Извещение 0504805: формируем в 1С:Бухгалтерии госучреждения

Извещение ф. 0504805 оформляют в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения (БГУ 2.0) документом «Извещение (ф. 0504805)». Это двусторонний документ: передающая сторона заполняет его при передаче нефинансовых активов, обязательств или расчётов, получатель принимает те же суммы встречным извещением. Учёт ведётся через счёт 304.04 «Внутриведомственные расчёты».

Форма утверждена Приказом Минфина № 52н. Применяют её при расчётах между учреждениями, подведомственными одному распорядителю бюджетных средств, между головным учреждением и обособленными подразделениями, а также при централизованном снабжении. Ниже — что завести в справочниках, как заполнить документ , вывести печатную форму и какие проводки получатся у обеих сторон.

Когда нужно извещение, а когда — другой документ

Извещение закрывает три группы операций между бюджетными учреждениями одного ведомства:

• 📦 Передача нефинансовых активов — основных средств, материальных запасов, НМА, вложений. Передающая сторона списывает объект с баланса, принимающая ставит на учёт.
• 💰 Передача обязательств и расчётов — кредиторской и дебиторской задолженности, принятых денежных обязательств.
• 🔁 Централизованное снабжение — когда одно учреждение закупает активы для подведомственных и передаёт их по извещению.

Признак, что нужен именно этот документ: обе стороны подведомственны одному ГРБС и расчёты между ними учитываются на 304.04. Если это не так, проверьте методологию перед формированием — иначе суммы повиснут на неверном счёте.

Форма едина для всех типов госучреждений, но план счетов и аналитика различаются: казённые ведут учёт по Приказу № 162н, бюджетные — по № 174н, автономные — по № 183н. Это влияет на подстановку КПС и КОСГУ в проводках, но порядок заполнения самого извещения один и тот же. В базе БГУ 2.0 тип учреждения задан в учётной политике, и программа подставляет аналитику автоматически.

Что подготовить до формирования

Извещение опирается на справочники и настройки учёта. Заполните их заранее — это снимает половину ошибок при проведении.

Что проверить по пунктам:

1. Корреспондент. Учреждение, которому передаёте активы, должно быть в справочнике контрагентов (или организаций — в зависимости от настройки базы). Для него задают реквизиты, по которым печатается шапка извещения.
2. КФО и КПС. Передача внутри ведомства идёт по тому коду финансового обеспечения, на котором числится объект. Классификационный признак счёта (КПС) для 304.04 задают по правилам учётной политики — обычно это код по виду расчётов.
3. Объект учёта. Передаваемое ОС должно стоять на балансе с заполненной стоимостью и амортизацией, материалы — числиться в нужном количестве на складе.

Если какого-то элемента нет, документ не проведётся или подставит пустую аналитику. Заведите недостающее до начала.

Создание исходящего извещения

Документ «Извещение (ф. 0504805)» находится в журнале документов расчётов. Если нужный раздел не выведен на панель, откройте список через главное меню → Все функции (команду включают в Главное → Настройки → Параметры, флажок отображения «Все функции»). В открывшемся дереве найдите «Извещение (ф. 0504805)» среди документов.

Порядок создания у передающей стороны:

1. Создайте новый документ извещения. В шапке укажите свою организацию как отправителя и учреждение-получателя.
2. Проставьте дату и номер. Номер присваивается автоматически, при необходимости его можно изменить вручную.
3. Выберите вид операции — передача НФА, обязательств или расчётов. От этого зависит, какая табличная часть станет активной и какие счета подставятся.
4. Укажите КФО и раздел лицевого счёта, по которому ведётся расчёт.

У получателя логика обратная: он создаёт входящее извещение, указывая себя получателем, а передающее учреждение — отправителем, и переносит те же строки и суммы, что в бумажном экземпляре.

Заполнение табличной части и реквизитов

Табличная часть зависит от того, что передаёте. Общий принцип — строка на каждый объект, с суммой и аналитикой счёта.

Для передачи основных средств заполняют:

• Объект — выбор из справочника основных средств; подтянется инвентарный номер и счёт учёта.
• Балансовая стоимость — первоначальная (или переоцененная) стоимость объекта.
• Амортизация — накопленная сумма на дату передачи. Остаточная стоимость считается автоматически.
• Счёт учёта — счёт НФА (101.XX), с которого списывается объект.

Для материальных запасов указывают номенклатуру, количество, цену и счёт (105.XX). Сумма по строке считается как количество, умноженное на цену; проверьте, что единицы измерения в извещении и в учёте склада совпадают, иначе количество у получателя не сойдётся.

Для передачи расчётов или обязательств заполняют сумму задолженности и счёт расчётов, который закрывается у отправителя и открывается у получателя. Типичный случай — передача дебиторской задолженности по доходам или кредиторской по принятым обязательствам вместе с источником их финансирования. В строке указывают счёт расчётов (например, группы 205.00 или 302.00) и сумму; корреспонденция со счётом 304.04 формируется автоматически.

