Товарная накладная и УПД в 1С 8.3: от пустого документа до печати и проведения

Чтобы сформировать накладную в 1С 8.3, создайте документ продажи и распечатайте из него нужную форму. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Продажи → Документы продажи (все) → Создать → Реализация товаров и услуг. Отдельного документа «Накладная» в программе нет: ТОРГ-12 и УПД — это печатные формы реализации.

Порядок короткий: заполнить шапку, добавить товары, проверить цены и НДС, провести и нажать Печать. Какую форму печатать — ТОРГ-12 или УПД, — решает не программа, а договорённость с покупателем и то, платите ли вы НДС. Из одной и той же реализации можно получить обе.

Что подготовить до создания накладной

Накладная собирается из справочников. Если в них дыры, они вылезут в печатной форме: пустой ИНН покупателя, нет КПП, нет подписи руководителя.

Проверьте заранее:

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации). Заполнены ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт. В разделе подписей указаны руководитель и главный бухгалтер — их ФИО попадут в подвал ТОРГ-12 и УПД.
• 🤝 Контрагент (Справочники → Контрагенты). ИНН, КПП, адрес, хотя бы один договор с видом «С покупателем».
• 📦 Номенклатура (Справочники → Номенклатура). У товара должен быть вид номенклатуры «Товар», единица измерения и ставка НДС по умолчанию.
• 💰 Цены. Если работаете с прайсом, заведите тип цен и установите цены документом «Установка цен номенклатуры». Тогда цены подставятся сами.
• 📥 Остатки. Товар должен быть оприходован на склад: поступлением, вводом остатков или оприходованием.

Создание документа и заполнение шапки

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку Реализация и выберите вид операции Товары (накладная, УПД). Если продаёте товары и услуги одним документом — Товары, услуги, комиссия.
3. Проверьте дату. Это дата отгрузки: по ней списывается товар и признаётся выручка. Номер программа присвоит при записи.
4. Укажите контрагента. Договор подставится, если он у покупателя один. Если договоров несколько, выберите нужный — от договора зависят расчёты и валюта.
5. Выберите склад, с которого отгружаете.
6. Если в базе несколько организаций, проверьте поле организация.

В форме есть группа с данными доставки: грузоотправитель, грузополучатель, адрес. Если товар уходит на другой адрес или другому юрлицу (например, на склад сети), заполните грузополучателя здесь. Иначе в ТОРГ-12 и УПД попадёт сам покупатель.

В 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 реализацию обычно создают на основании заказа клиента: заказ резервирует товар, фиксирует цены и скидки, а реализация только подтверждает отгрузку. Откройте заказ, нажмите Создать на основании → Реализация товаров и услуг.

Если работаете без заказов, создавайте документ из списка Продажи → Документы продажи (все). Шапка похожа на БП: клиент, контрагент, соглашение или договор, склад. Термины отличаются: в УТ условия продаж задаёт соглашение с клиентом, а цены — виды цен. В БП — договор и типы цен.

Товары в накладной: подбор и количество

Табличная часть — на вкладке Товары. Добавлять строки можно двумя способами.

• ➕ Кнопка Добавить — одна строка, номенклатуру выбираете из справочника. Удобно для двух-трёх позиций.
• 🧺 Кнопка Подбор — открывает справочник номенклатуры с остатками на выбранном складе. Отмечаете товары, вводите количество, переносите в документ одним действием. Для накладной на 30 позиций это экономит много времени.

В каждой строке проверьте четыре поля: количество, цену, ставку НДС, сумму. Сумма считается как количество × цена. Например, 12 шт. по 850 руб. дают 10 200 руб.

На вкладке Счета учёта в БП стоят счета, по которым пойдут проводки: учёт товара (обычно 41.01), доходы, расходы и НДС по продажам. Программа заполняет их из настроек счетов учёта номенклатуры. Вручную их правят редко — например, когда продают материалы со счёта 10, а не товары.

Цены, скидки и ставки НДС

Откуда берутся цены

Над табличной частью в БП есть гиперссылка с параметрами цен. В ней задаются:

• тип цен — из какого прайса подставлять цену;
• порядок учёта НДС — «Сумма включает НДС» или «НДС сверху».

