Реестр накладных в 1С: от списка реализаций до выгрузки в Excel

Реестр накладных собирается за минуту из того же списка, где лежат сами документы реализации. В 1С:Бухгалтерии откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), поставьте период и контрагента, затем выведите список кнопкой Печать или командой Ещё → Вывести список. В 1С:Управление торговлей то же самое делают из Продажи → Документы продажи (все).

Реестр нужен для трёх задач: сверка отгрузок с покупателем, подготовка папки первички к архиву и контроль, что все накладные проведены и не задвоены. Способ зависит от того, что должно быть на выходе — готовая печатная форма с подписью или гибкая таблица с нужными колонками для Excel. Ниже — оба варианта и настройка отборов под каждый из них.

Что проверить до формирования реестра

Реестр покажет ровно то, что есть в базе. Если часть накладных не проведена или висит дубль, они либо не попадут в список, либо исказят итог. Поэтому сначала — короткая проверка данных.

• 📅 Период закрыт корректно. Убедитесь, что все отгрузки нужного месяца внесены, а дата реестра охватывает их полностью.
• ✔️ Документы проведены. Непроведённые реализации в списке помечены серым значком без галочки. Их либо проводят, либо осознанно исключают из реестра.
• 🏢 Выбрана правильная организация. Если в базе несколько юрлиц, без отбора по организации реестр смешает отгрузки разных компаний.
• 🔁 Нет дублей. Два документа с одной датой, суммой и контрагентом — повод проверить, не задвоена ли отгрузка.

Способ 1. Реестр из списка реализаций в 1С:Бухгалтерии

Самый быстрый путь — встроенная печатная форма реестра прямо из журнала продаж.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Задайте период в поле над списком — кнопкой выбора периода или вручную двумя датами.
3. Нажмите Печать в командной панели списка.
4. Выберите в меню печати пункт с реестром документов реализации.
5. 1С построит табличный документ: номер, дата, контрагент, договор, сумма и итог по подбору.

Печатную форму можно сразу отправить на принтер кнопкой Печать в самом табличном документе или сохранить в файл кнопкой сохранения (💾) — доступны форматы Excel, PDF и других типов.

Этот способ удобен, когда нужен типовой реестр «как есть»: с фиксированным набором колонок и подписью под архив. Для произвольного набора полей переходите к способу с выводом списка или универсальным отчётом — они ниже.

Способ 2. Реестр накладных в 1С:Управление торговлей

В УТ 11 документы отгрузки собраны в отдельном списке, и логика та же.

1. Откройте Продажи → Документы продажи (все). Здесь видны реализации, акты и отгрузки без заказа.
2. Если нужны только накладные на товар, отфильтруйте список по виду операции — через настройку отбора (см. раздел об отборах ниже).
3. Поставьте период и, при необходимости, партнёра либо соглашение.
4. Постройте реестр одним из двух путей: кнопкой Печать, если в вашей сборке УТ есть печатная форма реестра, либо командой Ещё → Вывести список.

Команда Вывести список работает в любой версии платформы и не зависит от конфигурации — это самый надёжный вариант, если готовой печатной формы реестра под рукой нет. Она выгружает ровно те колонки, что видны в списке, в табличный документ, который дальше уходит в Excel.

Как отобрать нужные накладные: контрагент, период, договор

Чаще реестр нужен не по всем отгрузкам, а под конкретную задачу: сверка с одним покупателем, выборка по договору или по менеджеру. Для этого в списке есть гибкие отборы.

Быстрый отбор — через поле поиска и быстрые фильтры над списком: выбрали контрагента, список сразу сузился. Этого хватает для разовой сверки с одним покупателем.

Сложный отбор — через настройку списка. Откройте Ещё → Настроить список (в 1С:Бухгалтерии) или настройку формы в УТ. В открывшемся окне есть вкладки:

• Отбор — условия по любому реквизиту: контрагент из списка, договор, сумма больше заданной, конкретный склад.
• Сортировка — порядок строк: по дате, по номеру, по сумме.
• Группировка — свёртка строк, например по контрагентам с подытогами.
• Условное оформление — подсветка нужных строк цветом (например, крупные отгрузки).

Такая настройка держится до её сброса, поэтому список остаётся отобранным и после вывода реестра. Когда закончите, снимите отбор, иначе коллега увидит урезанный журнал и решит, что часть документов пропала.

