Собираем реестр договоров и госконтрактов из базы 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет готового отчёта с названием «Реестр контрактов». Его собирают из справочника договоров: открыть Справочники → Покупки и продажи → Договоры и вывести список через Ещё → Вывести список, а для гибкой настройки — построить Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет по справочнику «Договоры». Суммы исполнения добавляет оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60 и 62 с разбивкой по договорам.

Обычно реестр нужен к проверке, к сверке с ЕИС по 44-ФЗ и 223-ФЗ или просто для руководителя. Ниже — как сформировать его в 1С 8.3 так, чтобы в нём были номер, дата, контрагент, закон, сумма контракта и фактическое исполнение.

Что подготовить в базе до формирования реестра

Реестр покажет ровно то, что заведено в карточках договоров. Если договоры вводили «на лету» из документов, половина полей будет пустой. Поэтому сначала — порядок в справочнике.

Минимум полей в карточке договора

Проверьте у каждого действующего контракта:

• 📄 Номер и дата — без них реестр бесполезен для сверки с ЕИС;
• 🏢 Организация — в базе с несколькими юрлицами без неё отбор не сработает;
• 🤝 Контрагент — владелец договора, заполняется всегда;
• 🔖 Вид договора — «С поставщиком», «С покупателем» и другие. По нему потом делят реестр на закупки и продажи;
• 💱 Валюта расчётов — важна, если есть валютные контракты.

Чего в карточке нет и как это добавить

Сумма контракта, ИКЗ (идентификационный код закупки), закон (44-ФЗ, 223-ФЗ или вне закупок) и способ закупки — этих полей в типовой карточке договора БП 3.0 нет. Без них реестр контрактов неполный.

Решение — дополнительные реквизиты, механизм есть в типовой конфигурации и не требует доработки:

1. Включите флажок: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. По ссылке «Дополнительные реквизиты» выберите набор для справочника «Договоры».
3. Создайте реквизиты:
   • «Закон закупки» — тип «Дополнительное значение», значения: 44-ФЗ, 223-ФЗ, Вне закупок;
   • «ИКЗ» — тип «Строка», длина 36 (код закупки по 44-ФЗ состоит из 36 знаков);
   • «Сумма контракта» — тип «Число», 15 знаков, 2 после запятой;
   • «Дата окончания исполнения» — тип «Дата».
4. Откройте карточки контрактов и заполните новые поля. На форме они появятся отдельной группой.

Статусы и устаревшие договоры

В БП 3.0 у договора нет поля «Статус». Закрытые контракты отделяют двумя способами:

• по дополнительному реквизиту «Дата окончания исполнения»;
• пометкой на удаление — но только если по договору нет движений и он точно не понадобится.

В конфигурациях на базе УТ 11 (КА, ERP) у договора есть собственный статус: «Не согласован», «Действует», «Закрыт». Там отбор по статусу — первый шаг перед формированием реестра.

Быстрый способ: реестр контрактов из списка договоров

Если нужна просто таблица «номер — дата — контрагент — сумма» на сегодня, хватит списка справочника. Это занимает пару минут.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Договоры.
2. Установите отбор по организации в шапке списка, если их несколько.
3. Сузьте список: кликните правой кнопкой по нужному значению в колонке (например, «С поставщиком») и выберите отбор по нему. Так же можно отобрать по дополнительному реквизиту «Закон закупки».
4. Нажмите Ещё → Вывести список.
5. В открывшемся окне отметьте нужные колонки — доступны и дополнительные реквизиты.
6. Нажмите «ОК». 1С сформирует табличный документ с текущим отбором.

Полученную таблицу сразу можно распечатать или сохранить в Excel — об этом ниже.

У способа есть предел. Здесь нет группировок, итогов и сохранённых вариантов. Для реестра, который вы формируете каждый месяц, лучше один раз настроить отчёт.

Как сформировать реестр контрактов в 1С 8.3 через Универсальный отчёт

Универсальный отчёт строит выборку по любому справочнику, документу или регистру. Он есть в БП 3.0 и в других типовых конфигурациях на интерфейсе «Такси».

Выбор источника данных

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет.
2. В шапке отчёта выберите вид объекта «Справочник».
3. В поле объекта укажите «Договоры».
4. Нажмите «Сформировать». Появится плоский список всех договоров базы со стандартным набором колонок.

Это заготовка. Дальше её превращают в реестр.

Когда брать не справочник, а регистр бухгалтерии

Справочник отвечает на вопрос «какие контракты заключены». Если нужен ответ «сколько по ним оплачено и поставлено», источником должен быть регистр бухгалтерии . Для этой задачи проще стандартная ОСВ по счёту (раздел ниже), чем ручная настройка Универсального отчёта по регистру.

