Список приходных накладных за период: три способа получить его в 1С 8.3

Чтобы сформировать реестр документов поступления в 1С: Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), задайте период и отбор по контрагенту, затем нажмите Печать → Реестр документов или Ещё → Вывести список. Через минуту у вас таблица с датами, номерами, поставщиками и суммами, которую можно распечатать или сохранить в Excel.

Если нужны группировки по поставщикам, итоги по складам или строки товаров, берите не список, а универсальный отчёт. Он строится по тем же документам, но настраивается гибче и умеет приходить на почту по расписанию.

Реестр поступлений: что в него входит и кому он нужен

Реестр — это перечень приходных документов за период в виде таблицы. Одна строка — один документ. Обычно в нём есть:

• 📅 дата и номер документа в 1С;
• 🧾 номер и дата входящего документа поставщика;
• 🏢 контрагент и договор;
• 💰 сумма документа и сумма НДС;
• 🏬 склад (если товары) и организация;
• ✅ признак проведения.

Кому и зачем он нужен на практике:

От того, кто будет читать реестр, зависит способ формирования. Опись для архива проще сделать из списка. Аналитику по поставщикам — отчётом.

Где найти приходные документы и стандартный отчёт по ним

Отдельного отчёта с названием «Реестр поступлений» в типовых конфигурациях нет. Реестр собирают из журнала документов или строят отчётом. Вот где лежат документы:

В Бухгалтерии в один журнал попадают и товары, и услуги, и смешанные документы: вид операции видно в отдельной колонке. Возвраты поставщику, корректировки поступления и авансовые отчёты в этот журнал не входят. Если реестр должен включать всё, что увеличило долг перед поставщиками, это задача для отчёта, а не для списка.

Готовые отчёты, которые часто заменяют реестр:

• 📊 Отчёты → Универсальный отчёт — строится прямо по документу «Поступление (акты, накладные, УПД)», с любыми колонками;
• 📒 карточка и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — показывают поступления как обороты по кредиту, с разбивкой по контрагентам;
• 📗 книга покупок — реестр счетов-фактур, по которым заявлен вычет НДС.

Как в 1С сформировать реестр документов поступления: пошагово

Порядок описан для 1С: Бухгалтерии 3.0. В УТ 11 и ERP шаги те же, отличается только раздел меню (см. таблицу выше).

Шаг 1. Откройте журнал и задайте период

1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Ещё → Установить период и выберите, например, «Прошлый месяц» или задайте даты вручную.
3. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в поле отбора «Организация» над списком.

Без периода список показывает документы за всё время. Реестр на тысячи строк для проверки за месяц никому не нужен.

Шаг 2. Отберите нужные документы

Типичные отборы:

• по поставщику — поле «Контрагент» над списком;
• по складу, договору или ответственному — Ещё → Расширенный поиск (или Ctrl+F при выделенной колонке);
• только проведённые — тот же расширенный поиск по колонке проведения или отбор по пометке удаления.

Отбор, наложенный на список, автоматически применяется к печатной форме и к выводу списка. Это главный приём: сначала добиваетесь, чтобы на экране было ровно то, что нужно в реестре, и только потом печатаете.

Шаг 3. Распечатайте реестр

Вариант А — печатная форма реестра:

1. Не выделяя строк, нажмите Печать → Реестр документов.
2. Программа сформирует табличный документ по всем строкам, которые видны в списке с учётом отбора.
3. Проверьте итог внизу и напечатайте или сохраните файл.

Вариант Б — «Вывести список » (есть в любой конфигурации, это команда платформы):

1. Нажмите Ещё → Вывести список.
2. В окне отметьте колонки, которые нужны в реестре, и снимите лишние.
3. Выберите, выводить все строки или только выделенные.
4. Нажмите «ОК» — откроется табличный документ.

Шаг 4. Проверьте итоги

Сумма реестра должна сходиться с оборотом по кредиту счёта 60 за тот же период по тем же поставщикам — за вычетом поступлений, которые в журнал не попадают (возвраты, корректировки). Расхождение почти всегда объясняется отбором: см. раздел про ошибки ниже.

Другие способы получить реестр поступлений

Список закрывает две трети задач. Остальное удобнее делать отчётами.

Универсальный отчёт по документу поступления

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В поле типа объекта выберите «Документ», в поле объекта — «Поступление (акты, накладные, УПД)».
3. В поле источника данных выберите основные данные документа, если нужен реестр по шапке, или табличную часть «Товары» / «Услуги», если нужен реестр по строкам.
4. Задайте период и нажмите «Сформировать».

