Табель учёта рабочего времени в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от графика до подписанной формы

Сформировать табель учёта рабочего времени в 1С ЗУП 3.1 можно двумя путями. Быстрый — открыть отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе Зарплата, выбрать месяц и организацию и нажать «Сформировать». Точный — сначала ввести документ «Табель» (Зарплата → Табели) с фактическими часами, и уже потом печатать форму.

В обоих случаях программа заполняет табель по графикам работы и документам отклонений: отпускам, больничным, командировкам, прогулам. Если график и отклонения внесены правильно, табель в 1С собирается за минуту. Если нет — форма выйдет красивой, но неверной.

Что подготовить до формирования табеля

Табель — это не отдельный ввод данных, а итог того, что уже есть в базе. Перед первым формированием проверьте четыре вещи.

• 📅 Производственный календарь загружен на нужный год. Без него программа не знает, где праздники и предпраздничные дни.
• 🕘 Графики работы сотрудников заполнены на весь год. График на 2025 год сам на следующий год не продлится — его открывают и заполняют заново.
• 👤 Кадровые документы проведены: приём, перевод, увольнение. Сотрудник без проведённого приёма в табель не попадёт.
• 🏢 Подразделения назначены. Табель формируют с отбором по подразделению, и сотрудник «без подразделения» легко теряется.

Коды и виды рабочего времени: что настроить в 1С

Каждая клетка табеля — это код вида времени и число часов. В 1С эти коды хранит справочник «Виды использования рабочего времени». Он уже заполнен кодами из унифицированной формы Т-13, и для большинства организаций его не трогают.

Самые частые коды:

Свой код добавляют, только если на предприятии есть особый вид времени, которого нет в форме: например, внутренний учёт дежурств. Удалять или переименовывать штатные коды не стоит — на них завязаны расчёт зарплаты и печать.

Ночные часы и сменные графики

Ночное время программа берёт из графика. При настройке графика укажите, что учитывается ночная работа, и задайте ночные часы. Тогда в табеле появятся две строки на день: часы «Я» и часы «Н».

Для сменщиков, у которых смены меняются каждый месяц, удобен документ «Индивидуальный график». Им вводят смены конкретного сотрудника на месяц, не создавая десяток почти одинаковых графиков.

Как отразить отклонения и явки сотрудников

Табель в 1С ЗУП строится по принципу «график плюс отклонения». График говорит, сколько человек должен был работать. Документы отклонений говорят, что пошло не по плану.

Что и каким документом вводить:

1. 🏖️ Отпуск — документ «Отпуск» в разделе Кадры. В табеле дни получат код ОТ или ОД.
2. 🤒 Болезнь — «Больничный лист» в разделе Зарплата. Код Б.
3. ✈️ Командировка — документ «Командировка». Код К.
4. 🚫 Прогул или неявка — документ «Прогул, неявка». В нём выбирают вид: прогул (ПР) или невыясненная причина (НН).
5. 📝 Отпуск без сохранения оплаты — одноимённый документ. Коды ДО или ОЗ в зависимости от основания.
6. ⏰ Сверхурочные — «Работа сверхурочно». Часы ложатся поверх обычного дня с кодом С.
7. 📆 Выход в выходной — «Работа в выходные и праздничные дни». Код РВ.

Документ должен быть проведён. Записанный, но не проведённый больничный в табель не попадёт, и в клетках останется «Я».

Когда нужен документ «Табель»

Если сотрудники работают строго по графику, а отклонения вводятся вовремя, документ «Табель» не обязателен. Отчёт Т-13 соберёт всё сам.

Документ «Табель» нужен, когда:

• 👷 учёт фактических часов ведёт мастер или руководитель, и данные расходятся с графиком;
• 🔁 у сотрудников суммированный учёт рабочего времени;
• 🕐 люди задерживаются или уходят раньше на час-два, и это надо оплатить.

Пошагово: формирование табеля Т-13 в 1С ЗУП 3.1

Ниже — путь через документ «Табель», когда нужны фактические часы. Если документ не нужен, начинайте сразу с шага 6.

