Зарплатный реестр в 1С: от лицевых счетов до файла для банка

Реестр для банка в 1С формируется из документа «Ведомость в банк»: в ЗУП 3.1 это Выплаты → Ведомости в банк, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Ведомости в банк. Ведомость заполняется по зарплатному проекту, а затем выгружается файлом (XML по стандарту обмена с банками) или уходит в банк через ДиректБанк.

Чтобы сформировать реестр без сюрпризов, заранее нужны три вещи: настроенный зарплатный проект, открытые лицевые счета сотрудников и рассчитанная зарплата или аванс. Если чего-то нет, ведомость либо окажется пустой, либо банк вернёт файл с отказом.

Подготовка: что настроить до формирования реестра

Реестр — это не отдельный отчёт, а результат цепочки настроек. Начинайте с проверки снизу вверх.

Включите зарплатные проекты

По умолчанию программа может работать только с ведомостями в кассу и на счета без проекта. Включите использование зарплатных проектов в настройках расчёта зарплаты:

• 📌 ЗУП 3.1: Настройка → Расчет зарплаты — флажок использования зарплатных проектов;
• 📌 БП 3.0: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел про выплату зарплаты.

После этого в программе появляется справочник «Зарплатные проекты» и рабочее место обмена с банками.

Заполните карточку зарплатного проекта

Карточку заполняют по договору с банком. Ключевые поля:

Проверьте лицевые счета сотрудников

Каждому сотруднику, который получает деньги на карту, нужен лицевой счёт в рамках зарплатного проекта. Варианты:

1. Счета уже открыты. Внесите их документом ввода лицевых счетов или загрузите из файла банка.
2. Счета открывает банк. Сформируйте заявку на открытие лицевых счетов, выгрузите её файлом, отправьте в банк. Ответ банка загрузите обратно — номера счетов подтянутся автоматически.
3. Сотрудник ушёл в другой банк. По статье 136 ТК РФ работник вправе сменить банк, письменно предупредив работодателя не позднее чем за 5 рабочих дней до выплаты. В этом случае закройте его лицевой счёт в проекте и переведите на выплату на личный счёт.

Все операции со счетами удобно вести в рабочем месте обмена: в ЗУП 3.1 оно в разделе Выплаты, в БП 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

Убедитесь, что зарплата начислена

Реестр берёт суммы «к выплате» из учёта. Перед формированием проверьте:

• ✅ проведены начисление зарплаты (или аванса) за нужный месяц;
• ✅ проведены удержания, в том числе по исполнительным листам;
• ✅ НДФЛ рассчитан — сумма к выплате в ведомости идёт уже за его вычетом;
• ✅ у сотрудника в карточке указан способ выплаты через нужный зарплатный проект.

Какой реестр нужен и как выбрать формат

Под словом «реестр» бухгалтеры имеют в виду разные документы. От вида зависит, что создавать в 1С.

Формат файла и способ передачи

1С выгружает реестр в XML по стандарту обмена с банками по зарплатным проектам. Большинство крупных банков этот формат принимают в своём банк-клиенте.

Способ передачи выбирайте так:

• 🔁 ДиректБанк подключён — реестр отправляется из 1С без файлов, ответ банка приходит туда же;
• 💾 ДиректБанка нет — выгружайте файл в папку и загружайте его в интернет-банк вручную;
• 📄 Банк просит свой формат (DBF, TXT, Excel) — потребуется внешняя обработка от банка или доработка. Типовая выгрузка такие форматы не делает.

Формирование реестра в интерфейсе 1С: пошагово

Порядок одинаков для ЗУП 3.1 и БП 3.0, разница только в разделе меню.

Шаг 1. Создайте ведомость

Откройте список ведомостей в банк и нажмите Создать. Заполните шапку:

1. Месяц выплаты — месяц, за который платите (для аванса — текущий).
2. Дата — плановая дата перечисления. От неё зависит срок перечисления НДФЛ.
3. Зарплатный проект — выберите из справочника. Если проект один, программа подставит его сама.
4. Выплачивать — зарплата, аванс, отпуск, межрасчётная выплата.
5. Подразделение — заполните, если реестры по договору идут отдельно по подразделениям.

Шаг 2. Заполните табличную часть

Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников с лицевыми счетами в этом проекте и долгом по выплате за выбранный месяц.