При централизованном снабжении логика та же: учреждение-снабженец закупает активы, ставит их на учёт у себя, а затем передаёт подведомственным учреждениям извещениями ф. 0504805. Каждый получатель принимает свою часть встречным документом. Так один закупочный документ «расходится» по нескольким извещениям, и обороты по 304.04 закрываются попарно.

Реквизиты для печатной формы заполняют в отдельных полях или на закладке подписей:

• основание передачи (распоряжение учредителя, решение о передаче);
• должности и ФИО лиц, подписывающих извещение с обеих сторон;
• отметка о дате получения — её заполняет принимающая сторона.

Суммы в извещении у отправителя и получателя должны совпадать до копейки. Расхождение — первая причина, по которой извещения «не закрывают» друг друга в отчётности.

Печать формы 0504805

После заполнения и проверки документа выведите печатную форму. Команда печати — в командной панели документа (кнопка «Печать»); из предложенного списка выберите извещение ф. 0504805.

Что проверить в печатной форме перед выводом на бумагу:

• номер и дата совпадают с документом;
• наименования обоих учреждений заполнены полностью, без «подставить вручную»;
• суммы в разделах «Передано» и аналитика счёта 304.04 сошлись с табличной частью;
• подписи и должности подставились из справочника ответственных лиц.

Сама форма 0504805 содержит заголовочную часть с реквизитами отправителя и получателя, содержательную часть с перечнем передаваемых активов, обязательств или расчётов и суммами, а также оформляющую часть с подписями и отметкой о получении. Отметку о приёмке заполняет принимающая сторона — она подтверждает, что извещение получено и суммы приняты к учёту.

Печатают извещение в двух экземплярах: один остаётся у отправителя, второй передаётся получателю с заполненной отметкой о приёмке. Форму можно сохранить в файл (PDF, таблица) кнопкой сохранения в окне печати — удобно для отправки по защищённым каналам или в составе пакета документов учредителю.

Проводки и приём извещения получателем

Проведённое извещение формирует встречные записи по счёту 304.04. Конкретные проводки зависят от вида передаваемого объекта.

Пример для передачи основного средства внутри ведомства:

Аналитику (КПС, КОСГУ) программа подставляет по настройкам счёта и виду операции. После того как оба учреждения провели свои извещения, обороты по 304.04 у отправителя и получателя должны быть равны и противоположны — тогда расчёт считается закрытым.

Приём у получателя оформляется так:

1. Получить бумажный (или электронный) экземпляр извещения от отправителя.
2. Создать входящее извещение, перенести строки и суммы один в один.
3. Поставить объект на учёт — провести документ , проверить, что НФА появились на балансе с той же стоимостью и амортизацией.
4. Вернуть отправителю второй экземпляр с отметкой о получении и датой приёмки.

Входящее извещение удобно регистрировать сразу после получения бумажного экземпляра, не откладывая на конец месяца: так меньше риск, что объект повиснет «в пути» и обороты по 304.04 разойдутся между периодами. Если в извещении обнаружена ошибка, принимать его к учёту до исправления не нужно — верните документ отправителю на переоформление.

Для контроля закрытия расчётов удобно сверить обороты по 304.04 в оборотно-сальдовой ведомости по счёту: сальдо между парой учреждений на конец периода должно быть нулевым, если все извещения приняты.

Если извещение «не закрывается». Бывает, что передающая сторона провела документ, а у получателя сальдо по 304.04 не обнуляется. Прежде чем искать ошибку в суммах, проверьте три вещи:

• принято ли встречное извещение получателем и в том же ли периоде;
• совпадает ли КПС (аналитика расчётов) у обеих сторон — при разной аналитике обороты не схлопываются;
• одинаков ли КФО — передача между разными источниками финансирования внутри одного учреждения оформляется иначе, не через извещение.

Если все три совпадают, а сальдо остаётся, сверьте суммы построчно: расхождение почти всегда в том, что амортизация или остаточная стоимость перенесена не той строкой.

Типичные ошибки и как их избежать

Перед годовой отчётностью внутриведомственные расчёты сверяют отдельно: обороты и сальдо по 304.04 у всех учреждений ведомства должны взаимно погашаться на уровне ГРБС. Если по какому-то извещению одна сторона провела документ, а вторая — нет, расхождение всплывёт именно при консолидации. Поэтому держите реестр отправленных и принятых извещений и закрывайте «хвосты» до отчётной даты.

Отдельно про даты: передающая и принимающая стороны нередко проводят извещения в разных месяцах. Если имущество физически передано в одном периоде, а принято в другом, расхождение в оборотах по 304.04 на отчётную дату — норма, но его нужно пояснить в отчётности. Старайтесь проводить парные извещения в одном периоде.

Частые вопросы