Это важно: при цене 1 200 руб. и ставке 20 % в режиме «включает НДС» сумма строки — 1 200 руб., из них НДС 200 руб. В режиме «НДС сверху» сумма станет 1 440 руб. Покупатель увидит другой итог.

Если сменили тип цен уже после заполнения товаров, программа предложит пересчитать цены в документе. Соглашайтесь, иначе в строках останутся старые значения.

Скидки

В БП 3.0 автоматических скидок нет. Скидку проводят снижением цены в строке: была 1 000 руб., скидка 5 % — ставите 950 руб. Если скидки системные, заведите отдельный тип цен, например «Оптовая −5 %», и выбирайте его в документе.

В УТ 11 скидки рассчитываются в заказе клиента по маркетинговым условиям, если механизм скидок включён. В реализацию они переходят из заказа. Поэтому в УТ скидки правят в заказе, а не в реализации.

Ставка НДС

Ставка подставляется из карточки номенклатуры. Проверьте её по каждой строке, особенно если:

• 🥖 часть товаров облагается по 10 % (продукты, детские товары);
• 🧾 организация применяет УСН и не платит НДС — тогда ставка «Без НДС»;
• 🔁 организация на УСН платит НДС по пониженной ставке — ставку нужно выбрать по своей ситуации, а не оставлять 20 %.

Ставку можно поменять прямо в строке документа. Но если ошибка повторяется, исправьте её в карточке номенклатуры, иначе она будет переходить в каждую новую накладную.

Проведение и проверка остатков

Документ проводят кнопкой Провести или Провести и закрыть. Только записанный, но не проведённый документ никаких движений не делает: товар не списан, долг покупателя не возник.

После проведения в БП 3.0 сформируются проводки. Посмотреть их можно кнопкой ДтКт в форме документа.

Если покупатель заплатил аванс, при проведении появится ещё зачёт аванса: Дт 62.02 Кт 62.01.

Когда 1С не даёт провести накладную

Если на складе товара меньше, чем в документе, программа сообщит о нехватке и не проведёт документ. Это контроль остатков. В БП его поведение задаётся в Администрирование → Проведение документов: там есть флажок, разрешающий списание запасов при отсутствии остатков.

Включать этот флажок, чтобы «просто провести», — плохая идея. Себестоимость в такой реализации будет нулевой или неверной, и закрытие месяца потом даст расхождения. Правильнее найти, почему остатка нет:

1. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 41.01 с разбивкой по складам и номенклатуре на дату накладной.
2. Проверьте, проведено ли поступление и не стоит ли оно более поздней датой, чем продажа.
3. Посмотрите, не на другом ли складе лежит товар. Тогда сначала нужно перемещение.

Если поступление проведено задним числом раньше продажи, перепроведите документы за период, иначе себестоимость останется неверной. В БП для этого есть обработка Операции → Групповое перепроведение документов.

Печать ТОРГ-12, УПД и вложения

Кнопка Печать в форме реализации открывает список печатных форм. Для товаров основные:

УПД со статусом 1 и 2

УПД со статусом 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Его выставляют плательщики НДС. Чтобы получить статус 1, в БП зарегистрируйте счёт-фактуру из реализации: в нижней части формы есть ссылка Выписать счёт-фактуру.

УПД со статусом 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Его используют организации на УСН без НДС и в случаях, когда счёт-фактура не нужна. Статус в печатной форме программа ставит по наличию зарегистрированного счёта-фактуры.

Что сделать с печатной формой

В окне предварительного просмотра можно:

• 🖨️ распечатать нужное число копий — для ТОРГ-12 обычно два: себе и покупателю;
• 💾 сохранить в PDF или Excel кнопкой сохранения;
• ✉️ отправить покупателю по почте прямо из 1С, если настроена учётная запись электронной почты;
• ✏️ поправить текст в ячейке, если включено редактирование. Правка живёт только в этой печатной форме, в документе она не сохранится.

Подписанный покупателем скан накладной удобно хранить в самой реализации. В форме документа есть кнопка со скрепкой — присоединённые файлы. Перетащите туда PDF или фото, и при проверке не придётся искать бумагу в архиве.

Частые ошибки при оформлении накладной

Частые вопросы