Настройка отборов, колонок и группировок реестра

Нажмите кнопку «Настройки» в отчёте и переключитесь на расширенный вид. Там четыре вкладки, которые нужны для реестра.

Отборы

Добавьте условия:

Отборы с флажком «быстрый» выводятся в шапку отчёта. Удобно для дат и организации: их меняют каждый раз, не открывая настройки.

Колонки

На вкладке полей оставьте то, что пойдёт в реестр, в нужном порядке:

1. Номер.
2. Дата.
3. Контрагент (владелец).
4. ИНН контрагента — раскройте поле владельца по плюсику и выберите ИНН.
5. ИКЗ.
6. Сумма контракта.
7. Дата окончания исполнения.

Лишние стандартные колонки (валюта, тип цен, служебные флажки) снимите. Реестр в 7–8 колонок читается легко и помещается на альбомный лист.

Группировки и сортировка

Типовые варианты:

• 📂 по закону закупки — сначала все контракты 44-ФЗ, затем 223-ФЗ, с итогом суммы по каждой группе;
• 🤝 по контрагенту — когда с одним поставщиком несколько контрактов;
• 📅 без группировок, сортировка по дате — классический хронологический реестр.

Для итогов по «Сумме контракта» на вкладке ресурсов (или полей) отметьте её как суммируемую. Тогда в каждой группе и внизу появится общая сумма.

Сохранение варианта

Настроенный отчёт сохраните через меню «Ещё» как отдельный вариант, например «Реестр контрактов 44-ФЗ». В следующий раз выберите вариант и нажмите «Сформировать» — без повторной настройки.

Суммы оплат и поставок по контрактам

Реестр с одной суммой контракта показывает план. Для отчёта руководителю или сверки с ЕИС нужен ещё факт: сколько принято и оплачено.

ОСВ по счёту с разбивкой по договорам

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период — с даты заключения самого раннего контракта по текущую дату.
3. Выберите счёт 60 (поставщики) или 62 (покупатели).
4. В настройках на вкладке группировки оставьте «Контрагенты» и «Договоры».
5. Сформируйте отчёт.

Что читать в результате по счёту 60:

Пример. Контракт на 1 200 000 руб. За период принято работ на 800 000 руб., оплачено 600 000 руб. В ОСВ: кредитовый оборот 800 000, дебетовый 600 000, кредитовое сальдо 200 000 — долг. Остаток к исполнению по контракту: 1 200 000 − 800 000 = 400 000 руб.

Как свести план и факт в одну таблицу

Напрямую соединить доп. реквизит «Сумма контракта» и обороты счёта типовыми средствами сложно. Рабочий приём:

1. Сохраните реестр из Универсального отчёта в Excel.
2. Сохраните ОСВ по счёту 60 с группировкой по договорам в Excel.
3. В книге с реестром подтяните обороты по номеру договора функцией ВПР (или ПРОСМОТРX).
4. Добавьте колонку «Остаток к исполнению» = сумма контракта − кредитовый оборот.

Печать реестра и выгрузка в Excel

Печать

Табличный документ из отчёта или из «Вывести список» печатают кнопкой печати на командной панели или клавишами Ctrl+P. Перед печатью:

• выберите альбомную ориентацию в параметрах страницы, если колонок больше шести;
• включите повтор шапки таблицы на каждом листе — это есть в параметрах страницы;
• проверьте предварительный просмотр: длинные наименования контрагентов часто рвут строки.

Для подписи реестра добавьте внизу строки «Составил» и «Проверил» прямо в табличном документе — он редактируется перед печатью. В саму базу эти правки не попадут.

Выгрузка в Excel

1. В отчёте нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) или Ещё → Сохранить как.
2. Выберите тип файла «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx).
3. Укажите папку и имя файла.

Из 1С уходит готовая таблица с форматированием и итогами. Группировки отчёта в Excel превращаются в строки с отступами, поэтому для дальнейшей обработки (фильтры, ВПР) лучше выгружать вариант без группировок.

Связь с ЕИС по 44-ФЗ и 223-ФЗ

1С:Бухгалтерия не отправляет сведения в реестр контрактов ЕИС. По 44-ФЗ эти сведения заказчик размещает в ЕИС сам, в установленные законом сроки. По 223-ФЗ — информацию о договорах в реестр договоров. Это делают в личном кабинете ЕИС или в специализированных программах для закупок.

Реестр из 1С здесь служит для сверки: совпадают ли номера, даты и суммы контрактов в учёте и в ЕИС, нет ли контракта, который проведён в бухгалтерии, но не размещён.

Почему реестр формируется неверно и как исправить

Одна неочевидная деталь про права. Пользователь с ролью только на просмотр документов может не видеть Универсальный отчёт или дополнительные реквизиты. Если у бухгалтера список пустой, а у администратора полный, дело в профиле групп доступа, а не в данных.

Частые вопросы