Справка о заработке вместо 182н: что выдавать уволенному сотруднику и как её получить из ЗУП 3.1

Справку по форме 182н в 1С больше не формируют: приказ Минтруда № 182н утратил силу с 1 января 2023 года. Вместо неё в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 печатается справка о сумме заработной платы для расчёта пособий — открыть её проще всего из проведённого документа Увольнение, через меню Печать.

Бухгалтеры по привычке продолжают называть этот документ «182н», и сотрудники приходят с тем же запросом. Суть не изменилась: работник уносит с собой данные о заработке за два предыдущих года и текущий год, чтобы новый работодатель и Социальный фонд правильно посчитали больничный и детские пособия. Ошибиться чаще всего можно в двух местах: в заработке за годы до перехода на ЗУП и в исключаемых днях.

Что изменилось с 2023 года и откуда взялась новая справка

С 2023 года ФСС объединили с ПФР в Социальный фонд России (СФР). Вместе с фондом ушла и старая форма: у неё были отдельные строки под предельную базу ФСС и под расчёт по старым тарифам. Теперь взносы платятся по единому тарифу с единой предельной базой, и справка отражает именно эту базу.

Обязанность работодателя осталась прежней — она закреплена в законе № 255-ФЗ:

• 📄 справку выдают в день увольнения вместе с другими документами;
• 📄 по письменному заявлению действующего или бывшего сотрудника — в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ);
• 📄 в справке — суммы заработка за два календарных года до года увольнения и текущий год, а также дни, которые исключаются из расчёта.

Пример для увольнения в октябре 2026 года: в справку попадут 2024 год, 2025 год и период с 1 января 2026 года по дату увольнения.

Подготовка: проверяем начисления и данные сотрудника

Справка заполняется автоматически из начислений, поэтому качество цифр целиком зависит от того, что уже есть в базе. Перед формированием пройдитесь по трём блокам.

Расчёт последнего месяца

1. Документ Увольнение проведён, дата увольнения верная.
2. Начисление за последний месяц (окончательный расчёт, компенсация отпуска, выходное пособие) рассчитано и проведено.
3. Если увольнение в середине месяца, а зарплату за месяц ещё не закрывали — суммы за текущий месяц должны быть уже в документе увольнения или в начислении зарплаты.

Учёт взносов

В справку идут только выплаты, на которые начислены страховые взносы. Поэтому:

• 🔹 проверьте, что у видов начислений правильно настроен «Вид дохода для страховых взносов»;
• 🔹 необлагаемые выплаты (например, материальная помощь в пределах 4 000 рублей в год, пособия) в справку не войдут — и это правильно;
• 🔹 если в каком-то месяце не рассчитали взносы, справка покажет заниженную сумму.

Данные из другой программы

Частая ситуация: компания перешла на ЗУП 3.1 в середине 2025 года, а 2024 год вёлся в другой базе. Тогда заработок за «старые» месяцы в регистрах ЗУП отсутствует, и справка выйдет с пустыми или неполными строками.

Перед выдачей перенесите эти суммы документом ввода данных для расчёта среднего заработка — его можно найти поиском по слову «средн» в списке документов раздела Зарплата. Либо, если данных немного, поправьте суммы прямо в справке (об этом ниже).

Как сформировать справку для расчёта пособий в ЗУП 3.1: пошагово

Есть два пути: из документа увольнения (быстро, для выдачи в последний день) и отдельным документом справки (если нужна справка действующему сотруднику или уже уволенному давно).

Способ 1. Из документа «Увольнение»

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и найдите документ увольнения сотрудника.
2. Убедитесь, что он проведён.
3. Нажмите Печать и выберите справку о заработке для расчёта пособий.
4. Программа сама создаст и заполнит документ справки, после чего откроет печатную форму.
5. Проверьте цифры (раздел ниже) и распечатайте два экземпляра: один сотруднику, второй с его подписью в получении — в личное дело.

Способ 2. Отдельный документ справки

1. Перейдите в раздел Зарплата и откройте список справок для расчёта пособий.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию, сотрудника и дату справки.
4. Нажмите Заполнить — годы расчётного периода и суммы подтянутся из учёта.
5. Проверьте табличную часть, при необходимости поправьте, затем Провести и Печать.