1. Откройте Зарплата → Табели и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц, организацию и, если табель ведут по отделам, подразделение.
3. Нажмите «Заполнить». Программа перенесёт в таблицу дни и часы по графикам с учётом проведённых отклонений.
4. Исправьте клетки, где факт не совпал с планом. Дважды щёлкните по дню и задайте вид времени и часы. Например, сотрудник с 8-часовым графиком 14-го числа отработал 6 часов — ставьте «Я 6».
5. Проведите документ. С этого момента расчёт зарплаты за месяц будет опираться на эти часы.
6. Перейдите к отчётам по зарплате раздела Зарплата и откройте «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
7. Задайте период — месяц или половину месяца, если табель сдают дважды.
8. Выберите организацию и при необходимости подразделение.
9. Нажмите «Сформировать».

В готовой форме по каждому сотруднику две строки на половину месяца: коды и часы. Справа — итоги: дни и часы за первую половину, за вторую и за месяц.

Табель в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 документа «Табель» нет. Есть отчёт «Табель учета рабочего времени» в разделе Зарплата и кадры, в группе кадровых и зарплатных отчётов.

Для небольшой организации с пятидневкой этого хватает. Для ночных смен, сверхурочных и суммированного учёта возможностей Бухгалтерии мало — такие компании обычно ведут кадры и зарплату в ЗУП.

Как проверить и расшифровать табель

Прежде чем нести табель на подпись, пройдитесь по нему глазами. На проверку месяца у отдела в 30 человек уходит 5–10 минут.

Что смотреть в первую очередь:

• 🔢 Итог часов у полного месяца. У сотрудника на пятидневке без отклонений итог должен совпасть с нормой производственного календаря. В месяце с 22 рабочими днями это 176 часов (22 × 8).
• 🧩 Сочетание кодов. В один день не может быть и ОТ, и Б. Если так вышло, больничный ввели поверх отпуска без продления отпуска.
• 🆕 Новички и уволенные. До даты приёма и после даты увольнения клетки пустые, а не «В».
• 🌙 Ночные часы. Если в графике ночь есть, а в табеле строки «Н» нет — график сохранён без отметки ночной работы.

Как найти, откуда взялась цифра

Если клетка вызывает вопрос, откройте документы сотрудника за этот месяц. В карточке сотрудника есть ссылки на связанные документы: отпуска, больничные, переводы. Нужный обычно находится за минуту по дате.

Сверьте табель и с расчётом зарплаты. Отработанные дни и часы есть в документе «Начисление зарплаты и взносов» и в расчётном листке. Расхождение означает, что табель или отклонение поправили уже после расчёта.

Ошибки, из-за которых табель приходится переделывать

Сбои из таблицы выше видны сразу. Есть и другие — их замечают только при проверке или в споре с работником.

• ❌ Правка печатной формы вместо базы. Поменяли код в табличном документе перед печатью, а в базе осталось старое. Следующее формирование вернёт прежние цифры, а зарплата посчитана по ним.
• ❌ Один общий график на всех. Сотрудники с сокращённым днём, несовершеннолетние, инвалиды получают полные 8 часов. Для них нужен свой график с сокращённой нормой.
• ❌ Праздник в графике сменщика. Для сменного графика праздники надо учитывать отдельно при его настройке. Иначе работа в праздник не попадёт в повышенную оплату.
• ❌ Табель закрыли до конца месяца. Сотрудник заболел 29-го, а табель уже подписан. Придётся формировать заново и переподписывать.

Печать, выгрузка и хранение табеля учёта рабочего времени

Сформированный отчёт печатают кнопкой печати в форме отчёта. Табель на большое подразделение лучше печатать в альбомной ориентации: в книжной столбцы дней становятся нечитаемыми.

Чтобы отправить табель руководителю или в бухгалтерию, сохраните его в файл. В форме отчёта есть команда сохранения (значок дискеты или через «Еще»). Подходящие форматы:

Подписи и ответственные

В форме Т-13 есть поля для ответственного лица, руководителя подразделения и работника кадровой службы. Отчёт подставляет их из настроек организации. Если подписанты в форме пустые или не те — проверьте ответственных лиц в карточке организации.

Сколько хранить табели

Табели хранят не менее 5 лет. Для работников с вредными и опасными условиями труда срок намного дольше — из табеля потом подтверждают льготный стаж. Точный срок сверяйте с действующим перечнем Росархива.

Хранить можно и в бумаге, и в электронном виде. Электронный табель допустим, если в организации введён электронный кадровый документооборот и документ подписан электронными подписями ответственных лиц.

Частые вопросы