Справка 2-НДФЛ в 1С: от проверки начислений до печати и сдачи в ФНС

Справку 2-НДФЛ в 1С делают через документ 2-НДФЛ для сотрудников: в 1С:ЗУП он лежит в разделе Налоги и взносы, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Указываете год, выбираете работника, жмёте Заполнить — программа подтягивает доходы, вычеты и удержанный налог из учёта. Дальше остаётся распечатать справку или сохранить в файл.

Сразу важная оговорка про сам документ. Привычной «двойки» как отдельного отчёта в налоговую с 2021 года нет: сведения о доходах физлиц налоговый агент сдаёт в составе годового расчёта 6-НДФЛ (Приложение № 1). А вот справку о доходах для самого работника по-прежнему выдают, и в интерфейсе 1С она так и называется — 2-НДФЛ. Ниже разберём оба случая: что печатать сотруднику на руки и как эти же сведения уходят в ФНС.

Что такое справка 2-НДФЛ сейчас и когда она нужна

Официально бланк, который работодатель выдаёт сотруднику, называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма по КНД 1175018). В быту и в меню 1С за ней закрепилось старое имя — 2-НДФЛ, поэтому дальше будем пользоваться им как рабочим.

Справку запрашивают в типовых ситуациях:

• 💼 новый работодатель — чтобы корректно посчитать вычеты и предел доходов с начала года;
• 🏦 банк — для подтверждения дохода по кредиту или ипотеке;
• 🧾 налоговая инспекция — для вычетов через декларацию 3-НДФЛ;
• 🛂 визовый центр, суд, органы соцзащиты — как подтверждение заработка.

По статье 230 НК РФ выдать справку обязаны по письменному заявлению сотрудника. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (общий срок выдачи документов, связанных с работой, по ТК). Уволенному работнику справку готовят так же, как действующему, — за любой период, когда он у вас числился.

Что проверить до формирования справки

Справка берёт цифры из уже проведённых документов. Если начисления или удержания не закрыты, в бланк попадут неполные суммы. Поэтому порядок такой: сначала порядок в учёте, потом печать.

Главное — убедиться, что по сотруднику сошёлся удержанный и перечисленный налог за нужный год. Расхождение между исчисленным, удержанным и перечисленным НДФЛ — самая частая причина «кривой» справки.

Для сверки удобны два отчёта в разделе Налоги и взносы (ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате (Бухгалтерия):

• «Анализ НДФЛ по месяцам» — показывает исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно. Все три колонки по итогу года должны совпадать.
• «Регистр налогового учёта по НДФЛ» — расшифровка по сотруднику: доходы по кодам, вычеты, база. Именно эти данные уйдут в справку.

Где найти документ 2-НДФЛ в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Путь зависит от конфигурации. В обеих программах документ один и тот же по смыслу, но лежит в разных разделах.

В журнале документов нажмите Создать. Если списка команд в разделе много, наберите в поле поиска по форме слово «2-НДФЛ» — нужная команда отфильтруется.

Отдельно обратите внимание: в старых релизах рядом был документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». После отчётности за 2020 год его убрали — сведения в налоговую теперь уходят через 6-НДФЛ. Если в вашей базе он ещё виден по данным прошлых лет, для новых справок в налоговую его не используют.

Как заполнить и сформировать справку

После создания документа заполните шапку.

1. Год — календарный год, за который нужна справка. Для действующего сотрудника можно взять текущий год: тогда данные подтянутся с января по последний закрытый месяц.
2. Организация — если в базе их несколько, выберите ту, где числится работник.
3. Сотрудник — выберите человека из справочника. На одного сотрудника — одна справка за год.
4. Нажмите Заполнить. Программа соберёт доходы по месяцам, применённые вычеты и суммы налога.

После автозаполнения проверьте табличную часть. Доходы разбиты по месяцам и кодам, отдельно показаны вычеты и итоговые суммы: налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ.

Полезно сверить итог справки с расчётными листками сотрудника за год: сумма дохода в справке должна совпасть с суммой начислений за минусом тех выплат, что НДФЛ не облагаются вовсе (например, пособие по уходу за ребёнком). Если цифры расходятся — значит, какое-то начисление провели не тем видом дохода или задним числом.

