Заявка на оплату и закупку в 1С: от настройки до исполнения

Чтобы создать заявку в 1С:Управление торговлей 11 или 1С:ERP, сначала включите её в настройках раздела НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство и взаиморасчеты, а затем откройте Казначейство → Заявки на расходование денежных средств и нажмите «Создать». Заявку на закупку товара в этих программах обычно оформляют иначе: через заказ поставщику или заказ на внутреннее потребление, а оплату по нему — той же заявкой на расходование.

Слово «заявка» в 1С закрывает несколько документов. Ниже по шагам: какую функцию включить, как заполнить документ и табличную часть, как настроить согласование и статусы, как связать заявку с заказами и платежами и что делать, если документ не создаётся или не уходит в оплату.

Какая заявка вам нужна и что включить перед началом

Прежде чем искать кнопку, определитесь с задачей. В УТ 11 и ERP под словом «заявка» понимают разное:

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «заявка» нет. Там платёж оформляют сразу платёжным поручением, а от поставщика вносят его счёт. Если вам нужна именно согласуемая заявка, это задача для УТ, КА или ERP.

Дальше основной фокус — на заявке на расходование ДС: именно её чаще всего имеют в виду, когда спрашивают, как в 1С сделать заявку на оплату закупки или услуги.

Включаем заявки на расходование

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство и взаиморасчеты.
2. Найдите группу настроек про заявки на расходование денежных средств и установите флажок использования заявок.
3. Если платежи должен кто-то утверждать, там же включите согласование заявок.
4. Закройте форму — настройка применяется сразу, перезапуск не нужен.

Что проверить до первой заявки

• 🏢 Заполнены организации и их банковские счета — без счёта безналичную оплату не провести.
• 📂 Есть справочник «Статьи движения денежных средств» с нужными статьями: «Оплата поставщику», «Аренда», «Услуги связи» и т. п.
• 👤 Контрагенты заведены с договорами, если в базе ведётся учёт по договорам.
• 🔑 Пользователям, которые создают и согласуют заявки, выданы соответствующие профили групп доступа.

Создаём заявку на расходование ДС: шаги по порядку

Есть два пути: создать документ «с нуля» или на основании другого документа. Второй быстрее и даёт меньше ошибок.

Вариант 1. Новая заявка из списка

1. Откройте Казначейство → Заявки на расходование денежных средств.
2. Нажмите «Создать».
3. Выберите хозяйственную операцию. От неё зависит набор полей: для оплаты поставщику появится контрагент и договор, для выдачи подотчётнику — сотрудник.
4. Укажите организацию и форму оплаты: безналичная, наличная или любая.
5. Выберите получателя: контрагента, сотрудника или другую организацию — в зависимости от операции.
6. Введите сумму и валюту.
7. Поставьте желаемую дату платежа. По ней казначей будет планировать оплаты.
8. Заполните статью ДДС и назначение платежа.
9. Нажмите «Записать». Провести документ можно сразу или после проверки руководителем.

Вариант 2. Заявка на основании заказа поставщику

Этот способ — главный приём при закупке. Откройте заказ поставщику, нажмите «Создать на основании» и выберите заявку на расходование ДС.

Программа сама перенесёт:

• ✅ организацию, поставщика и договор;
• ✅ сумму к оплате по заказу или по этапу графика оплаты;
• ✅ ссылку на заказ как на основание платежа.

Остаётся проверить дату и статью ДДС. При таком способе платёж привязан к конкретному заказу, и потом видно, что именно оплачено.

Вариант 3. Копирование

Для регулярных платежей — аренда, связь, обслуживание — удобно скопировать прошлую заявку (F9 в списке или кнопка копирования). Поменяйте дату и сумму. Не забудьте назначение платежа: в нём часто остаётся старый месяц.

Заполняем расшифровку платежа и номенклатуру

У заявки на расходование ДС есть расшифровка платежа — табличная часть, где сумма делится на строки. Это нужно, если один платёж закрывает несколько оснований.

Когда нужна расшифровка

• 📑 Одним платежом поставщику гасите два-три заказа или счёта.
• 💼 Сумма относится к разным статьям ДДС: часть — оплата товара, часть — доставка.
• 🏷️ В ERP с бюджетированием платёж нужно разнести по разным статьям и подразделениям.

