Расчёт по страховым взносам в 1С: формируем и проверяем

Расчёт по страховым взносам (РСВ) в 1С формируется из встроенного рабочего места 1С-Отчётность: в ЗУП 3.1 — раздел Отчётность, справки, в Бухгалтерии 3.0 — раздел Отчёты. Кнопка Создать, выбираете «Расчёт по страховым взносам», указываете период — программа подтягивает начисления и взносы из проведённых документов.

РСВ сдаётся в налоговую инспекцию (ФНС), а не в фонд. Взносы на травматизм (НС и ПЗ) в этот отчёт не входят — они идут в СФР через форму ЕФС-1. Период у РСВ — I квартал, полугодие, 9 месяцев и год, срок — до 25-го числа месяца после окончания периода.

Отчёт заполняется автоматически, но цифры в нём ровно такие, какие накоплены в учёте. Поэтому половина работы — проверить базу до нажатия кнопки «Заполнить».

Что проверить в базе до расчёта взносов

РСВ собирает данные из начислений и из регистров учёта взносов. Если в них есть дыры, отчёт покажет неверную базу — а исправлять потом сложнее, чем проверить заранее.

Перед формированием пройдитесь по короткому списку. Он закрывает типовые причины расхождений.

Особое внимание — персональным данным. Если у сотрудника не заполнен СНИЛС или ИНН, раздел 3 не пройдёт проверку в инспекции и отчёт не примут. В ЗУП карточка открывается из Кадры → Сотрудники, в Бухгалтерии — из Зарплата и кадры → Сотрудники.

Формируем РСВ: порядок действий

РСВ собирают и в зарплатных конфигурациях, и в Бухгалтерии — различается только путь к рабочему месту отчётности. Сам порядок заполнения одинаковый.

Когда данные готовы, сам отчёт собирается за несколько минут.

1. Откройте 1С-Отчётность: в ЗУП — Отчётность, справки → 1С-Отчётность, в Бухгалтерии — Отчёты → Регламентированные отчёты → 1С-Отчётность.
2. Нажмите Создать, в списке форм выберите «Расчёт по страховым взносам».
3. Укажите организацию и период (например, 9 месяцев). Нажмите Создать.
4. В открывшейся форме нажмите Заполнить — программа подтянет данные из учёта во все разделы.
5. Проверьте титульный лист: код инспекции, код по месту учёта, номер корректировки (для первичного отчёта — 0).
6. Пройдитесь по разделам (о них ниже) и сверьте ключевые суммы.
7. Запустите проверку контрольных соотношений.
8. Отправьте отчёт или выгрузите его в файл.

Период отчёта — нарастающим итогом с начала года. Это значит, что в РСВ за 9 месяцев попадают данные за январь–сентябрь, а не только за третий квартал. Разбивку по месякам последнего квартала программа показывает в отдельных строках и в разделе 3.

Разделы РСВ: что где отражается

Понимание структуры отчёта помогает быстро находить, откуда взялась та или иная цифра.

Раздел 1 разбивает взносы по видам: на обязательное пенсионное страхование (ОПС), на обязательное медицинское (ОМС) и по временной нетрудоспособности и материнству (ВНиМ). С 2023 года они рассчитываются единым тарифом, но в отчёте по-прежнему показываются и в разбивке, и единой суммой — это нужно для распределения поступлений между фондами.

Главная проверка — сумма. Итог взносов в разделе 1 должен сходиться с суммой по всем физлицам в разделе 3. Это первое, что сверяет инспекция, и первое же, что ломается, если у кого-то неверно посчитана база.

В разделе 3 на каждого человека — данные за три месяца последнего квартала: сумма выплат, облагаемая база в пределах лимита и начисленные взносы на пенсионное страхование. Строки с выплатами сверх единой предельной базы считаются по пониженному тарифу.

Контрольные соотношения: проверяем отчёт до отправки

Контрольные соотношения (КС) — это набор формул, по которым ФНС сверяет корректность отчёта. 1С проверяет их прямо в форме, повторяя ту же логику, что применит инспекция.

Чтобы запустить проверку, в открытом отчёте нажмите Проверка → Проверить контрольные соотношения. Программа покажет список нарушений с расшифровкой: какая строка, какое соотношение нарушено и на какую сумму.

Отдельно стоит проверить и выгрузку: Проверка → Проверить выгрузку. Она ловит формальные ошибки формата — незаполненные обязательные поля, неверные коды, отсутствие СНИЛС.

Типовые нарушения КС и что с ними делать:

• База по разделу 1 не равна сумме по разделу 3. Чаще всего у кого-то из сотрудников неверно разнесены начисления или не проведён документ. Откройте раздел 3 и найдите человека с нулевой или заниженной базой.
• Взносы не бьются с базой и тарифом. Проверьте, какой код тарифа применён к организации и не изменился ли он в середине года.
• Отрицательные значения в начислениях. Возникают после сторно или перерасчётов. Их нужно разобрать вручную — инспекция отрицательную базу не примет.
• Расхождение численности. Количество застрахованных лиц на титульном листе должно совпадать с числом заполненных карточек в разделе 3.

