Инвентаризационная опись ИНВ-3 в 1С 8.3: от заполнения остатков до сличительной ведомости

Инвентаризационную опись ИНВ-3 в 1С Бухгалтерии 3.0 формируют из документа «Инвентаризация товаров»: раздел Склад → Инвентаризация товаров, кнопка Создать, выбор склада, затем Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. После этого форма ИНВ-3 печатается из меню Печать того же документа. Там же лежит и сличительная ведомость ИНВ-19.

Один документ проходит весь цикл: сначала из него печатают пустой бланк для пересчёта, потом вносят фактическое количество, печатают итоговую опись с подписями комиссии и на его основании создают списание недостач и оприходование излишков. Сам документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает — он только фиксирует результат пересчёта.

Что подготовить до создания описи в 1С

Опись покажет учётные остатки на дату документа. Если к этому моменту в базе не хватает приходов или реализаций, расхождения будут «бумажными», а не реальными. Поэтому порядок такой: сначала навести порядок в учёте, потом формировать ИНВ-3.

Перед стартом проверьте:

• 📦 все поступления и отгрузки по складу до даты инвентаризации введены и проведены;
• 🔁 перемещения между складами закрыты с обеих сторон — товар не «висит в пути»;
• 👥 есть приказ руководителя о проведении инвентаризации, в нём указан состав комиссии и сроки;
• 🧾 материально ответственное лицо готово дать расписку, что все документы сданы в бухгалтерию;
• 🔒 после пересчёта задним числом никто не будет менять документы по этому складу.

Последний пункт удобно закрепить датой запрета изменения: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Так опись не «поедет», если кто-то позже проведёт забытую накладную прошлой датой.

Права. Создавать документ может пользователь с профилем «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер». Если раздела Склад нет в панели, его скрыли в настройках — включите через Администрирование → Функциональность (вкладка «Запасы») или попросите администратора базы.

Создание документа «Инвентаризация товаров» и заполнение по остаткам

Порядок действий в 1С Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите дату. Берите дату начала пересчёта, а не дату приказа. Учётные остатки встанут именно на неё.
3. Выберите организацию и склад. Для розничного склада учтите, по каким ценам ведётся учёт товаров (покупным или продажным) — от этого зависит, какие суммы попадут в опись.
4. Заполните ответственное лицо (МОЛ) и сведения о проведении: основание (номер и дату приказа), даты начала и окончания, причину инвентаризации. Эти поля переходят в шапку ИНВ-3.
5. Перейдите на вкладку с составом комиссии и внесите председателя и членов. Без них в печатной форме останутся пустые строки для подписей.
6. На вкладке «Товары» нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе.

Программа подставит все позиции с ненулевым остатком. По каждой строке будут колонки: количество по учёту, количество факт, отклонение, сумма по учёту, сумма факт. Сразу после заполнения фактическое количество равно учётному — это нормально, его поправят после пересчёта.

Частичная инвентаризация

Пересчитывать весь склад не обязательно. Если нужна опись по одной группе — например, только бытовая химия, — удалите лишние строки или заполните документ подбором: кнопка Подбор позволяет выбрать номенклатуру из папки справочника. Учётные данные по выбранным позициям подтянутся автоматически.

Для плановой инвентаризации на крупном складе часто делают несколько документов по зонам хранения. Каждый документ — отдельная опись ИНВ-3 со своим номером.

Печать бланка и итоговой формы ИНВ-3

Когда табличная часть заполнена, запишите документ и откройте Печать. В меню два нужных варианта:

Бланк раздают счётным группам. Люди пишут количество от руки, а не смотрят на учётную цифру — так пересчёт честнее. В бланк учётные остатки не выводятся именно для этого.

Итоговую ИНВ-3 печатают уже с фактом. Форма построена по образцу Госкомстата: на каждой странице выводятся итог «порядковых номеров», общее количество и сумма. Внизу последней страницы — подписи комиссии, расписка МОЛ о том, что ценности проверены в его присутствии и претензий нет.

Что помогает при печати:

• 🖨️ перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте, что строки не режутся посередине страницы;
• 📄 при большом ассортименте опись занимает десятки листов — включите альбомную ориентацию в параметрах страницы, если столбцы не помещаются;
• 💾 для отправки на согласование сохраните форму в PDF или Excel кнопкой сохранения на панели печатной формы;
• ✍️ опись подписывают все члены комиссии и МОЛ, исправления в бумажном экземпляре оговаривают и заверяют подписями.