Проверьте результат глазами:

• 👤 нет ли сотрудников без номера лицевого счёта;
• 💰 нет ли нулевых и отрицательных сумм;
• 🧾 совпадает ли итог с суммой к выплате по расчётной ведомости.

Если нужно заплатить не всем, лишние строки удалите вручную. Если сумма сотруднику отличается от долга — исправьте её в строке. Программа учтёт выплату частично, остаток останется к выплате.

Шаг 3. Проведите ведомость

После проведения программа фиксирует, что суммы переданы на выплату. В ЗУП 3.1 при этом рассчитывается НДФЛ к перечислению. По статье 226 НК РФ налог удерживается при фактической выплате дохода, поэтому дата ведомости должна совпадать с реальной датой перечисления денег.

Шаг 4. Выгрузите файл реестра

Из формы проведённой ведомости или из рабочего места обмена с банками выберите выгрузку файла. Укажите папку — программа создаст XML-файл.

Пример имени и проверки результата:

Папка:   D:\Банк\Реестры\2026-10\
Файл:    реестр на зачисление по ведомости № 0000-000045
Проверка: открыть файл в браузере → количество записей и контрольная сумма
          совпадают с итогом ведомости

Ошибки при формировании реестра и что с ними делать

Разберите свой симптом — у каждого есть типичная причина и проверка.

Как исправить уже отправленный реестр

Отправленный реестр не правят задним числом. Порядок зависит от того, что успел сделать банк.

1. Банк ещё не исполнил реестр. Отзовите его в интернет-банке, затем отмените проведение ведомости, исправьте и выгрузите файл заново.
2. Банк зачислил деньги частично. Загрузите ответ банка: зачисленные строки подтвердятся, остальные останутся долгом. Для них создайте новую ведомость.
3. Деньги ушли с ошибкой в сумме. Ведомость не трогайте. Переплату или недоплату отразите в расчёте следующего месяца.

Передача реестра в банк и платёжное поручение

Сам по себе файл реестра денег не переводит. Банку нужны две вещи: реестр и платёжное поручение на общую сумму.

Отправка реестра

• Через ДиректБанк — отправьте ведомость из 1С. Статус обмена виден в рабочем месте обмена с банками.
• Вручную — загрузите выгруженный файл в раздел зарплатного проекта интернет-банка и подпишите электронной подписью.

Платёжное поручение на сумму реестра

В БП 3.0 платёжку на перечисление зарплаты создают в Банк и касса → Платежные поручения с видом операции перечисления заработной платы. К ней прикрепляют ведомость: сумма подтянется из неё, назначение платежа сформируется с номером реестра.

После списания денег банком оформляют списание с расчётного счёта. Проводка по выплате:

Если зарплата считается в ЗУП, а платёжки делают в БП, ведомости переносятся синхронизацией. Платёжку в этом случае создают в БП на основании перенесённой ведомости.

Подтверждение зачисления и хранение реестров

Работа с реестром заканчивается не отправкой, а ответом банка.

Загрузка ответа банка

После исполнения банк присылает файл-подтверждение: какие суммы зачислены, какие нет. Загрузите его в рабочем месте обмена с банками. Программа создаст документ подтверждения и отметит строки:

• ✅ зачислено — выплата закрыта;
• ❌ не зачислено — сумма остаётся долгом и попадёт в следующую ведомость.

При ДиректБанке ответ приходит сам, загружать файл не нужно.

Сверка после выплаты

Сверьте три цифры: итог ведомостей за месяц, сумму списаний со счёта по зарплате и оборот по кредиту счёта 51 в корреспонденции с 70. Если они расходятся, ищите ведомость без платёжки или платёжку без ведомости.

Архив

Что стоит хранить по каждой выплате:

• 📁 выгруженный XML-файл реестра;
• 📁 файл-подтверждение от банка;
• 📁 печатную форму ведомости, если её требует внутренний регламент.

Сами ведомости и подтверждения хранятся в базе бессрочно. Файлы на диске храните в той же структуре папок по месяцам, что при выгрузке. При проверке трудовой инспекции или ФНС проще показать файл и подтверждение банка, чем восстанавливать картину по выпискам.

Частые вопросы о реестрах в 1С