Если какую-то сумму нужно поправить вручную (например, доход доначислили задним числом в другой программе), значение в таблице можно отредактировать — поля доступны для правки. Но безопаснее исправить первичный документ и перезаполнить справку, чтобы учёт и бланк не разошлись.

Отдельный случай — несколько организаций или обособленных подразделений. Справку формируют по каждой организации отдельно: если человек в течение года получал доход в двух юрлицах вашей группы, на руки он получит две справки. Доходы по обособленным подразделениям с разными ОКТМО 1С разнесёт по отдельным разделам внутри одной справки автоматически.

Проведите документ кнопкой Провести. Теперь справку можно печатать.

Коды доходов и вычетов: как они попадают в справку

Каждая выплата в справке стоит под своим цифровым кодом — это требование формы. 1С проставляет коды автоматически по виду начисления, но полезно понимать, что за чем стоит, чтобы заметить ошибку.

Самые частые коды доходов:

Частые коды вычетов:

Коды привязаны к видам начислений и к заявлениям на вычеты в карточке сотрудника. Если премия в справке встала под кодом 2000 вместо 2002 — проверьте настройку вида начисления (поле с кодом дохода НДФЛ). Если детский вычет не применился — скорее всего, не введено или просрочено заявление на вычет либо доход сотрудника превысил годовой лимит, после которого вычет не предоставляется.

Стандартные вычеты на детей предоставляют по статье 218 НК РФ до месяца, в котором доход с начала года превысит установленный порог. В справке это видно так: вычет стоит в первых месяцах года, а с какого-то месяца пропадает — это не ошибка, а срабатывание лимита.

Справочник кодов зашит в программу и обновляется вместе с релизом. Отдельно вести его не нужно, но при появлении новых видов выплат стоит проверять, какой код им присвоен по умолчанию. Если выплата по ошибке попала под пустой код или в справке вообще не отразилась — откройте настройку начисления и проверьте, что для него задан код дохода и признак «облагается НДФЛ».

Печать справки сотруднику и выгрузка в файл

Из проведённого документа доступно несколько действий.

• Печать → справка о доходах (2-НДФЛ) — формирует печатную форму на бланке КНД 1175018. Её распечатывают, подписывают у руководителя (или у лица по доверенности) и выдают сотруднику.
• Сохранение в файл — из окна предпросмотра печатной формы справку сохраняют в PDF или Excel, чтобы отправить сотруднику по электронной почте.

Бумажную справку заверяют подписью и, если организация её использует, печатью. Подписывает руководитель или сотрудник, у которого есть на это доверенность, — тогда в поле подписи указывают реквизиты доверенности. Электронную справку для работника можно подписать квалифицированной подписью руководителя: такой файл банки и госорганы принимают наравне с бумажным.

Факт выдачи справки стоит фиксировать — например, в журнале учёта выданных документов или на заявлении сотрудника с его подписью о получении. Это снимает споры о том, выдавали справку или нет, особенно с уволенными.

А вот сведения в налоговую отдельной выгрузкой 2-НДФЛ больше не отправляют. Они входят в годовой 6-НДФЛ:

1. По итогам года в Отчёты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчёты создаёте расчёт 6-НДФЛ за год.
2. При заполнении годового расчёта автоматически формируется Приложение № 1 — те самые справки о доходах по каждому физлицу.
3. Проверяете контрольные соотношения и отправляете весь расчёт в ФНС кнопкой Отправить (при подключённой 1С-Отчётности) или выгружаете XML для стороннего оператора.

Типовые ошибки при формировании 2-НДФЛ

Большинство проблем со справкой — это не сбой программы, а незакрытый участок учёта. Разберём, что за чем стоит.

Отдельно про уволенных: если сотрудник уволился в прошлом году, а справку просит сейчас, в поле выбора работника он может не отображаться в списке «работающих». Снимите отбор по статусу или выберите его из полного справочника физлиц — доходы за годы работы сохранились, справка заполнится.

Частые вопросы