Справка о доходах сотрудника в ЗУП и Бухгалтерии: от проверки данных до отправки в налоговую

Справку 2-НДФЛ в 1С формируют в журнале справок НДФЛ: в ЗУП 3.1 это Налоги и взносы → Справки НДФЛ, в Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры, группа команд по НДФЛ. Сотруднику печатают «Справку о доходах и суммах налога физического лица», а в налоговую те же данные уходят приложением к годовому 6-НДФЛ.

Отдельного отчёта «2-НДФЛ» для ФНС с 2021 года нет, но название прижилось. Ошибки в справке почти всегда тянутся из учёта: не та дата дохода, пропущенный вычет, неверный код. Поэтому начинаем не с кнопки «Заполнить», а с проверки данных.

Что подготовить до формирования справки 2-НДФЛ

Справка собирается из регистров НДФЛ, которые наполняют начисления и выплаты. Если там дыра, справка её честно покажет.

📌 Проверьте карточку сотрудника:

• ФИО, дата рождения, ИНН — без ИНН справка формируется, но для отправки в ФНС лучше его заполнить;
• документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер;
• гражданство и статус налогоплательщика (резидент или нет) — от этого зависит ставка;
• для иностранцев — код страны и вид документа.

📌 Проверьте реквизиты организации:

• ИНН, КПП, ОКТМО — у каждого обособленного подразделения свои;
• если сотрудник за год работал в головной и в филиале, справок будет две, по каждой паре КПП/ОКТМО.

📌 Проверьте закрытие периода :

• все месяцы года начислены и выплачены;
• декабрьская зарплата, выплаченная в январе, отражена выплатой — налог по ней удерживается при выплате;
• больничные и отпускные проведены через документы выплаты, а не «вручную».

Пошаговая инструкция: формирование справки в 1С:ЗУП

В ЗУП 3.1 справки живут в одном журнале. Там два вида документов: справка для сотрудника и справка для передачи в налоговый орган.

Справка для сотрудника

1. Откройте Налоги и взносы → Справки НДФЛ.
2. Нажмите «Создать» и выберите справку о доходах для сотрудника.
3. Укажите организацию, сотрудника и налоговый период (год).
4. Нажмите «Заполнить». Программа соберёт доходы по месяцам, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
5. Посмотрите таблицу доходов: месяц, код дохода, сумма, код и сумма вычета.
6. Нажмите «Записать», затем «Печать» и выберите печатную форму справки.

Подпись — руководителя или уполномоченного лица, печать — если она есть у организации.

Справка за неполный год

Сотрудник увольняется в июне? Справка формируется за текущий год, данные — с января по июнь. Выберите год и заполните: ЗУП возьмёт только фактические доходы.

Справку при увольнении выдают в день расчёта. По заявлению работающего сотрудника — не позднее трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Справка для налоговой

Документ для ФНС создаётся в том же журнале, но заполняется по всей организации сразу. Он нужен, чтобы зафиксировать данные справок, которые попадут в приложение к годовому 6-НДФЛ.

1. Создайте справку для передачи в налоговый орган.
2. Укажите организацию, год и при необходимости подразделение (КПП/ОКТМО).
3. Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится по всем получателям дохода.
4. Проверьте список и запишите документ.

Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии предприятия

В БП 3.0 справки о доходах формируются тем же порядком, но из учёта, который ведёт сама Бухгалтерия.

Разница в источнике данных:

Порядок в БП 3.0:

1. Откройте Зарплата и кадры и найдите в группе НДФЛ журнал справок о доходах.
2. Создайте справку, выберите организацию, сотрудника, год.
3. Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы.
4. Распечатайте.

Особенность БП — физлица по ГПХ и получатели дивидендов. Если их выплаты оформлены через документы с удержанием НДФЛ, они попадут в справки. Если выплату провели «просто списанием с расчётного счёта» с ручной проводкой по 68.01, регистры НДФЛ не заполнятся. Такой доход в справку не попадёт.

Коды доходов и налоговых вычетов в справке 2-НДФЛ

Коды подставляются из настроек видов начислений. Поменять их в готовой справке вручную можно, но правильнее исправить настройку и перезаполнить.

Частые коды доходов

Где проверить код в ЗУП: откройте вид начисления (Настройка → Начисления) и посмотрите вкладку «Налоги, взносы, бухучет». Там указан код дохода НДФЛ. В БП код задаётся в настройках видов начислений зарплаты.

Частые коды вычетов

• 👶 126 — на первого ребёнка;
• 👶 127 — на второго ребёнка;
• 👶 128 — на третьего и последующих;
• 👶 129 — на ребёнка-инвалида;
• 🎁 503 — необлагаемая часть материальной помощи (до 4 000 ₽ в год) к коду дохода 2760;
• 🏠 311 и 312 — имущественный вычет на жильё и проценты по ипотеке, по уведомлению из налоговой.

