Фонд оплаты труда в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: факт за период, план по штатному и сверка с учётом

Фактический ФОТ в 1С:ЗУП 3.1 формируют отчётом Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений и удержаний: задайте период, оставьте в отборе только начисления, которые компания считает фондом оплаты труда, и сгруппируйте по подразделениям. В Бухгалтерии 3.0 ту же цифру дают кредитовые обороты счёта 70 в корреспонденции с затратными счетами: Отчеты → Анализ счета, счёт 70. Плановый ФОТ берут из штатного расписания.

Главная сложность не в кнопках. Единого «отчёта ФОТ» в типовых конфигурациях нет, а состав фонда у финансиста, кадровика и статистика разный. Поэтому сначала договоритесь, что входит в ФОТ, а потом один раз настройте и сохраните вариант отчёта.

Что считать фондом оплаты труда в 1С и для чего нужна цифра

В законе нет одного определения ФОТ. Трудовой кодекс (ст. 129) описывает, из чего состоит зарплата: оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты. Налоговый кодекс (ст. 255) перечисляет расходы на оплату труда для налога на прибыль. Росстат в указаниях к форме П-4 даёт свой перечень.

Отсюда три практичных варианта ФОТ:

• 💼 Управленческий — все начисления работникам за период: оклад, премии, доплаты, отпускные, больничные за счёт работодателя. Часто добавляют взносы и называют это «ФОТ с налогами».
• 📊 Статистический — по правилам формы П-4: в него не входят, например, пособия за счёт СФР.
• 🧾 Налоговый — расходы на оплату труда, которые уменьшают базу по налогу на прибыль.

ФОТ нужен для бюджета на год, расчёта средней зарплаты по подразделениям, статистической отчётности, проверки резерва отпусков и для банков и тендеров, где просят справку о фонде.

Подготовка базы перед формированием ФОТ

Отчёт покажет ровно то, что начислено и проведено. Если в базе беспорядок, цифра будет неверной при любой настройке. Перед первым формированием проверьте четыре вещи.

Начисления закрыты за все месяцы периода

Документы Начисление зарплаты и взносов за каждый месяц должны быть проведены. Отпускные, больничные, премии и разовые начисления, которые оформлены отдельными документами, тоже должны быть проведены, а не записаны.

Быстрая проверка: откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и отфильтруйте список по месяцу. Непроведённые документы видны по иконке без галочки.

Виды начислений понятные и не дублируются

Список видов: Настройка → Начисления. Когда в базе три «Премии» с похожими названиями, при отборе легко потерять одну. Переименуйте их так, чтобы по названию было ясно назначение: «Премия месячная (% от оклада)», «Премия квартальная», «Премия разовая».

Штатное расписание включено (для планового ФОТ)

Настройка → Кадровый учет → Настройка штатного расписания — флажок «Ведется штатное расписание». Без него позиции штатного и плановый фонд не формируются. Если нужна история изменений, включите и флажок «Ведется история изменения штатного расписания».

Синхронизация ЗУП и Бухгалтерии работает

Если зарплату считают в ЗУП, а проводки нужны в Бухгалтерии, проверьте обмен: Администрирование → Синхронизация данных. Документы Отражение зарплаты в бухучете за все месяцы периода должны быть выгружены и проведены в Бухгалтерии.

Пошагово: фактический ФОТ за период в ЗУП 3.1

Это основной сценарий. Нужна сумма начислений за месяц, квартал или год с разбивкой по подразделениям или видам выплат.

Шаг 1. Откройте отчёт

Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений и удержаний. Если нужна сводка, а не построчная детализация по сотрудникам, подойдёт и Свод начислений, удержаний и выплат из того же списка.

Шаг 2. Задайте период

Укажите месяцы начала и окончания. Начисления в ЗУП учитываются по месяцу начисления. Отпуск за июль, рассчитанный в июне, попадёт в июнь, если период распределения не разбит. Для ФОТ за год берите январь–декабрь.

Шаг 3. Настройте отбор по видам начислений

1. Нажмите Настройки и переключите вид на «Расширенный».
2. На вкладке «Отборы» добавьте поле с видом начисления, выберите условие «В списке».
3. Отметьте только виды из вашего регламента ФОТ.
4. Удержания из отбора уберите: НДФЛ и исполнительные листы в фонд не входят.

Шаг 4. Задайте группировки

На вкладке «Структура» поставьте группировки в нужном порядке. Типичные варианты:

• 🏢 Подразделение → Вид начисления — для бюджета;
• 📅 Месяц → Подразделение — для динамики;
• 👤 Подразделение → Сотрудник — для разбора отклонений.

Шаг 5. Сохраните вариант

Через Еще → Сохранить вариант отчета дайте имя «ФОТ по регламенту». В следующий раз выбирайте вариант из списка, а не настраивайте заново. Если отчётом пользуются несколько человек, при сохранении отметьте, что вариант доступен всем.

Пример расчёта

Подразделение из трёх человек, май:

Если работодатель — малое или среднее предприятие, взносы с суммы выше МРОТ идут по пониженному тарифу, и итог будет меньше. Проверьте свои цифры калькулятором.

Фактический ФОТ в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 есть два источника цифры: зарплатный модуль, если зарплату считают в ней же, и бухгалтерский учёт по счёту 70.

Через зарплатные отчёты. Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Анализ начислений и удержаний. Отбор и группировки настраиваются так же, как в ЗУП.