Реестр с произвольными колонками через универсальный отчёт

Когда стандартной печатной формы мало — нужны, скажем, сумма НДС отдельной колонкой, номер счёта-фактуры или группировка по месяцам — соберите реестр универсальным отчётом.

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В шапке выберите тип данных — документ, затем вид документа «Реализация товаров и услуг» и таблицу основных данных или движений.
3. Нажмите Настройки и перейдите к расширенным настройкам.
4. На вкладке отборов задайте период, организацию, контрагента.
5. На вкладках полей и группировок выберите колонки реестра и порядок строк.
6. Сформируйте отчёт кнопкой Сформировать.

Главный плюс — настройку можно сохранить (Ещё → Сохранить настройки) и строить такой реестр каждый месяц в один клик, не собирая его заново.

Выгрузка реестра в Excel и печать

Любой из трёх результатов — печатная форма, выведенный список или универсальный отчёт — это табличный документ 1С. С ним дальше работают одинаково.

Выгрузка в Excel удобнее для сверки: там можно отсортировать по сумме, посчитать итог формулой и сравнить с данными покупателя построчно. Печатная форма и PDF — для архива и для подписи.

Реестр накладных, УПД и акт сверки: что когда применять

Под словом «реестр» бухгалтер и менеджер нередко понимают разное. Чтобы не собрать не тот документ, держите в голове три разные сущности.

• 📄 Реестр накладных — перечень отгрузочных документов за период: номер, дата, контрагент, сумма. Отвечает на вопрос «какие накладные мы выставили».
• 🧾 Реестр счетов-фактур и УПД. С 2013 года один документ реализации в 1С может печататься как накладная, счёт-фактура или УПД сразу. Если нужен перечень именно счетов-фактур, в универсальном отчёте добавляют колонку с номером и датой счёта-фактуры — и получают реестр под книгу продаж .
• 🤝 Акт сверки взаиморасчётов (Продажи → Акты сверки расчётов) — это не перечень накладных, а обороты и сальдо по контрагенту. Его подписывают с покупателем, когда спорят о сумме долга, а не о составе отгрузок.

Практический выбор простой. Нужно показать покупателю список отгрузок — реестр накладных. Нужно закрыть НДС и свериться с книгой продаж — реестр счетов-фактур. Спор о сумме задолженности — акт сверки. Один документ другой не заменяет.

Автоматизация: шаблон реестра на каждый месяц

Если реестр собирают регулярно — например, закрывают им каждый месяц перед сверкой — ручную настройку стоит сохранить один раз.

• 💾 Сохранённые настройки универсального отчёта. Один раз задали колонки и группировки, сохранили под понятным именем — дальше выбираете шаблон и жмёте «Сформировать».
• 🗂️ Сохранённые отборы списка. В настройке списка свои варианты отбора тоже сохраняются и выбираются из списка вариантов.
• 📤 Регулярная выгрузка. Если реестр нужен во внешнюю систему в одном формате, разовую выгрузку в Excel проще автоматизировать обработкой, чем собирать руками каждый раз.

Для типовых задач трёх встроенных способов — печать реестра, вывод списка и универсальный отчёт — хватает без доработок. Дорабатывать конфигурацию под свою печатную форму реестра есть смысл, только если нужен фирменный бланк с конкретным расположением полей и подписей, которого нет в типовой поставке.

На что смотреть, чтобы реестр сошёлся

Сам по себе реестр собирается просто, но итоговая сумма часто не бьётся с ожиданием. Причины почти всегда в нескольких типовых местах.

Реестр по дате документа, а не по дате операции. Список реализаций отбирается по дате самого документа. Если отгрузка оформлена последним днём месяца, а проведена в базе на следующий день, по дате документа она в тот месяц попадёт, а по дате ввода — нет. Опирайтесь на дату документа и не путайте её с датой создания записи.

Сумма с НДС или без. Типовая печатная форма реестра показывает сумму документа целиком, то есть с НДС. Если сверка идёт по выручке без налога, разницу даст именно НДС. Для реестра «без НДС» берите универсальный отчёт и выводите сумму и налог отдельными колонками.

Сортировка по номеру рвёт хронологию. Номера документов часто идут с префиксом подразделения или года. При сортировке по номеру как по строке порядок получается не хронологическим. Для реестра под архив сортируйте по дате, а не по номеру.

В реестр попали непроведённые документы. Если выводите список командой Вывести список, в выгрузку уходят все видимые строки, включая непроведённые черновики. Перед выводом отфильтруйте список по статусу проведения или удалите лишние строки уже в Excel.