Счёт покупателю в 1С: от создания до контроля оплаты

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 3.0 создаётся документом «Счёт покупателю» в разделе Продажи. Выбираете контрагента, договор и банковский счёт, вносите товары или услуги с ценами — и печатаете готовый бланк кнопкой Печать. Проводок этот документ не делает: он нужен, чтобы выставить покупателю сумму к оплате и показать реквизиты для перечисления.

Счёт покупателю открыт в 1С:Бухгалтерии сразу, включать какую-либо функциональность для него не нужно. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Управление нашей фирмой счёт выставляется иначе — пути по этим конфигурациям собраны отдельной таблицей. А начать стоит с реквизитов: именно из-за пустых полей организации в печатном бланке чаще всего появляются прочерки.

Что подготовить до выставления счёта

Счёт не проведётся с ошибкой из-за пустых реквизитов — он проведётся, но в печатной форме окажутся прочерки. Поэтому реквизиты лучше заполнить заранее, один раз.

Проверьте карточку своей организации: Главное → Организации. В ней должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и хотя бы один банковский счёт. Банковский счёт — ключевой реквизит: без него покупателю некуда перечислять деньги, и печатная форма будет неполной.

Контрагента удобно заводить по ИНН. В карточке нового контрагента (Справочники → Контрагенты → Создать) введите ИНН в одноимённое поле — если подключён сервис 1С-Контрагент, наименование, КПП и адрес подтянутся автоматически. Это заодно страхует от опечаток в реквизитах покупателя.

Договор создаётся с видом С покупателем. Если вы работаете с клиентом по типу цен (например, «Оптовая»), укажите его в договоре — тогда цены в счёте подставятся сами.

Заодно сверьте КПП: для обособленного подразделения покупателя он отличается от головного, и ошибка в нём попадёт в бланк счёта. Если контрагент разовый, подробную карточку можно не заполнять — достаточно наименования и ИНН, но тогда в печатной форме вместо части реквизитов будут прочерки.

Создаём счёт покупателю в разделе «Продажи»

Основной путь в 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»):

1. Откройте Продажи → Счета покупателям.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Контрагент выберите покупателя — договор подставится автоматически, если он единственный с видом «С покупателем».
4. Проверьте поле Банковский счёт — подставляется основной счёт организации; при нескольких счетах выберите нужный.
5. В поле Оплата до поставьте срок, в течение которого счёт действителен. Эта дата попадёт в печатную форму.

Статус нового счёта по умолчанию — «Не оплачен». Менять его сейчас не нужно, к статусам вернёмся после печати.

Если счёт выставляется в иностранной валюте, валюта берётся из договора. Заведите договор с нужной валютой (например, в евро), и в счёте суммы будут считаться в ней; рублёвый эквивалент программа покажет по курсу на дату документа.

Заполняем товары, услуги и цены

Табличная часть счёта разнесена по вкладкам — отдельно Товары и отдельно Услуги. Это важно: если продаёте и то и другое, строки раскладываются по своим вкладкам, иначе номенклатура подставит неверный счёт учёта.

Заполнить строки можно двумя способами:

• Построчно — кнопка Добавить, затем выбор номенклатуры из справочника.
• Подбором — кнопка Подбор, где видны остатки и цены, и позиции отмечаются пачкой. Подбор удобнее, когда в счёте больше трёх-четырёх строк.

Для каждой строки заполняются Количество, Цена и ставка % НДС. Сумма считается автоматически. Если в договоре задан тип цен, цена подставится из него — вручную её можно поправить.

Скидку по строке удобно задать в процентах: включите в настройках документа отображение колонки % скидки (кнопка Ещё → Изменить форму либо настройка в шапке, в зависимости от релиза). Тогда не придётся пересчитывать цену руками — программа уменьшит сумму и выделит НДС уже с учётом скидки.

Для услуг на вкладке Услуги вместо номенклатуры-товара выбирается номенклатура с видом «Услуга». Разница не косметическая: по услугам программа подставляет другой счёт учёта доходов и не контролирует складские остатки. Если смешать товары и услуги на одной вкладке, в дальнейшей реализации собьются счета учёта.

Внизу формы 1С показывает итог «Всего» и «в том числе НДС». Сверьте итоговую сумму со счётом перед печатью — исправить документ после отправки клиенту уже неудобно.

Печать счёта и банковские реквизиты

Готовый счёт выводится на печать кнопкой Печать в верхней командной панели документа. Доступны несколько форм:

• Счёт на оплату — стандартный бланк с реквизитами и таблицей позиций.
• Счёт-договор — тот же счёт, но с условиями договора в тексте; подходит, когда отдельный договор не заключали.

Чтобы на бланке появились подпись и печать организации, их нужно один раз загрузить. Откройте карточку организации, раздел Логотип и печать, и добавьте изображения факсимильной подписи руководителя, главного бухгалтера и оттиска печати. После этого при печати можно выбрать форму Счёт на оплату (с факсимиле и печатью) — клиент получит бланк, который не нужно подписывать от руки.