Через счёт 70. Подходит, когда зарплату считают в ЗУП, а финансисту нужна цифра из бухгалтерии:

1. Откройте Отчеты → Анализ счета, укажите счёт 70 и период.
2. В настройках включите детализацию по корреспондирующим счетам.
3. Смотрите кредитовые обороты в корреспонденции со счетами затрат: 20, 23, 25, 26, 44, 08, 91.02.
4. Оборот Дт 69.01 Кт 70 (пособия за счёт СФР) и Дт 96 Кт 70 (отпускные за счёт резерва) учитывайте по своему регламенту.

Плановый ФОТ по штатному расписанию

Плановый фонд показывает, сколько компания заплатит при полной укомплектованности по текущим ставкам. Его используют в бюджете и при согласовании новых позиций.

Откуда ЗУП берёт плановые суммы

В каждой позиции штатного расписания указаны начисления и их размер: оклад, надбавки, процент премии. Программа считает фонд позиции за месяц и умножает на количество ставок. Само расписание открывается через Кадры → Штатное расписание, изменения вносят документами утверждения и изменения штатного расписания.

Как получить цифру

• 🖨 Печатная форма Т-3 из списка штатного расписания (кнопка Печать). В колонке «Всего в месяц» — плановый фонд по позициям, внизу итог. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата № 1, но с 2013 года унифицированные формы не обязательны, и компания вправе использовать свою.
• 📋 Отчёты в разделе Кадры → Отчеты по кадрам: там есть отчёты по штатному расписанию и штатной расстановке, их удобно выгрузить в Excel.

Нюансы планового ФОТ

• Премии в процентах. Если премия задана процентом без фиксированной базы, в плановом фонде она может не отразиться или отразиться оценочно. Проверьте, что именно стоит в позиции.
• Вилка окладов. При включённой вилке в отчёт попадает одна из границ или фактический оклад. Для бюджета обычно берут верхнюю границу.
• Вакансии. План считается по ставкам, а не по людям. Вакантные позиции входят в фонд полностью.
• Годовой план. Месячный фонд × 12 даёт оценку без индексации, отпускных и разовых премий. Для бюджета добавьте их отдельной строкой.

Разница «план минус факт» — нормальная. Её дают вакансии, больничные, отпуска без сохранения зарплаты и разовые выплаты.

Почему ФОТ в ЗУП и Бухгалтерии не совпадает

Самая частая ситуация: финансист берёт цифру из Бухгалтерии, кадровик из ЗУП, и они не сходятся. Ниже причины в порядке частоты проверки.

Сверяйте по месяцам, а не за год сразу. Так расхождение быстро локализуется в одном периоде.

ФОТ в отчётности: Т-3, П-4, 57-Т, РСВ и ЕФС-1

ФОТ из 1С используют в нескольких отчётах, но ни в одном цифра не равна «всем начислениям».

• 📄 Т-3 — плановый фонд по штатному расписанию, разобран выше.
• 📈 П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» — фонд начисленной зарплаты по правилам Росстата. В ЗУП: Отчетность, справки → 1С-Отчетность, создать отчёт из группы «Статистика». Программа заполняет его по видам начислений, поэтому у каждого вида должна быть корректно указана категория для статистики.
• 📊 57-Т — сведения о зарплате по профессиям и должностям, подаётся раз в два года по запросу Росстата. Заполняется из тех же данных.
• 🧾 РСВ — база для страховых взносов. Она не равна ФОТ: необлагаемые выплаты (часть пособий, компенсации, матпомощь в пределах лимита) в базу не входят, а сверх предельной величины тариф меняется.
• 🛡 ЕФС-1, подраздел 2 — взносы на травматизм. Отчёт 4-ФСС с 2023 года не сдают: ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР), а данные по травматизму переехали в ЕФС-1.

В Бухгалтерии 3.0 те же формы — в Отчеты → Регламентированные отчеты.

Перед отправкой П-4 сверьте фонд в отчёте с вашим вариантом «ФОТ по регламенту»: расхождение почти всегда означает, что у какого-то вида начисления неверно указано отношение к статистике.

Как автоматизировать формирование ФОТ

Когда ФОТ нужен каждый месяц в одном и том же виде, ручная настройка отчёта лишняя.

Сохранённый вариант и рассылка

Вариант «ФОТ по регламенту» из шага 5 — основа. Дальше подключите рассылку отчётов: в карточке отчёта есть команда отправки по расписанию, она отправит файл на почту финансисту каждый месяц. Для рассылки должна быть настроена учётная запись электронной почты в разделе администрирования.

Универсальный отчёт

Если нужной группировки нет в типовом отчёте, соберите отчёт по регистру начислений через универсальный отчёт. Это требует понимания структуры регистров, поэтому поручите настройку специалисту, а пользователям отдайте готовый сохранённый вариант.

Внешние отчёты и обработки

Для нестандартной формы, например «ФОТ по проектам и статьям бюджета», пишут внешний отчёт. Его подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Конфигурация при этом не меняется и обновляется без проблем.

Выгрузка в Excel

Любой отчёт сохраняется кнопкой Сохранить в формат xlsx. Если ФОТ дальше обрабатывают в Excel, сохраняйте отчёт без промежуточных итогов на каждой строке: так файл проще сводить формулами.

Частые вопросы