Остатки товаров по складам в 1С: какой отчёт открыть, как настроить и выгрузить
Содержание
Чтобы сформировать остаток на складе в 1С Бухгалтерии 3.0, откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите счёт 41 (или 10, 43), в настройках включите количество и группировку по складам. В Управлении торговлей 11 и ERP остатки товаров на складах показывает отчёт «Ведомость по товарам на складах» в разделе Склад и доставка.
Результат зависит от трёх настроек: даты, отбора и группировок. Ошибётесь с датой — получите остаток на начало месяца вместо текущего. Забудете отбор по складу — увидите сумму по всем складам организации.
Где искать отчёт по остаткам в разных конфигурациях
Бухгалтерия и торговые программы считают остатки по-разному. В БП 3.0 склад — это субконто на счетах учёта запасов, поэтому остаток берут из бухгалтерских отчётов. В УТ 11 и ERP есть отдельный оперативный складской учёт со своими отчётами.
| Конфигурация | Где открыть | Что показывает |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету | Количество и сумму по счёту 41, 10 или 43 в разрезе складов и номенклатуры |
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто | Остатки с первичной группировкой по складу, удобно для одного склада |
| Управление торговлей 11 | Склад и доставка → Отчеты по складу → «Ведомость по товарам на складах» | Начальный остаток, приход, расход и конечный остаток в штуках |
| Управление торговлей 11 | Тот же раздел → «Остатки и доступность товаров» | Сколько есть, сколько зарезервировано и сколько можно продать |
| 1С:ERP 2 | Склад и доставка → Отчеты по складу | Те же отчёты, что в УТ 11: складская подсистема у них общая |
Если не помните, где лежит отчёт, нажмите на значок поиска в верхней панели окна 1С и наберите «остатки». Поиск по интерфейсу покажет все отчёты и команды с этим словом, на которые у вас есть права.
Перед первым формированием в БП 3.0 проверьте, ведётся ли учёт по складам. Настройка находится в Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов, пункт про учёт запасов. Если там не отмечен учёт по складам (местам хранения), субконто «Склады» на счёте 41 не будет, и отчёт покажет только общий остаток по организации.
Как сформировать остатки товаров на складе по шагам
Бухгалтерия 3.0: оборотно-сальдовая ведомость по счёту
- Откройте
Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. - Укажите период. Конечное сальдо — это остаток на последний день периода. Нужен остаток на 30 сентября — ставьте период с 1 по 30 сентября.
- Выберите организацию и счёт: 41 для товаров, 10 для материалов, 43 для готовой продукции.
- Нажмите
Показать настройки. - На вкладке «Группировка» добавьте субконто «Склады», затем «Номенклатура». Порядок важен: первой строкой идёт верхний уровень отчёта.
- На вкладке «Показатели» отметьте количество вместе с бухгалтерским учётом.
- Нажмите
Сформировать.
Получится таблица: склад, под ним список товаров, по каждой строке — количество и сумма на начало, обороты и остаток на конец. Если склад один, группировку по складам можно не добавлять.
Нужен только остаток без оборотов — смотрите колонки конечного сальдо. Для инвентаризационной описи удобнее «Анализ субконто»: в нём меньше лишних колонок.
Управление торговлей 11 и ERP: ведомость по товарам на складах
- Перейдите в
Склад и доставка → Отчеты по складу. - Откройте «Ведомость по товарам на складах».
- Задайте период. Для остатка на конкретную дату ставьте ту же дату в обе границы.
- В поле отбора по складу выберите нужный склад. Пустое поле — значит, отчёт покажет все склады.
- Нажмите
Сформировать.
Колонка «Конечный остаток» — это и есть остаток товара на складе на конец указанной даты. Отчёт в штуках и других единицах хранения. Суммы в этом отчёте нет: оперативный складской учёт в УТ 11 ведётся в количестве, а стоимость считается отдельно, при закрытии месяца.
Отчёт «Остатки и доступность товаров» отвечает на другой вопрос — сколько можно отгрузить прямо сейчас. Он вычитает из остатка резервы под заказы клиентов и показывает ожидаемые поступления. Для продаж это полезнее, чем ведомость.
Настройка группировок и детализация остатков
Отчёты 1С построены на системе компоновки данных, поэтому настраиваются одинаково. Откройте настройки кнопкой Настройки в командной панели отчёта и переключитесь в расширенный режим, если доступен только простой.
Что чаще всего настраивают:
- 📦 Группировки. Склад → Номенклатура — классика. Для анализа ассортимента переставьте: Номенклатура → Склад, тогда видно, на каких складах лежит конкретный товар.
- 🗂 Иерархия номенклатуры. Включите вывод групп справочника, чтобы увидеть итог по папке «Бытовая химия», а не 300 отдельных позиций.
- 🔍 Отборы. Номенклатура «В группе» — остатки одной товарной группы. Конечный остаток «Больше» 0 — убрать нулевые строки. Конечный остаток «Меньше» 0 — найти отрицательные остатки.
- 🏷 Характеристики и серии (УТ 11, ERP). Если товар учитывается по размерам или цветам, добавьте характеристику в группировку, иначе футболки M и XL сольются в одну строку.
- 📅 Детализация по периодам. Группировка по дням или месяцам показывает, как менялся остаток, — полезно при поиске момента, когда ушёл «минус».
Как сохранить настройку, чтобы не собирать её заново
Настроили отчёт под ежедневную проверку — сохраните его как вариант. В командной панели отчёта найдите команду сохранения варианта отчёта (обычно в меню Ещё), задайте имя, например «Остатки основной склад без нулей». В следующий раз выберите этот вариант из списка, и все отборы подтянутся сами.
