проверяющими, возьмите с покупателя заявление на возврат с ФИО, паспортными данными, датой покупки и причиной. Храните заявление вместе с кассовыми документами дня.

Кассовые документы: РКО, кассовая книга и Z-отчёт

Наличные покупатель получает из ящика ККТ. Вопрос, нужен ли при этом расходный кассовый ордер , чаще всего возникает у бухгалтера.

📌 Возврат в день покупки, из кассы ККТ. Достаточно чека «возврат прихода». Отдельный РКО обычно не оформляют: выдача видна в Z-отчёте как сумма возвратов, а выручка за смену уменьшается на эту сумму.

📌 Возврат в другой день. Многие организации здесь дополнительно оформляют РКО с заявлением покупателя и паспортными данными — так требовал старый порядок, и проверяющие привыкли его видеть. Чек «возврат прихода» при этом всё равно обязателен.

Что увидит бухгалтер в 1С

• В Рознице и УТ 11 возвраты смены попадают в «Отчёт о розничных продажах» отдельными строками и уменьшают итог выручки.
• Если на основании чека возврата или документа возврата создавался РКО, он появится в журнале кассовых документов.
• В 1С:Бухгалтерии, куда данные приходят обменом, возврат оплаты розничному покупателю отражается документом «Выдача наличных». Вид операции подбирают под возврат оплаты, а товар возвращают отдельным документом возврата.

Кассовую книгу формируют по итогам дня как обычно. Строка возврата должна стоять в расходе, а остаток на конец дня — совпадать с фактическими деньгами в кассе.

НДС и выручка при розничном возврате

Розничному покупателю счёт-фактура не выставляется, поэтому для плательщика НДС всё сводится к двум случаям.

Возврат в том же налоговом периоде, что и продажа. Выручка и НДС за квартал просто уменьшаются на сумму возврата. 1С делает это сама: возвраты смены попадают в отчёт о продажах с минусом, налоговая база считается по разнице.

Возврат в следующем квартале. НДС с исходной продажи уже начислен и уплачен. Его принимают к вычету по правилам статей 171 и 172 НК РФ: после отражения возврата и не позднее года с момента возврата. В 1С вычет попадает в книгу покупок по документу возврата. Проверьте это перед закрытием квартала.

Возврат алкоголя и маркированных товаров

Алкоголь и ЕГАИС

Продажа маркированного крепкого алкоголя фиксируется в ЕГАИС через УТМ по акцизной марке. При возврате марка должна «вернуться» тем же путём:

1. Оформите возврат по исходному чеку — так позиции подтянутся вместе с марками.
2. Если 1С просит отсканировать марку, сканируйте именно ту бутылку, которую принесли. Чужая марка не пройдёт проверку.
3. Пробейте чек возврата. 1С передаст его в ЕГАИС через УТМ.
4. Откройте журнал документов ЕГАИС в разделе розницы или склада и убедитесь, что возврат принят без ошибки.

Обувь, одежда, молочка и другие товары с Честным знаком

Здесь в чек возврата передаётся код маркировки. Его сканируют с упаковки возвращаемого товара — так же, как при продаже. Без кода маркированная позиция в чек не попадёт или будет отклонена при проверке. После возврата товар снова числится у вас в ГИС МТ и его можно продать.

Как проверить, что возврат прошёл правильно

Проверку удобно делать в конце смены, пока покупатель с чеком ещё свеж в памяти кассира.

✅ Касса и деньги. Сравните сумму возвратов в Z-отчёте ККТ с возвратами за смену в 1С. Если суммы не равны, ищите чек, который 1С провела без печати на кассе, или наоборот.

✅ Остатки товара. Сформируйте ведомость по товарам на складах в разделе отчётов по запасам. Возвращённая позиция должна вернуться на склад магазина.

✅ Деньги в кассе. В отчёте по денежным средствам остаток кассы ККМ должен совпасть с пересчитанными наличными.

✅ Бухгалтерия. В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 и анализ счёта 90 за день: возврат должен уменьшить выручку и выдачу из кассы на одну и ту же сумму.

Настройки для быстрых возвратов и промахи кассиров

Что настроить один раз

• 🔍 Поиск исходного чека. Научите кассиров искать чек по номеру и дате, а не листать весь список. На кассах с большим потоком это главное ускорение.
• ⌨️ Горячие клавиши РМК. Кнопку возврата обычно можно вызывать с клавиатуры; кассиру не нужно тянуться к мышке.
• 👤 Отдельная роль для возвратов. Право на возврат у старшего кассира, остальные вызывают его. Возвратов «для своих» станет меньше.
• 📋 Шаблон заявления. Печатная форма заявления на возврат, которую кассир заполняет за минуту.

Где ошибаются чаще всего

Частые вопросы