По табличной части получается реестр с номенклатурой: каждая строка товара — отдельная строка отчёта. Удобно, когда закупщик спрашивает, сколько и по какой цене брали конкретную позицию у разных поставщиков.

Реестр как обороты по счёту 60

Если важны не документы, а суммы, откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 60 и включите детализацию по контрагентам. Кредитовый оборот — это сумма поступлений за период. Карточка счёта 60 по конкретному поставщику даёт уже построчный список документов с суммами.

Как выгрузить реестр поступлений в Excel без потери данных

Любой из способов выше даёт табличный документ 1С. Сохранить его в Excel:

1. В открытом табличном документе нажмите Ctrl+S или кнопку с дискетой.
2. В поле типа файла выберите «Лист Excel (*.xlsx)».
3. Укажите имя файла и папку, нажмите «Сохранить».

Что может «потеряться» и как этого избежать:

• 🔢 Суммы как текст. Иногда числа в Excel не суммируются. Чаще всего так бывает с печатными формами, где сумма собрана в одну ячейку со словами. Для дальнейшей обработки выгружайте «Вывести список» или отчёт — там суммы лежат в отдельных колонках.
• 🧱 Объединённые ячейки. Шапка печатной формы реестра состоит из объединённых ячеек, и фильтр Excel по ней работает плохо. Если файл нужен для сортировки и сводных таблиц, берите «Вывести список».
• ✂️ Обрезанные строки. «Вывести список» с режимом «только выделенные» выгрузит только выделенное. Проверьте режим, если строк в файле меньше, чем в журнале.
• 📁 Старый формат. Формат *.xls годится для старых версий Excel, но ограничен по числу строк. Для больших реестров — только *.xlsx.

Группировки, сортировка и дополнительные колонки в реестре

Тонкая настройка доступна в универсальном отчёте. Откройте Настройки и переключите вид на «Расширенный» — появятся вкладки отборов, полей, сортировок и структуры.

Группировка по поставщикам

1. На вкладке структуры добавьте группировку «Контрагент».
2. Внутрь неё добавьте детальные записи, чтобы под каждым поставщиком шли его документы.
3. В полях оставьте дату, номер, номер входящего документа, сумму и НДС.

Получается реестр с подытогами: сколько документов и на какую сумму пришло от каждого поставщика.

Сортировка

На вкладке сортировок добавьте «Дата» по возрастанию — реестр пойдёт в хронологическом порядке, как подшивается первичка. Для описи по поставщикам сначала сортируйте по контрагенту, потом по дате.

Дополнительные поля

Через вкладку полей можно добавить реквизиты, которых нет в колонках журнала:

• договор и его вид;
• склад;
• комментарий документа (часто там пишут номер заявки);
• ответственного — кто вводил документ;
• реквизиты связанного счёта-фактуры полученного.

Поля через точку раскрываются: у контрагента можно вывести ИНН, у договора — дату и номер. Так за пару минут собирается реестр для аудитора с ИНН поставщиков, без ручного дописывания.

После настройки сохраните вариант отчёта: Ещё → Сохранить вариант отчёта, задайте понятное имя, например «Реестр поступлений по поставщикам». В следующий раз выберите вариант из списка и сразу нажмите «Сформировать».

Реестр поступлений по расписанию

Если реестр нужен каждую неделю или каждый месяц, его можно не формировать руками, а получать на почту. Для этого служит механизм рассылки отчётов.

1. Включите рассылки: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → флажок «Рассылки отчётов».
2. Убедитесь, что в программе настроена учётная запись электронной почты для отправки.
3. Откройте сохранённый вариант универсального отчёта и создайте по нему рассылку из формы отчёта (команда находится в меню «Ещё»).
4. В рассылке укажите получателей, формат вложения (xlsx или pdf) и расписание — например, каждый понедельник в 8:00.
5. Задайте период отчёта относительным: «Прошлая неделя» или «Прошлый месяц». Фиксированные даты отправят один и тот же реестр каждый раз.

Почему реестр не совпадает с ожиданиями

Реестр бывает пустым, неполным или с «лишней» суммой. Причины почти всегда одни и те же.

Ещё одна частая путаница — дата. В журнале 1С стоит дата документа в программе, а у поставщика своя дата накладной. Для описи первички добавляйте колонку с номером и датой входящего документа, иначе архивариус не найдёт бумагу по реестру.

Частые вопросы