Товарная накладная из документа реализации: от заполнения карточек до подписанного экземпляра

ТОРГ-12 в 1С отдельным документом не создают — это печатная форма реализации. В Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД), заполните контрагента, договор и товары, нажмите Провести, затем Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12). Сформировать накладную можно и из непроведённого документа, но тогда остатки и выручка в учёте не изменятся.

Чтобы накладная вышла с первого раза без пустых граф, заранее заполните реквизиты организации, ответственных лиц, банковский счёт и коды единиц измерения.

Что заполнить в 1С до первой накладной ТОРГ-12

Форма ТОРГ-12 собирает данные из пяти справочников. Если хотя бы один заполнен не до конца, в накладной появится пустая графа, и покупатель вернёт документ.

📌 На что смотреть отдельно:

• 🧾 Единицы измерения. Подбирайте единицу из классификатора, а не вводите название руками. Ручная «шт» без кода даст пустую графу ОКЕИ.
• 🏷️ Наименование для печати. В карточке номенклатуры есть полное наименование — именно оно уходит в накладную. Короткое рабочее название вроде «Болт м8 кор» покупателю не понравится.
• 👤 Подписи. Если товар отпускает кладовщик, а не директор, укажите его в ответственных лицах. Иначе в строке «Отпуск груза произвёл» будет пусто.
• 🏦 Договор. Номер и дата договора подставляются в графу «Основание». Без договора поле останется пустым или в нём будет только вид документа.

Создание реализации, из которой печатается ТОРГ-12

Путь к документу отличается в зависимости от конфигурации. Сам документ называется одинаково — «Реализация товаров и услуг».

Шаги для БП 3.0 — в УТ 11 и ERP логика та же, отличаются названия полей.

Шаг 1. Выберите вид операции

В списке нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД). Если в одной накладной нужны и товары, и услуги, берите вариант Товары, услуги, комиссия — в нём есть обе табличные части.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Дата — день фактической отгрузки. По ней определяется дата накладной и период выручки.
2. Организация — если в базе их несколько.
3. Контрагент — покупатель.
4. Договор — подставится сам, если у контрагента один договор с покупателем.
5. Склад — откуда списывается товар.

Шаг 3. Добавьте товары

Нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее: видны остатки по складу и можно отметить сразу десяток позиций. Цена подставится из типа цен договора, если он задан. Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры, её можно поправить в строке.

Проверьте итог внизу формы. Пример: 40 шт. по 250 руб. с НДС 20 % «в сумме» — это 10 000 руб., из них НДС 1 666,67 руб.

Шаг 4. Укажите доставку и грузополучателя

На вкладке «Доставка» (в некоторых релизах — «Дополнительно») задайте грузоотправителя и грузополучателя, если они не совпадают с поставщиком и покупателем. Классический случай: договор с головной компанией, а товар везут на склад её филиала.

Проведение документа и печать ТОРГ-12

Нажмите Провести или Провести и закрыть. Посмотреть результат можно кнопкой ДтКт в командной панели документа. Для обычной продажи товара с НДС в БП 3.0 будут такие проводки:

Если по договору был аванс, добавится зачёт: Дт 62.02 Кт 62.01.

Печать одной накладной

В форме документа нажмите Печать и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Откроется печатная форма. В ней можно:

• 🖨️ отправить на принтер кнопкой Печать;
• 📄 сохранить в PDF или Excel кнопкой с дискетой;
• ✉️ отправить по почте прямо из формы;
• ✏️ поправить текст в ячейке, если включено редактирование. Правка живёт только в этом экземпляре и в базу не попадёт.

Не исправляйте в печатной форме суммы и количество — данные в учёте останутся прежними, и накладная разойдётся с книгой продаж и складом.

Пачкой и в нескольких экземплярах

Чтобы напечатать накладные за день разом, выделите в списке реализаций нужные документы с Ctrl или Shift и выберите в меню Печать ту же ТОРГ-12. Все формы откроются одним окном.

Количество экземпляров задают через пункт Печать → Комплект документов. Там отмечают, какие формы печатать (ТОРГ-12, счёт-фактуру, ТТН), и сколько копий каждой. Обычно ставят 2: один экземпляр остаётся у вас, второй уходит покупателю.

Сверка отгрузок перед закрытием месяца

Перед закрытием периода сравните подписанные экземпляры ТОРГ-12 с учётом. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 в разрезе контрагентов и сверьте обороты по дебету с суммами накладных за месяц.

Расхождение обычно значит одно из двух: накладная распечатана, но документ не проведён, или документ проведён другой датой, чем стоит на бумаге. В списке реализаций такие документы легко найти по колонке даты и значку проведения.

Доверенность, факсимиле и свои реквизиты в накладной

ТОРГ-12 из коробки закрывает большинство продаж. Тонкая настройка нужна в трёх ситуациях.

Доверенность покупателя

Сведения о доверенности (номер, дата, кем выдана) заносят в документ реализации — поля находятся на вкладке с данными доставки или в дополнительных реквизитах документа, в зависимости от релиза. Если поле не заполнить, графу «По доверенности» в бумажной накладной дописывают от руки при получении.

Накладная с факсимиле

Когда в карточке организации загружены печать и подписи, в меню Печать появляется вариант накладной с факсимиле. Его отправляют покупателю сканом для сверки.

Дополнительные реквизиты

Свои поля для документа реализации включают в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Например, «Номер заявки покупателя» или «Номер машины».

Сами по себе эти поля в ТОРГ-12 не печатаются — у унифицированной формы фиксированный макет. Вывести их можно двумя способами:

💡 Расширение надёжнее правки макета: обновление конфигурации его не затирает, а изменённый макет после обновления приходится сверять с новым типовым вручную.

ТОРГ-12 или УПД: какую форму печатать

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: первичный документ должен содержать реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ, а форму организация утверждает сама. Поэтому многие продают по УПД, но ТОРГ-12 по-прежнему печатают по требованию покупателя.

Если выбрана ТОРГ-12, счёт-фактуру регистрируют отдельно — по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу формы реализации. Если выставлен УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура не нужен.

Отправка ТОРГ-12 по ЭДО

В электронном виде накладную отправляют по формату ФНС, а не скан бумажной формы. В БП 3.0 обмен настраивают в разделе Администрирование → Обмен электронными документами: подключают оператора ЭДО (например, 1С-ЭДО), сертификат подписи и включают обмен с контрагентом.

Порядок такой:

1. Убедитесь, что покупатель принял приглашение к обмену — без этого документ не уйдёт.
2. В настройках обмена с контрагентом выберите, какой документ отправлять для реализации товаров: УПД или накладную с отдельным счётом-фактурой.
3. Проведите реализацию и в командной панели документа нажмите кнопку ЭДО → отправить.
4. Подпишите документ. Для счёта-фактуры нужна квалифицированная подпись; первичку можно подписывать и неквалифицированной, если это предусмотрено соглашением сторон.
5. Дождитесь подписи покупателя. Пока её нет, документ числится в текущих делах ЭДО.

Почему накладная не формируется или печатается с ошибками

Если ошибку нашли после того, как покупатель уже подписал накладную, исходную реализацию не правьте задним числом. В БП 3.0 для этого есть документ «Корректировка реализации» в разделе Продажи: исправление технической ошибки или изменение по согласованию сторон. Он сохранит исходную ТОРГ-12 и даст корректный документ для обеих сторон.

Частые вопросы