УПД без функции счёта-фактуры в 1С:Бухгалтерии 3.0: когда ставится статус 2 и как его получить

Чтобы в 1С сформировать УПД со статусом 2, оформите документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и напечатайте его через Печать → Универсальный передаточный документ (УПД), не регистрируя счёт-фактуру. Статус в печатной форме программа ставит сама: есть зарегистрированный счёт-фактура — в поле «Статус» будет 1, нет — 2.

Если организация на УСН без НДС, отдельно ничего делать не нужно: счёт-фактуру программа не выписывает, и УПД всегда выходит со статусом 2. Плательщику НДС, наоборот, важно не создать счёт-фактуру по привычке. Ниже разобран порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0 — с настройками, отправкой по ЭДО и исправлением ошибок.

Статус 1 и статус 2: в чём разница и кому нужен второй

Статус — это цифра в левом верхнем углу формы УПД. От неё зависит, какую роль документ играет в учёте покупателя.

УПД со статусом 2 — обычная первичка по статье 9 закона № 402-ФЗ. Он заменяет ТОРГ-12 или акт оказанных услуг.

Когда нужен именно второй статус:

• 🏷️ продавец не платит НДС: УСН без НДС, патент;
• 📜 операция освобождена от НДС по статье 149 НК РФ — по таким операциям счёт-фактура не составляется (подпункт 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ);
• ✍️ покупатель не платит НДС, и стороны письменно договорились не составлять счета-фактуры (та же норма);
• 📄 счёт-фактура оформляется отдельным документом, а первичку стороны хотят видеть в форме УПД.

Что настроить в 1С до формирования УПД со статусом 2

Сам статус не настраивается флажком. Он получается из данных учёта, поэтому проверьте три места.

Система налогообложения

Откройте Главное → Налоги и отчеты и посмотрите, какая система налогообложения указана для организации на дату отгрузки. Для УСН без НДС программа скрывает колонки НДС в документах продажи и не предлагает счёт-фактуру.

Если с какого-то периода организация стала платить НДС на УСН, это тоже задаётся здесь. После такой смены УПД по новым отгрузкам по умолчанию будет со статусом 1.

Реквизиты организации и подписанты

В Главное → Организации откройте карточку и проверьте:

1. Полное наименование, ИНН, КПП (для ИП — без КПП).
2. Юридический адрес — он попадает в строку «Продавец».
3. Ответственных лиц: руководителя и, если есть, главного бухгалтера.

В УПД со статусом 2 подписи руководителя и главного бухгалтера из блока счёта-фактуры не обязательны — это разъяснено в письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Обязательны подписи того, кто передал товар (сдал результат работ), и ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.

Контрагент и номенклатура

• 👤 У покупателя заполнены ИНН, КПП и адрес — без адреса в строке «Покупатель» будет пусто.
• 📦 У номенклатуры указана единица измерения с кодом ОКЕИ: код печатается в соответствующей колонке.
• 🔢 В договоре с покупателем выбран правильный вид договора — «С покупателем».

Как сформировать УПД со статусом 2 в 1С:Бухгалтерии 3.0 по шагам

Шаг 1. Создайте документ реализации

Перейдите в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация». Программа предложит вид операции:

• «Товары» — отгрузка со склада;
• «Услуги» — работы и услуги;
• «Товары, услуги, комиссия» — смешанная отгрузка.

Если реализацию делаете по счёту, удобнее создать её из счёта покупателю через «Создать на основании» — строки и цены перенесутся сами.

Шаг 2. Заполните шапку и табличную часть

1. Дата — дата фактической отгрузки или подписания акта.
2. Контрагент и договор.
3. Склад (для товаров).
4. Строки: номенклатура, количество, цена.
5. Ставка НДС. Для организации на УСН без НДС колонок налога не будет. Плательщик НДС по освобождённой операции ставит «Без НДС».

Шаг 3. Проверьте блок счёта-фактуры внизу формы

Внизу документа есть строка со счётом-фактурой. Для статуса 2 там должна оставаться кнопка «Выписать счет-фактуру», а не ссылка на уже созданный документ.

Не нажимайте «Выписать счет-фактуру», если нужен статус 2. Как только счёт-фактура зарегистрирован, УПД печатается со статусом 1.

Шаг 4. Проведите и напечатайте

1. Нажмите «Провести».
2. Откройте меню «Печать» и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)».
3. В окне печатной формы проверьте цифру в поле «Статус» — должна стоять 2.
4. Распечатайте два экземпляра или сохраните файл кнопкой сохранения в PDF.