Отправить счёт покупателю проще всего прямо из 1С: из окна печати доступны кнопки Сохранить (в PDF или Excel) и отправка по электронной почте, если в программе настроена учётная запись почты.

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии на печатную форму счёта можно добавить QR-код для оплаты. Клиент сканирует его в мобильном приложении банка и оплачивает счёт без ручного ввода реквизитов — это снижает риск ошибки в номере счёта или сумме. Код формируется из банковских реквизитов организации, поэтому они должны быть заполнены корректно.

Если с покупателем налажен электронный документооборот, счёт можно не распечатывать, а отправить через оператора ЭДО прямо из документа. Счёт на оплату — не счёт-фактура, квалифицированная электронная подпись для него не обязательна: по соглашению сторон достаточно отправки в согласованном формате.

Отслеживаем оплату: статусы счёта

Счёт покупателю не формирует бухгалтерских проводок и не отражается на счетах учёта — он информационный. Поэтому оплату по нему программа не «видит» автоматически: статус вы ставите вручную, по факту поступления денег.

Статус переключается в шапке документа или прямо в списке счетов — колонка со статусом есть в Продажи → Счета покупателям.

Чтобы не держать статусы в голове, отфильтруйте список счетов по полю статуса — так сразу видно, какие ещё ждут оплаты. Для сверки по деньгам используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (расчёты с покупателями): дебетовое сальдо покажет долг клиента, кредитовое по субсчёту 62.02 — полученные авансы.

Менять статус по одному необязательно. Выделите в списке Продажи → Счета покупателям несколько документов (с зажатым Ctrl или Shift) и в командной панели списка найдите команду смены статуса для группы — удобно в конце дня, когда разнесли выписку и нужно закрыть сразу пачку оплаченных счетов.

Отдельно следите за полем Оплата до. По истечении этого срока счёт не блокируется и не аннулируется автоматически — программа просто считает его действующим, пока вы не переведёте в статус «Отменён». Просроченные неоплаченные счета имеет смысл периодически отменять, чтобы список отражал реальную картину.

Связать счёт с поступлением денег можно и напрямую: при разнесении выписки в документе Поступление на расчётный счёт в основании платежа укажите этот счёт. Тогда взаиморасчёты сойдутся точнее, а статус вы переключите вручную.

Как не заполнять счёт заново: ввод на основании

Чаще всего счёт — это не отдельный документ, а часть цепочки. 1С:Бухгалтерия умеет переносить данные между документами, чтобы не вбивать одни и те же строки дважды.

Создать счёт на основании уже имеющегося документа можно кнопкой Создать на основании в его командной панели. Типичные сценарии:

• Из реализации в счёт. Если отгрузка уже оформлена документом Реализация (акт, накладная), а счёт забыли выставить, откройте реализацию и выберите Создать на основании → Счёт покупателю. Номенклатура, количество и суммы перенесутся.
• Из счёта в реализацию. Обратный и более частый путь: из оплаченного счёта командой Создать на основании → Реализация (акт, накладная) формируется отгрузка. Вот она уже делает проводки: Дт 90.02 Кт 41 на себестоимость и Дт 62 Кт 90.01 на выручку.
• Из счёта в поступление оплаты. Команда Создать на основании → Поступление на расчётный счёт создаёт банковский документ с уже заполненной суммой и контрагентом — останется сверить его с выпиской.

Если клиентам регулярно выставляются однотипные счета (аренда, абонентская плата), не создавайте каждый с нуля. Скопируйте прошлый счёт клавишей F9 или командой Создать копированием, поменяйте дату и сумму — реквизиты и позиции останутся.

Где выставить счёт в УТ 11 и УНФ

Путь к счёту зависит от конфигурации. Документ «Счёт покупателю» в описанном выше виде — это 1С:Бухгалтерия 3.0. В торговых конфигурациях логика другая.

В 1С:Управление торговлей 11 счёт на оплату — это печатная форма. Создаёте документ Заказ клиента в разделе Продажи, заполняете товары и цены, а затем выводите бланк кнопкой Печать → Счёт на оплату. Отдельного «проводящего» документа счёта в УТ 11 для этого не нужно: заказ и есть основание.

В 1С:Управление нашей фирмой счёт ближе к бухгалтерскому варианту — это самостоятельный документ Счёт на оплату в разделе Продажи, с табличной частью и печатной формой. Как и в 1С:Бухгалтерии, на его основании затем оформляются отгрузка и поступление оплаты, а статус оплаты виден в списке счетов.

Общее для всех конфигураций одно: счёт на оплату — это предложение заплатить, а не факт продажи. Выручка и движения по счетам появятся позже, при отгрузке или оказании услуги. Поэтому «зависший» неоплаченный счёт на бухгалтерский результат не влияет — он лишь занимает место в списке.

Частые вопросы