Пример по матпомощи. Сотруднику выплатили 10 000 ₽ матпомощи в марте. В справке: код дохода 2760, сумма 10 000, код вычета 503, сумма вычета 4 000. Облагается 6 000 ₽, налог по ставке 13% — 780 ₽.

Пример по детскому вычету. Двое детей, вычеты 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽ в месяц. Право на вычет действует, пока доход с начала года не превысил 450 000 ₽. При окладе 80 000 ₽ лимит превышен в июне (6 × 80 000 = 480 000). Вычеты будут в справке за январь — май, с июня их нет.

Как проверить справку 2-НДФЛ: контрольные соотношения и типичные расхождения

Налоговая сверяет справки с самим 6-НДФЛ. Расхождения там — частая причина требований о пояснениях.

Что должно сходиться

• 🔢 сумма доходов по всем справкам = сумма доходов в разделе 2 годового 6-НДФЛ (по каждой ставке);
• 🔢 исчисленный налог по справкам = исчисленный налог в разделе 2;
• 🔢 исчисленный налог в справке ≈ (доходы − вычеты) × ставка, с поправкой на копеечное округление по месяцам;
• 🔢 количество справок = количество физлиц, указанное в разделе 2;
• 🔢 удержанный налог не больше исчисленного, если нет излишне удержанного.

Как найти ошибку в ЗУП

Самый полезный инструмент — отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Он показывает доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог по каждому сотруднику. Сформируйте его за год и сравните с проблемной справкой.

Если исчисленный налог в справке не совпадает с расчётом «база × ставка»:

1. Проверьте, не было ли сторно или перерасчётов прошлых месяцев — они меняют базу задним числом.
2. Посмотрите месяц, в котором сменился статус резидента: налог пересчитывается с начала года.
3. Проверьте вычеты: нет ли вычета на ребёнка после превышения лимита 450 000 ₽.

Если удержано меньше исчисленного:

• 💸 последняя выплата года не проведена документом выплаты;
• 💸 у сотрудника был доход в натуральной форме или подарок свыше 4 000 ₽, а денежных выплат после него не было — налог удержать не из чего;
• 💸 межрасчётная выплата прошла без удержания НДФЛ.

Выгрузка и отправка справок о доходах в ФНС

Справки о доходах сдаются только в составе годового 6-НДФЛ — не позднее 25 февраля следующего года. Отдельно справки по форме 2-НДФЛ в налоговую не отправляются.

Отправка через 1С-Отчетность

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Создайте 6-НДФЛ за год (период — год).
3. Нажмите «Заполнить». Раздел с приложениями (справками) заполнится автоматически.
4. Нажмите «Проверить» → «Проверить выгрузку». Программа покажет ошибки формата.
5. Нажмите «Отправить», если подключена 1С-Отчетность. Или «Выгрузить» — получите XML для другой программы сдачи.

В ЗУП, если используется справка для налогового органа, 6-НДФЛ при заполнении берёт данные из неё. Поэтому сначала проверяют и фиксируют справки, потом заполняют годовой отчёт.

Когда налог не удалось удержать

Если сотруднику или физлицу выплатили доход, а налог удержать нельзя (подарок бывшему сотруднику, прощение долга), налоговый агент сообщает об этом не позднее 25 февраля (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это справка с признаком 2. Её подают отдельно от годового 6-НДФЛ.

Уточнения после сдачи

В корректирующей справке указывают все данные заново, а не разницу. Номер справки сохраняют прежний.

Особые случаи со справкой о доходах

Сотрудник просит справку за прошлый год

Выберите в документе нужный год. Данные возьмутся из регистров. Если за тот год делались исправления после сдачи 6-НДФЛ, справка сотруднику покажет новые цифры, а в налоговой — старые. Перед выдачей сравните с отправленной отчётностью.

Ставки 13%, 15% и выше

С 2025 года действует прогрессивная шкала: 13% до 2,4 млн ₽ дохода за год, 15% — с суммы от 2,4 до 5 млн ₽, дальше выше. Пример: доход 3 000 000 ₽ за год даёт налог 2 400 000 × 13% + 600 000 × 15% = 312 000 + 90 000 = 402 000 ₽. Справку 1С заполняет по ставкам автоматически, ручная разбивка не нужна.

Нерезидент

Для большинства доходов нерезидента ставка 30%. Но у трудовых доходов есть исключения: работники на патенте, высококвалифицированные специалисты, граждане стран ЕАЭС облагаются как резиденты. Статус налогоплательщика ведут в карточке сотрудника. Если его поменяли задним числом — пересчитайте НДФЛ и перезаполните справку.

Сотрудник переведён в другое подразделение

Перевод между подразделениями с разными КПП или ОКТМО даёт две справки за год. В каждой — доходы только за период работы в этом подразделении. Сотруднику при этом удобно выдать обе, чтобы сумма за год сошлась с его ожиданиями.

Частые вопросы о справке 2-НДФЛ в 1С