Товарно-транспортная накладная в 1С: от реализации до печати формы 1-Т

ТТН в 1С формируют не отдельным документом, а печатной формой из реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), создайте или откройте документ отгрузки, нажмите Печать и выберите товарно-транспортную накладную (форма 1-Т). Товарный раздел программа заполнит сама, транспортный — частично, остальное допишете перед печатью.

Типичная ситуация: склад грузит машину в 16:00, водитель уже ждёт, а бухгалтер выясняет, почему в накладной пустые графы массы и нет номера автомобиля. Чтобы сформировать ТТН в 1С за пару минут, а не за полчаса, один раз подготовьте справочники — и дальше форма будет собираться почти целиком из данных базы.

1. Подготовка базы перед оформлением ТТН

Форма 1-Т берёт данные из нескольких мест сразу. Если хотя бы одно из них пустое, в накладной появится дыра. Проверьте заранее:

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации): полное наименование, ИНН/КПП, юридический и фактический адрес, телефон, основной банковский счёт. Всё это уходит в графу «Грузоотправитель».
• ✍️ Подписи — в карточке организации заполните руководителя и главного бухгалтера. Они попадают в строки «Отпуск разрешил» и подписи в товарном разделе.
• 🤝 Карточка контрагента — адрес доставки. Его программа ставит как пункт разгрузки и адрес грузополучателя.
• 📦 Номенклатура — единицы измерения по ОКЕИ, артикулы. Если в карточке товара есть данные о весе, программа посчитает массу; если нет — графы массы останутся пустыми.
• 🏬 Склад — от него зависит, откуда отгружен товар и кто его отпустил.

Какую форму выбрать: 1-Т или транспортную накладную

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: первичный документ должен содержать реквизиты из статьи 9 Закона № 402-ФЗ, а форму организация утверждает сама. Поэтому на практике встречаются два варианта:

ТрН подтверждает договор перевозки. Право собственности на товар она не передаёт, поэтому к ней прикладывают товарную накладную или УПД. ТТН 1-Т совмещает обе функции: товарный раздел заменяет товарную накладную, транспортный — описывает рейс.

2. Создание документа реализации для ТТН

ТТН в 1С формируется из документа отгрузки. Сначала создайте и проведите сам документ, потом печатайте.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции Товары (или Товары, услуги, комиссия, если в отгрузке есть и услуги).
3. Заполните шапку: организацию, склад, контрагента, договор.
4. Проверьте грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию это ваша организация и покупатель. Если товар везут на склад третьего лица — поменяйте грузополучателя.
5. Заполните табличную часть Товары.
6. Нажмите Провести.

Пути в разных конфигурациях

В УТ 11 перевозку можно дополнительно планировать в разделе Склад и доставка: там собирают рейсы и закрепляют машины. Но печатная форма ТТН всё равно строится по документу реализации.

3. Товарный раздел: что берётся из документа

Товарный раздел накладной программа заполняет из табличной части реализации. Вручную тут обычно ничего делать не нужно, если справочники в порядке.

Что попадает в товарный раздел:

• 📋 наименование и код товара (артикул) — из номенклатуры;
• 📏 единица измерения и количество — из строки документа;
• 💰 цена, сумма, ставка и сумма НДС — из строки документа;
• ⚖️ масса — из весовых данных номенклатуры, если они есть;
• 📦 количество мест и вид упаковки — обычно вписывают вручную.

Как проверить товарный раздел до печати

1. Сверьте итог по сумме с итогом документа. Расхождение говорит о том, что вы смотрите не тот документ или он изменён после печати.
2. Посмотрите на графы массы. Масса брутто нужна перевозчику для расчёта загрузки машины — без неё водитель может отказаться принимать груз.
3. Проверьте прописи: сумма и количество порядковых номеров прописью формируются автоматически.

Пример расчёта массы для ТТН

Отгружаете 120 коробок кофе. Вес нетто одной коробки — 8,5 кг, упаковка весит 0,3 кг.

• масса нетто: 120 × 8,5 = 1 020 кг;
• масса тары: 120 × 0,3 = 36 кг;
• масса брутто: 1 020 + 36 = 1 056 кг;
• количество мест: 120, вид упаковки — коробка.

Если в номенклатуре задан только вес нетто, брутто программа не узнает. Впишите его в печатной форме или заведите вес с учётом упаковки, если товар всегда отгружается в одной таре.