Как выглядит заполненная форма: пример

Допустим, ООО на УСН без НДС отгрузило 10 коробок бумаги по 450 ₽. В УПД со статусом 2 будет:

• в поле «Статус» — 2;
• в строке товара: количество 10, цена 450,00, стоимость 4 500,00;
• в колонке налоговой ставки и суммы налога — «без НДС»;
• в итоговой строке «Всего к оплате» — 4 500,00;
• в нижнем блоке — должность и ФИО кладовщика или менеджера, который передал товар.

Если та же организация продаёт услуги, печатается та же форма УПД: она заменяет акт. Отдельный акт оказанных услуг печатать не нужно, если покупатель согласен принимать УПД.

Что будет в учёте

Документ формирует обычные движения реализации: выручку, списание себестоимости товаров (или затрат по услугам), расчёты с покупателем. Статус печатной формы на проводки не влияет. Для плательщика НДС по освобождённой операции записей в книгу продаж не будет, если ставка «Без НДС» и счёт-фактура не зарегистрирован.

Особенности УПД со статусом 2 при отправке по ЭДО

В электронном виде статус передаётся не цифрой, а полем «Функция» в XML-файле формата ФНС:

1С-ЭДО выбирает функцию по тем же правилам, что и печатная форма: нет счёта-фактуры — уходит ДОП.

Порядок отправки:

1. В карточке контрагента или в настройках ЭДО убедитесь, что с покупателем настроен обмен и для реализации выбран вид документа УПД.
2. В форме проведённой реализации нажмите кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа.
3. Проверьте, что в просмотре электронного документа функция — ДОП, подпишите и отправьте.
4. Ответную подпись покупателя (титул покупателя) отслеживайте в «Текущих делах ЭДО».

Подпись: для счёта-фактуры обязательна квалифицированная электронная подпись. УПД со статусом 2 — первичный документ, его стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью. На практике в 1С-ЭДО все подписывают КЭП, потому что она уже есть для отчётности.

Как исправить УПД со статусом 2, если в нём ошибка

Способ зависит от того, что именно не так и отправлен ли документ.

При исправлении в первичных документах в новом УПД заполняется строка «Исправление № … от …», а номер и дата исходного документа сохраняются. Покупателю передают исправленный экземпляр, старый не уничтожают.

Если неплательщик НДС выставил покупателю УПД со статусом 1 и выделенным НДС, этот налог придётся заплатить в бюджет и сдать декларацию (пункт 5 статьи 173 НК РФ). Простое удаление документа из базы этого не отменяет, если покупатель уже получил счёт-фактуру.

Как ускорить оформление УПД со статусом 2

Когда отгрузок много, печатать документы по одному долго. В Бухгалтерии есть несколько встроенных способов.

Групповая печать из списка

1. Откройте список реализаций.
2. Выделите нужные документы мышью с зажатыми Ctrl или Shift.
3. Нажмите «Печать → Универсальный передаточный документ (УПД)».

Программа сформирует все формы одним окном. Каждая получит свой статус по наличию счёта-фактуры.

Отбор документов без счёта-фактуры

Перед групповой печатью отфильтруйте список. Плательщику НДС полезно заранее найти реализации без зарегистрированного счёта-фактуры. Проще всего сравнить список реализаций за период с журналом выданных счетов-фактур (Продажи → Счета-фактуры выданные): отгрузки, которых там нет, уйдут со статусом 2.

Отправка пакетом по ЭДО

В «Текущих делах ЭДО» есть список документов к отправке. Там можно выделить сразу несколько реализаций, подписать и отправить их одним действием.

Заполнение на основании

Цепочка «Счёт покупателю → Реализация» убирает ручной ввод строк. Если покупатель работает с вами регулярно по одному набору позиций, удобно копировать прошлую реализацию: строки сохранятся, останется поправить количество и дату.

Частые ошибки при оформлении УПД со статусом 2

• ❌ Ставка НДС у неплательщика. Если в учётной политике УСН без НДС задана с опозданием, в старых документах может остаться ставка. Проверьте дату начала действия системы налогообложения.
• ❌ Счёт-фактура создался автоматически. Его могли создать при копировании документа или групповой регистрацией. Статус 1 в форме — первый признак. Разберитесь, нужен ли счёт-фактура, прежде чем удалять.
• ❌ Старая печатная форма. Форма УПД меняется вслед за формой счёта-фактуры. Если в напечатанном документе не хватает колонок или строк, которые есть у контрагентов, обновите конфигурацию до актуального релиза.
• ❌ Пустые строки подписей. В блоке передачи товара должны стоять должность и ФИО того, кто отгрузил. Без этого покупатель вернёт документ.
• ❌ Статус 2 для покупателя, которому нужен вычет. Плательщик НДС по облагаемой отгрузке обязан выставить счёт-фактуру. Покупатель не примет к вычету НДС по документу со статусом 2.

Частые вопросы