Второй путь — добавить отчёт в избранное звёздочкой в заголовке окна. Он появится в панели избранного, и открывать его можно в один клик.
Выгрузка остатков в Excel и другие форматы
Сформированный отчёт — это табличный документ, его сохраняют в файл без дополнительных обработок.
- Сформируйте отчёт с нужными настройками.
- Нажмите значок дискеты в командной панели или выберите
Ещё → Сохранить как. - В поле типа файла выберите формат.
- Укажите папку и имя файла, нажмите
Сохранить.
| Формат | Когда выбирать |
|---|---|
Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx) | Дальнейшая обработка: сводные таблицы, сравнение с данными склада |
Документ PDF (.pdf) | Отправить руководителю или контрагенту, чтобы цифры не правили |
Табличный документ (.mxl) | Открыть потом в 1С без потери оформления |
Электронная таблица ODF (.ods) | Работа в LibreOffice |
Веб-страница (.html) | Вставить в письмо или выложить во внутренний портал |
При выгрузке в Excel группировки с отступами превращаются в обычные строки. Для сводной таблицы удобнее заранее отключить промежуточные итоги и вывести склад и номенклатуру в отдельные колонки, а не иерархией.
Нужна только часть таблицы — выделите область мышью, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel. Формат чисел обычно сохраняется. Для печати есть кнопка с принтером и предварительный просмотр, где можно выбрать альбомную ориентацию для широких отчётов.
Другие способы узнать остаток товара
Формировать отчёт не всегда обязательно. Иногда остаток нужен на ходу, по одной позиции.
- 🛒 Подбор товаров в документе. В реализации, перемещении или заказе откройте подбор: в форме подбора виден остаток по выбранному складу. Быстро, если надо понять, хватит ли товара на отгрузку.
- 📇 Карточка номенклатуры. В УТ 11 и ERP из карточки товара можно открыть связанные отчёты по остаткам, отбор по этому товару подставится автоматически.
- 📋 Документ инвентаризации. В БП 3.0 документ «Инвентаризация товаров» заполняется по учётным остаткам выбранного склада. Удобно, когда нужен список с количеством для пересчёта, а проводить документ вы пока не собираетесь.
- 📊 Анализ субконто (БП 3.0) — для одного склада или одного товара, когда ОСВ кажется громоздкой.
- 🧾 Отчёт о движении товара. Если остаток вызывает вопросы, откройте отчёт по движениям за период: видно, какой документ сколько добавил или списал.
Для регулярного обмена остатками с сайтом или маркетплейсом отчёты не подходят. Там используют обмен данными или выгрузку прайса с остатками — это настраивают один раз, а не формируют руками.
Автоматическая рассылка и контроль минимального остатка
В типовых конфигурациях на БСП есть рассылка отчётов. Она отправляет готовый отчёт по расписанию на почту, например каждое утро в 8:00 — остатки основного склада руководителю.
Что нужно для рассылки:
- Настроенная учётная запись электронной почты в разделе
Администрирование. - Сохранённый вариант отчёта с нужными отборами.
- Новая рассылка: отчёт, получатели, формат вложения (
.xlsxили.pdf) и расписание. - В файловой базе — запущенный сеанс 1С или настроенный запуск регламентных заданий. В клиент-серверной базе задания выполняет сервер.
В файловой базе регламентные задания работают только пока открыт хотя бы один сеанс 1С. Закрыли программу на ночь — утренней рассылки не будет.
Сигнал, что товар заканчивается
В УТ 11 и ERP контроль минимального остатка встроен в механизм обеспечения. Для номенклатуры задают параметры обеспечения по складу: точку заказа и страховой запас. Когда остаток опускается ниже порога, позиции попадают в формирование заказов поставщикам в разделе Закупки. Отдельного «звонка» программа не даёт, но закупщик видит дефицит в одном списке.
В БП 3.0 такого механизма нет. Выход — вариант ОСВ или анализа субконто с отбором «конечное количество меньше N» и ежедневная рассылка этого варианта. Пустой отчёт означает, что дефицита нет.
Уведомления в мессенджеры и SMS типовые конфигурации из коробки не отправляют. Это делается доработкой или сторонним расширением.
Остатки склада с телефона и планшета
Отдельного мобильного приложения «Остатки» у типовых БП и УТ нет. Зато к опубликованной базе можно подключиться двумя способами.
- 🌐 Браузер. База публикуется на веб-сервере (Apache или IIS), после чего открывается по ссылке в любом браузере, в том числе на телефоне. Интерфейс тот же, отчёты те же.
- 📱 Мобильный клиент 1С. Бесплатное приложение «1С:Предприятие» для Android и iOS подключается к той же публикации. Работает удобнее браузера: адаптированные формы, сохранённые варианты отчётов.
Если база в облаке 1С:Фреш или у партнёра по модели SaaS, публиковать ничего не нужно: достаточно зайти по ссылке сервиса.
На маленьком экране широкая ОСВ неудобна. Заведите для телефона отдельный вариант отчёта: одна группировка, одна колонка конечного остатка, отбор по складу.
Для сборки и пересчёта на складе вместо телефона используют терминалы сбора данных (ТСД). Они работают через подключаемое оборудование или мобильные решения для склада, и это отдельная настройка.
Почему остатки в отчёте не совпадают с реальностью
Не исправляйте остатки ручной операцией или корректировкой без поиска причины. Минус почти всегда указывает на ошибку в порядке документов, и ручная проводка спрячет её до следующей инвентаризации.