Помимо внутренних соотношений инспекция сверяет РСВ с расчётом 6-НДФЛ — по общей сумме выплат в пользу физлиц за период. Суммы в этих отчётах считаются по разным правилам (не все облагаемые взносами выплаты облагаются НДФЛ и наоборот), поэтому полного совпадения «рубль в рубль» не требуется. Но крупное необъяснимое расхождение — повод для запроса пояснений из инспекции. Если сдаёте оба отчёта за один период, полезно открыть их рядом и прикинуть, объяснима ли разница (например, за счёт необлагаемых НДФЛ пособий или вычетов).

Ещё одна сверка, которую стоит сделать руками, — соответствие численности. Количество застрахованных лиц на титульном листе, число карточек в разделе 3 и фактическая численность по кадровому учёту должны складываться в одну картину. Если человек уволен в середине квартала, он всё равно попадает в раздел 3 за те месяцы, когда получал выплаты.

Коды тарифов и категории застрахованных лиц

С 2023 года действует единый тариф страховых взносов. В пределах единой предельной базы — 30%, сверх неё — 15,1%. Единую предельную базу Правительство устанавливает на каждый год отдельно, поэтому её значение сверяйте с действующим на год расчёта.

Тариф в отчёте определяется кодом. Его 1С берёт из настроек организации, но полезно знать, что стоит за кодом:

• Код 01 — основной (общий) тариф. Большинство организаций на общих основаниях.
• Код 20 — субъекты МСП. Для них к части выплат в пределах МРОТ применяется 30%, а к части сверх МРОТ — пониженные 15%.

Для IT-компаний, резидентов особых зон и ряда других льготных категорий предусмотрены свои коды — их уточняйте в действующем порядке заполнения РСВ, не подставляйте «на глаз».

Единая предельная база считается не на организацию, а по каждому физлицу отдельно и нарастающим итогом с начала года. Как только годовой доход сотрудника превысит предельную базу, взносы с суммы превышения начисляются по ставке 15,1%. В разделе 3 такие выплаты 1С выделяет отдельной строкой — это нормальная ситуация для высокооплачиваемых сотрудников, а не ошибка.

Если тариф менялся в течение года (например, компания получила статус МСП не с января), в отчёте появятся строки с разными кодами за разные месяцы. Программа разносит их сама, исходя из даты, с которой в настройках организации установлен новый тариф.

В разделе 3 каждому физлицу в графе категории застрахованного лица тоже проставляется код. Самые частые:

• НР — наёмные работники по основному тарифу.
• МС — часть выплат сверх МРОТ у субъектов МСП (та, что облагается по льготной ставке).

Код тарифа в разделе 1 и категории в разделе 3 должны быть согласованы между собой. Если организация — субъект МСП, у неё в одном периоде появляются и строки с базой до МРОТ, и строки сверх МРОТ с разными кодами. 1С разносит их автоматически, но при ручной правке легко рассинхронизировать — тогда вылезет нарушение КС.

Выгрузка и отправка в ФНС

Способ сдачи зависит от численности. Если число физлиц, которым начислялись выплаты, превышает 10 человек, РСВ сдаётся только в электронном виде. При 10 и менее — можно на бумаге, но электронно удобнее и быстрее.

Из 1С отчёт уходит двумя путями.

Прямая отправка через 1С-Отчётность. Если сервис подключён и настроена электронная подпись, в форме отчёта доступна кнопка Отправить. Отчёт уходит в инспекцию, а статусы (принят, есть ошибки, требуется уточнение) приходят обратно в ту же форму. Отслеживать их удобно из списка регламентированных отчётов.

Выгрузка в файл. Если отправляете через стороннего оператора или сдаёте лично на флешке, нажмите Выгрузить и сохраните файл установленного формата. Перед выгрузкой обязательно запустите Проверить выгрузку — она гарантирует, что файл соответствует требованиям к формату.

Порядок перед отправкой:

1. Пересчитайте отчёт кнопкой Заполнить, если вносили правки в учёт.
2. Прогоните контрольные соотношения и проверку выгрузки.
3. Убедитесь, что номер корректировки верный: 0 — первичный, 1, 2 и далее — уточнённые.
4. Отправьте или выгрузите файл.
5. Дождитесь квитанции о приёме — только она подтверждает сдачу.

Если после сдачи нашли ошибку, формируется корректирующий РСВ с номером корректировки на единицу больше. В разделе 3 при этом подаются только те физлица, по которым меняются данные, а не весь список.

Частые вопросы