Если нужна справка за прошлые годы уволенному давно

Сотрудник уволился в 2024 году и только сейчас просит справку. Создайте документ вторым способом и после заполнения проверьте годы в табличной части: это должны быть два года до года увольнения и сам год увольнения, а не текущие годы. Подписи руководителя и бухгалтера в такой справке — текущих лиц, подписывающих документы организации.

Разбираем разделы справки: что проверить в цифрах

Справку подписывает руководитель, поэтому каждую строку стоит сверить хотя бы выборочно.

Как сверить заработок по годам

Самая надёжная сверка — с базой для начисления страховых взносов. Сформируйте отчёт по взносам за нужный год по этому сотруднику (в разделе Отчетность, справки есть отчёты по страховым взносам) и сравните облагаемую базу с цифрой в справке.

Пример: за 2025 год облагаемая база сотрудника — 1 080 000 рублей (12 месяцев по 90 000). В справке за 2025 год должна стоять та же сумма. Если в справке 990 000, ищите месяц, где не рассчитаны взносы: 1 080 000 − 990 000 = 90 000, то есть пропал ровно один месяц.

Периоды, которые исключаются из расчёта

Эта часть справки нужна, чтобы новый работодатель или СФР правильно определили дни для среднего заработка и при необходимости заменили годы.

В справке отдельно по каждому году указывают число календарных дней:

• 🤒 временной нетрудоспособности (больничные);
• 🤰 отпуска по беременности и родам;
• 👶 отпуска по уходу за ребёнком;
• 🕊 освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на неё не начислялись взносы.

ЗУП заполняет эти дни из проведённых документов Больничный лист и Отпуск по уходу за ребенком. Если больничный не провели или провели не тем видом, дни потеряются.

Зачем сотруднику эти дни

Главная причина — замена лет. Если в одном или обоих годах расчётного периода работница была в декрете или в отпуске по уходу, она вправе заменить эти годы на предшествующие, если это увеличит пособие. Без точного числа исключаемых дней новый работодатель не сможет проверить, есть ли у неё такое право.

Пример: сотрудница уходит в декрет в 2026 году. 2024 год она весь провела в отпуске по уходу за первым ребёнком. С заявлением она может заменить 2024 год на 2023-й или 2022-й — для этого ей понадобятся справки и за эти годы. Справку выдают за те годы, когда она работала в организации.

Ошибки при формировании справки и как их исправить

Ручная правка сумм

Если данные не удаётся быстро довести в учёте, суммы в табличной части справки можно поправить вручную. Но учитывайте:

• ✏️ ручная правка не меняет учёт — при повторном нажатии Заполнить исправления пропадут;
• ✏️ основание правки лучше сохранить (расчётные ведомости старой программы, РСВ);
• ✏️ справку с цифрами, которые не подтверждаются РСВ, не выдавайте — СФР сверяет заработок со своими данными, и расхождение обернётся пересчётом пособия.

Выдача справки: на бумаге и в электронном виде

Бумажная справка

Классический вариант — справка на бумаге с подписями руководителя и главного бухгалтера (или лица, которому делегировано право подписи). Печать ставят, если она есть у организации и предусмотрена её порядком документооборота.

Факт выдачи фиксируют: сотрудник расписывается на копии или в журнале выдачи справок. Это пригодится, если через год он скажет, что справку не получал.

Электронная справка

Если в организации внедрён кадровый электронный документооборот, справку можно сохранить из печатной формы в PDF, подписать электронной подписью и передать сотруднику через сервис КЭДО (например, 1С:Кабинет сотрудника ). Перед этим проверьте, что в положении о КЭДО справки о заработке перечислены среди документов, которые выдаются электронно.

Нужна ли справка, если СФР сам видит данные

Социальный фонд получает сведения о выплатах из отчётности работодателей, и пособия с 2021 года он назначает сам по прямым выплатам. Но справка всё равно нужна:

• 📌 закон обязывает выдать её в день увольнения — отказ будет нарушением;
• 📌 новый работодатель передаёт в СФР сведения для расчёта пособия и опирается на справку, особенно при замене лет;
• 📌 у самого сотрудника остаётся документ на случай споров о размере пособия.

Частые вопросы