Как заполнить

1. Перейдите на вкладку с расшифровкой платежа.
2. Добавьте строку на каждое основание: заказ, договор или счёт.
3. В каждой строке укажите сумму и статью ДДС.
4. Сверьте итог: сумма строк должна совпадать с суммой в шапке.

Пример. Поставщику нужно заплатить 186 000 руб.: 150 000 руб. по заказу № 41 и 36 000 руб. по заказу № 44. Делаете одну заявку на 186 000 руб. и две строки расшифровки: 150 000 + 36 000 = 186 000.

Номенклатура: где она живёт на самом деле

В заявке на расходование ДС товаров нет — это денежный документ. Список номенклатуры, количество и цены вводят в заказе поставщику или заказе на внутреннее потребление.

Для заказа поставщику порядок такой:

1. Откройте Закупки → Заказы поставщикам и создайте документ.
2. Укажите поставщика, соглашение или договор, склад поступления.
3. На вкладке «Товары» подберите позиции кнопкой «Подобрать товары» или добавляйте строки по одной.
4. Проверьте цены: при наличии соглашения они подставятся по видам цен поставщика.
5. Укажите желаемую дату поступления.

Согласование и статусы заявки

Если в настройках включено согласование, новая заявка получает статус «Не согласована». Пока её не одобрит ответственный, казначей не увидит её среди платежей к оплате.

Простая схема: статус меняет сам руководитель

Подходит компании до 20–30 платежей в день. Руководитель открывает список заявок, ставит отбор по статусу «Не согласована», проверяет документы и меняет статус в форме или групповой командой в списке.

Плюс — ничего не нужно настраивать. Минус — нет истории, кто и когда одобрил, кроме данных в истории изменений объекта, если она включена.

Схема с задачами: бизнес-процессы

Когда согласующих несколько (финансовый директор, затем генеральный), используют бизнес-процессы.

1. Включите их: НСИ и администрирование → Органайзер → флажок «Бизнес-процессы и задачи».
2. Из карточки заявки запустите процесс согласования, укажите исполнителя и срок.
3. У согласующего задача появится в списке «Мои задачи».
4. Согласующий открывает задачу, принимает решение и пишет комментарий.

В ERP поверх этого можно настроить контроль лимитов по статьям ДДС. Тогда заявка сверх лимита не пройдёт без отдельного согласования.

От заявки к платежу и закрытию заказа

Заявка сама по себе деньги не списывает. Она только разрешает расход. Сам платёж — это следующий документ.

Как оплатить по заявке

1. Откройте Казначейство → Распоряжения на оплату.
2. Выберите банковский счёт или кассу и дату.
3. В списке появятся заявки со статусом «К оплате» и желаемой датой платежа не позже выбранной.
4. Отметьте заявки и создайте по ним списание безналичных ДС или расходный кассовый ордер.
5. Выгрузите платёжки в банк обычным способом.

После проведения списания сумма заявки считается исполненной. Если заплатили не всё, например 100 000 руб. из 186 000 руб., остаток 86 000 руб. останется в распоряжениях и будет ждать следующего платежа.

Как связать заявку с заказом

Цепочка при закупке выглядит так:

1. Заказ поставщику.
2. Заявка на расходование ДС на основании заказа.
3. Списание ДС по заявке.
4. Приобретение товаров и услуг на основании заказа.

Если заявку создавали на основании заказа, оплата автоматически привяжется к нему. Это видно в структуре подчинённости заказа (кнопка «Связанные документы» или аналогичная в командной панели формы).

Где смотреть исполнение

• 📊 Список заявок с отбором по статусу — что ещё не оплачено.
• 📅 Платёжный календарь в разделе «Казначейство» — сколько денег уйдёт по дням.
• 🧾 Структура подчинённости — какие платежи и поступления оформлены по одному заказу.

Когда заявку не надо создавать

Заявка — лишний шаг, если:

• 💳 налоги и взносы платите по требованиям и графику — их обычно оформляют сразу списанием;
• 🔁 банк автоматически списывает комиссию — платёж придёт выпиской;
• 👥 в компании один человек и создаёт, и платит, и согласовывать некому.

В таких случаях можно не включать заявки вовсе. Если же включили, работайте единообразно: часть платежей через заявки, часть мимо — и платёжный календарь начинает врать.

Почему заявка не создаётся или не уходит в оплату

Частые вопросы