Расчёт и начисление зарплаты в 1С: от настройки до отчётов

Зарплата в 1С начисляется одним документом — Начисление зарплаты (в Бухгалтерии) или Начисление зарплаты и взносов (в ЗУП). Он сразу считает НДФЛ, страховые взносы и формирует проводки. Выплата идёт отдельным документом — ведомостью в банк или в кассу. Ошибка новичков — пытаться «вбить» сумму на руки вручную: программа считает от начисленного, удерживает налог и выводит остаток сама.

Где именно расчёт вести, зависит от конфигурации. В небольшой фирме всё делают прямо в 1С:Бухгалтерии 3.0. Если сотрудников много, есть сложные графики, надбавки, учёт отпусков и больничных — зарплату ведут в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП), а в бухгалтерию переносят готовые проводки через синхронизацию. Пути меню в двух программах разные, поэтому ниже они даны для обеих.

Что настроить до первого расчёта

Пока в базе нет организации, сотрудников и видов начислений, документ начисления будет пустым. Порядок подготовки такой.

1. Реквизиты организации. В Бухгалтерии — Главное → Организации, в ЗУП — Настройка → Организации. Нужны ИНН, тариф страховых взносов и территориальные условия (районный коэффициент, если он есть).
2. Учётная политика по зарплате. В Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, в ЗУП — Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь задаются способ выплаты (банк/касса), счета затрат по умолчанию и применяемый тариф взносов (общий, МСП, IT и т. д.).
3. Статьи затрат и способы отражения. От них зависит, на какой счёт лягут начисления — 20, 25, 26 или 44.
4. Сотрудники и их оклады. Карточка сотрудника: Зарплата и кадры → Сотрудники (Бухгалтерия) или Кадры → Сотрудники (ЗУП). Приём оформляется документом Приём на работу, где указывают оклад, график и подразделение.

Графики работы и учёт отработанного времени

Оклад считается пропорционально отработанному времени, а время программа берёт из графика сотрудника. Поэтому график — не формальность: ошибка в нём напрямую искажает сумму.

Графики заводят в справочнике: Настройка → Графики работы сотрудников (ЗУП) или в настройках зарплаты Бухгалтерии. Пятидневка 40 часов — стандартный график, его хватает большинству офисов. Для сменной работы, сторожей, неполного дня создают отдельные графики с нужным режимом.

Если сотрудник отработал не весь месяц — был в отпуске, болел, уволился в середине — отклонения вводят отдельными документами (Отпуск, Больничный лист, Увольнение). Документ начисления сам вычтет эти дни из нормы и пересчитает оклад. Вручную уменьшать оклад не нужно.

Как начислить зарплату документом

Основной документ создаётся в конце месяца, когда все отработанные дни и отклонения (отпуска, больничные, командировки) уже введены.

В 1С:Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты → кнопка Создать. Выберите месяц, нажмите Заполнить — программа подтянет всех сотрудников с их окладами и отработанным временем.

В 1С:ЗУП 3.1: Зарплата → Начисления зарплаты и взносов → Создать. После заполнения документ разворачивается на несколько вкладок: начисления, НДФЛ, вычеты, взносы, корректировки выплаты.

Что делает документ при нажатии Заполнить:

• 🧮 рассчитывает оклад пропорционально отработанным дням;
• ➕ добавляет надбавки, премии и доплаты, назначенные сотруднику;
• 📉 удерживает НДФЛ с учётом вычетов;
• 🏥 начисляет страховые взносы по тарифу организации;
• 📝 формирует движения по регистрам и бухгалтерские проводки.

Если нужно разовое начисление — годовая премия, материальная помощь — его вводят отдельным документом (Премии в ЗУП или добавляют строку в начисление в Бухгалтерии), а затем пересчитывают основной документ.

Как ввести премию или надбавку

Постоянные надбавки (за стаж, за вредность, персональная) задаются один раз в карточке сотрудника или в плановом начислении — дальше они попадают в расчёт автоматически каждый месяц. Разовую премию проще провести отдельным документом: так её видно в отчётах и проще отменить, если ошиблись в сумме.

Удержания: НДФЛ, вычеты и исполнительные листы

НДФЛ документ считает сам, но результат стоит понимать, чтобы проверить его глазами.

С 2025 года действует прогрессивная шкала: основная ставка — 13% с дохода до 2,4 млн рублей в год, свыше — повышенные ставки. Программа применяет ставку автоматически по накопленному доходу с начала года.