Если нужна своя форма описи

Иногда требуется добавить столбцы: штрихкод, место хранения, серию. Править типовой макет в конфигурации не стоит — после обновления правки потеряются. Правильный путь — внешняя печатная форма, подключённая через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Её делает программист, и она переживает обновления релизов.

Ввод фактических остатков и поиск расхождений

После пересчёта бланки возвращаются в бухгалтерию. Дальше в том же документе «Инвентаризация товаров» правят колонку «Количество факт».

Три способа внести факт:

1. Вручную. Открываете строку и меняете количество. Подходит для 30–100 позиций.
2. Сканером штрихкодов. Если сканер подключён в Администрирование → Подключаемое оборудование, каждое сканирование увеличивает количество факта на единицу. Начинать удобно с документа, где факт обнулён.
3. Загрузкой из файла. Данные из терминала сбора данных или из таблицы Excel загружают командой загрузки в табличную часть. Сопоставление идёт по наименованию, артикулу или штрихкоду.

Колонка «Отклонение» пересчитывается сама. Положительное значение — излишек, отрицательное — недостача.

Пример. По учёту на складе 120 упаковок бумаги А4 по 350 ₽, сумма 42 000 ₽. Комиссия насчитала 114 упаковок.

• Количество факт: 114.
• Сумма факт: 114 × 350 = 39 900 ₽.
• Отклонение: −6 упаковок, или −2 100 ₽.

Если по позиции товара не нашли совсем, ставьте ноль, а строку не удаляйте. Удалённая строка исчезнет из описи, и недостача не попадёт ни в ИНВ-19, ни в списание.

После ввода факта запишите и проведите документ. Учётные регистры он не меняет, но проведённое состояние нужно, чтобы на его основании создать следующие документы.

Сличительная ведомость ИНВ-19 и оформление результатов

ИНВ-19 печатается из того же документа: Печать → Сличительная ведомость (ИНВ-19). В неё попадают только позиции с отклонениями. Если расхождений нет — ведомость не нужна, достаточно описи.

Ведомость показывает по каждой позиции результат: излишек или недостачу, в количестве и сумме. Её подписывают бухгалтер и МОЛ. На основании ИНВ-19 комиссия готовит выводы, руководитель принимает решение: что списать на виновных, что на расходы, что зачесть пересортицей.

Отражение результатов делают через Создать на основании из документа «Инвентаризация товаров»:

• ➖ Списание товаров — подтягивает строки с недостачей. Проводка: Дт 94 Кт 41 (или 10 для материалов).
• ➕ Оприходование товаров — подтягивает строки с излишком. Проводка: Дт 41 Кт 91.01 по рыночной цене.

Дальнейшее распределение недостачи с 94 счёта — на виновное лицо (73.02) или на расходы в пределах норм естественной убыли — делают операцией вручную или отдельным документом по решению руководителя.

Пересортица

Когда одного товара не хватает, а другого с похожим наименованием оказалось больше, по решению комиссии разницу можно зачесть пересортицей. Условия: тот же период, то же МОЛ, однородные товары. Зачёт делают до списания: часть недостачи покрывают излишком, остаток идёт на 94 счёт. В Бухгалтерии 3.0 отдельного документа под это нет — используют списание и оприходование на согласованные суммы или ручную операцию.

Где искать ИНВ-3 в других конфигурациях

В Управлении торговлей процесс шире: сначала идёт пересчёт товаров по ячейкам или складу, затем оформляется «Инвентаризационная опись », а результаты отражают документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Печатная форма ИНВ-3 доступна из описи.

Для основных средств ИНВ-3 не подходит — у них своя опись ИНВ-1 и отдельный документ инвентаризации ОС.

Ошибки при формировании описи и как их исправить

Ещё один частый промах — путать дату документа и дату окончания пересчёта. Если пересчёт шёл три дня, а в эти дни склад работал, движения за эти дни нужно учесть отдельно. Надёжнее остановить отгрузки на время пересчёта или делать опись по зонам, закрывая каждую за один день.

Частые вопросы