4. Транспортный раздел и данные о перевозке

Это та часть ТТН, которую 1С заполняет меньше всего. Документ реализации хранит адреса и стороны сделки, а машину, водителя и путевой лист знает не всегда.

Что нужно вписать в транспортный раздел:

Пункты погрузки и разгрузки программа берёт из адресов грузоотправителя и грузополучателя. Данные о машине и водителе вписывают в печатной форме перед выводом на принтер или от руки на бумажном бланке.

Как дописать данные прямо в печатной форме

1. Нажмите Печать → товарно-транспортная накладная .
2. В окне печатной формы включите режим редактирования (кнопка с карандашом на панели).
3. Кликните в нужную ячейку и впишите госномер, ФИО водителя, номер путевого листа.
4. Установите число копий и распечатайте.

Изменения в печатной форме не сохраняются в базе. Если закроете окно и откроете накладную снова, транспортные данные придётся вводить ещё раз. Для регулярных рейсов одной машиной удобнее доработать макет (см. раздел 5).

Кто заполняет транспортный раздел при наёмном перевозчике

Если везёт сторонняя транспортная компания, данные о машине и водителе вы узнаёте в день погрузки. Порядок обычно такой:

1. Перевозчик заранее присылает госномер и ФИО водителя — по почте или в заявке.
2. Бухгалтер или кладовщик вписывает их в печатную форму и печатает комплект.
3. Водитель на складе сверяет данные со своими документами, расписывается в приёме груза.
4. Время прибытия, убытия и отметки о разгрузке заполняют на бумаге на месте.

Если машина приехала другая, не исправляйте госномер от руки: перепечатайте накладную. Исправления в первичке допустимы только с датой и подписями, а перевозчики и покупатели такие бланки часто не принимают.

5. Печать ТТН по форме 1-Т: экземпляры и дополнительные листы

Сколько экземпляров печатать

ТТН 1-Т оформляют в четырёх экземплярах:

1. Первый остаётся у грузоотправителя — основание для списания товара.
2. Второй водитель передаёт грузополучателю — основание для оприходования.
3. Третий и четвёртый получает перевозчик: один для расчётов за перевозку, другой прикладывается к путевому листу.

Транспортную накладную по Правилам перевозок на бумаге оформляют в трёх экземплярах — для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

В окне печати есть поле с числом копий: поставьте 4 для 1-Т, и программа выведет нужное количество за один раз.

Когда ТТН печатается на нескольких листах

Форма 1-Т состоит из двух листов: лицевая сторона с товарным разделом и оборот с транспортным. При большом числе строк товарный раздел не помещается на один лист. Программа сама переносит строки на следующие страницы и повторяет шапку таблицы.

Что сделать при многостраничной накладной:

• 🖨️ печатайте на двух сторонах листа, если принтер поддерживает дуплекс, — так проще сшивать;
• 📑 проверьте, что итог «Всего по накладной» стоит только на последнем листе товарного раздела;
• 🔢 пронумеруйте листы и поставьте подписи на каждом, если этого требует покупатель.

Как сохранить ТТН в файл или отправить покупателю

На панели печатной формы есть команды сохранения и отправки по почте. Удобный формат — PDF: таблица не «поедет» у получателя. Если нужен файл для правки — сохраните в Excel.

Если стандартная форма не подходит

Типичная задача — заказчику нужна ТТН с постоянной машиной или с дополнительной графой. Два легальных способа:

• 🛠️ Изменить макет. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет ТТН, откройте и внесите правки. Изменённый макет переживает обновления, но после крупного релиза его стоит сверить со штатным.
• 🧩 Внешняя печатная форма. Подключается через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Подходит, если нужно подставлять данные, которых нет в документе, — например, машину и водителя из отдельного справочника.

6. Электронная транспортная накладная из 1С

Транспортную накладную можно оформить и в электронном виде — ЭТрН. Её подписывают электронными подписями грузоотправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель, а сведения передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов через операторов.

В 1С ЭТрН отправляют через сервис электронного документооборота: нужны подключённый ЭДО, электронная подпись и согласие контрагентов работать с электронными перевозочными документами. Бумажная 1-Т при этом не печатается — её заменяет электронный комплект: ЭТрН плюс УПД или товарная накладная.

Если ваши перевозки уходят в ЭТрН, проверьте у оператора ЭДО, поддерживает ли он этот тип документов, до того как переходить на электронный формат с ключевыми покупателями.

7. Почему ТТН из 1С печатается неправильно

8. Частые вопросы о ТТН в 1С