Стандартные вычеты на детей уменьшают облагаемую базу. Чтобы они применялись, в карточке сотрудника должно быть введено заявление на вычет: Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты (ЗУП) или соответствующая ссылка в карточке сотрудника Бухгалтерии. Без заявления налог удержат со всей суммы.

Разберём на цифрах. Оклад 60 000 рублей, один ребёнок (вычет 1 400 рублей):

• облагаемая база: 60 000 − 1 400 = 58 600 рублей;
• НДФЛ 13%: 58 600 × 0,13 = 7 618 рублей;
• на руки: 60 000 − 7 618 = 52 382 рубля.

Если есть исполнительный лист (алименты, долг), его заносят документом Исполнительный лист. Удержание считается уже от суммы после НДФЛ и попадает в расчёт автоматически.

Страховые взносы: тариф и база

Взносы начисляются на зарплату сверх выплаченной суммы — это расход работодателя, а не удержание с сотрудника. Документ начисления считает их в той же операции.

С 2023 года большинство взносов (на пенсионное, медицинское и социальное страхование) объединены в единый тариф и платятся в Социальный фонд России (СФР — так теперь называется объединённый ПФР и ФСС). Общий тариф — 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% с суммы сверх неё.

Для субъектов МСП действует льгота: с части выплаты в пределах 1,5 МРОТ в месяц берётся 30%, а с суммы свыше — 15%. Отдельно, не входя в единый тариф, начисляются взносы на травматизм (от несчастных случаев) по ставке, зависящей от класса профриска.

Ведомость: как выплатить зарплату и аванс

Начисление само по себе деньги не выплачивает — оно только фиксирует задолженность перед сотрудником. Выплата оформляется ведомостью.

Аванс за первую половину месяца платят до расчёта зарплаты. В ЗУП и Бухгалтерии для этого есть отдельный документ-ведомость с видом выплаты «Аванс». По Трудовому кодексу зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, поэтому аванс — обязательный платёж, а не добрая воля работодателя.

Размер аванса задаётся в карточке сотрудника одним из способов: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Последний вариант точнее, но требует, чтобы табель за первые дни был заполнен. С аванса, как и с зарплаты, удерживается НДФЛ — его сумму ведомость показывает отдельной строкой.

Зарплату за месяц выплачивают после проведения документа начисления:

1. Создайте Ведомость в банк (если на карты) или Ведомость в кассу (если наличными). Путь: Зарплата → Ведомости в банк в ЗУП; Зарплата и кадры → Ведомости в банк в Бухгалтерии.
2. Нажмите Заполнить — программа подставит сумму к выплате по каждому сотруднику.
3. Проведите ведомость.
4. На основании ведомости в банк создайте Платёжное поручение на реестр, а при выплате из кассы — Выдачу наличных (расходный кассовый ордер ).

С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса, а перечисляется в бюджет по единым срокам через уведомления. Документы ведомостей это учитывают автоматически, но дату фактической выплаты важно ставить правильно — от неё зависит срок уплаты налога.

Проводки: что формируется в бухучёте

Проведённый документ начисления создаёт стандартный набор записей. Для производства счёт затрат — 20, 25 или 26, для торговли — 44.

Если зарплата ведётся в ЗУП, а учёт — в Бухгалтерии, проводки не вводятся вручную. Их переносит синхронизация: в ЗУП формируется документ Отражение зарплаты в бухучёте, который выгружается в Бухгалтерию. Там он создаёт те же проводки. Соответствие начислений и счётов задаётся в способах отражения один раз.

Отчёты для проверки расчёта

После начисления расчёт сверяют по нескольким отчётам — это дешевле, чем ловить ошибку в налоговой отчётности.

• Расчётный листок — что начислено, удержано и к выплате по конкретному сотруднику. Выдаётся работнику обязательно (ст. 136 ТК РФ).
• Расчётная ведомость (форма Т-51) — свод по всем сотрудникам за месяц.
• Свод начислений и удержаний — контрольный итог по организации.
• Анализ взносов и НДФЛ — показывает базу и суммы налога, помогает сверить с тем, что уйдёт в отчётность.

Отчёты лежат в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате (Бухгалтерия).

На основе этих же данных программа формирует регламентную отчётность: 6-НДФЛ, РСВ (расчёт по страховым взносам), единую форму ЕФС-1 и Персонифицированные сведения о физлицах. Их не считают заново — отчёты заполняются по уже проведённым начислениям и ведомостям, поэтому важно, чтобы к моменту сдачи все документы месяца были проведены.

Частые вопросы