Личная карточка работника Т-2 в 1С: заполнение, печать и электронный вариант

Личную карточку Т-2 в 1С не создают отдельным документом — это печатная форма сотрудника. В ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники, выделите человека и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2). В Бухгалтерии 3.0 то же самое делается из списка Зарплата и кадры → Сотрудники.

Программа собирает карточку из уже введённых данных: личных сведений физлица, приёма, переводов, отпусков и увольнения. Поэтому пустые строки в форме почти всегда означают, что не заполнена карточка сотрудника, а не сбой печати.

Что проверить в программе до печати карточки Т-2

Т-2 — унифицированная форма из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004. С 2013 года унифицированные кадровые формы не обязательны: по закону № 402-ФЗ организация вправе утвердить свои. Но Т-2 почти все продолжают вести именно в этом виде — её раздел II нужен для воинского учёта, а проверяющие привыкли к её структуре.

Перед формированием пройдитесь по трём уровням настроек.

Реквизиты организации

Шапка карточки берётся из справочника Настройка → Организации (в БП — Главное → Организации):

• 🏢 полное наименование организации;
• 🔢 код по ОКПО — если поле пустое, в шапке будет пробел;
• 👤 ответственные лица: кадровик, который подписывает карточку, указывается на вкладке с ответственными лицами.

Данные физического лица

Здесь хранится всё, что относится к человеку, а не к его должности. Карточка сотрудника в ЗУП 3.1 содержит ссылки на дополнительные сведения — образование, воинский учёт, родственников, знание языков. Названия ссылок могут немного отличаться в зависимости от релиза, но все они находятся в левой панели открытой карточки сотрудника.

Кадровые документы

Раздел III («Приём на работу и переводы») и раздел XI («Основания прекращения трудового договора») заполняются только из проведённых документов. Если приём был введён «задним числом» через начальные остатки или перенос из другой программы, проверьте, что в истории сотрудника есть запись о приёме с датой и номером приказа.

Формирование Т-2 по шагам в ЗУП и Бухгалтерии

Пути различаются только стартовым разделом. Сама печатная форма в обеих программах одинаковая по структуре.

Порядок действий в ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите сотрудника через строку поиска по фамилии или табельному номеру.
3. Откройте карточку и проверьте, что заполнены личные данные, паспорт, адрес, образование и воинский учёт (для военнообязанных).
4. Закройте карточку, выделите сотрудника в списке.
5. Нажмите Печать и выберите Личная карточка (Т-2).
6. Проверьте предпросмотр. Если строка пустая — вернитесь в карточку, дополните данные и сформируйте форму заново.
7. Распечатайте или сохраните файл кнопкой сохранения в форме предпросмотра (PDF, XLSX).

Массовая печать

Чтобы распечатать карточки для всего подразделения, установите отбор по подразделению в списке сотрудников, выделите нужные строки (Ctrl+A или Shift с кликом) и вызовите ту же команду печати. Программа сформирует карточки подряд, каждая начинается с новой страницы.

Особенность Бухгалтерии 3.0

В БП карточка сотрудника проще, чем в ЗУП. Личные данные, паспорт, адрес, приём и увольнение попадут в Т-2. А вот образование, профессиональная переподготовка, аттестация и сведения о семье в БП, как правило, не ведутся — эти разделы останутся пустыми.

Что с этим делать:

• ✍️ дописать недостающее от руки после печати — так поступает большинство небольших компаний;
• 📄 сохранить форму в XLSX, дополнить в редакторе таблиц и распечатать;
• 🔄 при штате больше 15–20 человек и регулярном кадровом учёте — подумать о переходе на ЗУП, где все разделы заполняются из базы.

Как разделы карточки связаны с данными 1С

Карточка Т-2 состоит из 11 разделов. Для каждого у программы свой источник, и пустые строки появляются в предсказуемых местах.

Внесение новых записей

Каждая новая запись в разделах III и VIII появляется после проведения соответствующего кадрового документа. Перепечатывать всю карточку при каждом переводе не нужно. Принятая практика такая:

1. Распечатать карточку при приёме и подшить в личное дело.
2. При переводе или отпуске — вписать новую строку в бумажную карточку от руки, на основании приказа.
3. Дать сотруднику расписаться в графе ознакомления.

Повторная распечатка из 1С пригодится, если бумажная карточка утеряна, испорчена или вы переходите на электронное хранение.

Стаж в разделе I

Общий, непрерывный и дающий право на надбавку стаж программа рассчитывает на дату формирования. Чтобы цифры были верными, в карточке сотрудника должны быть заполнены сведения о стаже на дату приёма. Если там пусто, в Т-2 попадёт только стаж в вашей организации.

Печать, подписи и хранение карточки

Карточку ведут в одном экземпляре на каждого работника, с кем заключён трудовой договор, — включая совместителей. На подрядчиков по договору ГПХ Т-2 не заводят.

Кто и где подписывает

• 👤 Работник — в конце раздела I (подтверждает, что сведения о себе верны), под каждой записью раздела III (ознакомление с приказом о приёме или переводе) и в разделе XI при увольнении.
• 🧑‍💼 Кадровый работник — в разделе XI, при закрытии карточки.

Работник подписывает карточку собственноручно. Факсимиле и подпись «за него» недопустимы.

Формат печати

Форма рассчитана на лист А4, раздел I — на лицевой стороне, остальные — на оборотах. В предпросмотре 1С откройте параметры страницы и проверьте, что масштаб «по ширине страницы» — иначе таблица раздела III уходит на вторую страницу. Двусторонняя печать удобнее: карточка занимает два листа вместо четырёх.

Сколько хранить

Личные карточки относятся к документам по личному составу. По статье 22.1 закона № 125-ФЗ документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Срок считается с года увольнения работника, а не с года заведения карточки.

Электронная личная карточка и КЭДО

С 2022 года трудовое законодательство разрешает вести большинство кадровых документов в электронном виде (статьи 22.1–22.3 ТК РФ). Личная карточка в их числе: её можно вести в информационной системе работодателя и не распечатывать.

Что нужно для перехода

1. Издать локальный акт о переходе на электронный кадровый документооборот и перечень документов, которые ведутся электронно.
2. Получить письменное согласие работников, принятых до перехода. Для большинства принятых после 31 декабря 2021 года согласие не требуется — исключения перечислены в статье 22.2 ТК РФ.
3. Организовать подписание: работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, работник — электронной подписью, предусмотренной вашим порядком (через Госуслуги или сервис работодателя).

Как это выглядит в 1С

В ЗУП 3.1 электронный документооборот с работниками строится через сервис «1С:Кабинет сотрудника ». Сотрудник получает уведомление, открывает документ на телефоне или в браузере, знакомится и подписывает. Подписанные экземпляры хранятся в базе вместе с документом.

Для Т-2 электронный вариант особенно удобен: при каждом переводе сотрудник подписывает ознакомление с новой записью сам, без похода в отдел кадров.

Ошибки при формировании Т-2 и как их исправить

Большинство проблем с карточкой связаны не с печатью, а с неполными данными в базе.

Чего не стоит делать

• ❌ Править отпечатанную карточку замазкой. Исправления вносят зачёркиванием одной чертой с подписью и датой.
• ❌ Удалять документ «Приём на работу», чтобы «перевести» дату. Это снимает начисления и ломает расчёт стажа — исправьте реквизиты документа или оформите корректный документ в надлежащем порядке.
• ❌ Заводить Т-2 на договорника ГПХ: он не работник по ТК РФ.

Частые вопросы