Подключаем сканер к 1С и сканируем первичку
Содержание
Сканировать документы прямо в 1С можно без сторонних программ: изображение из сканера попадает в карточку присоединённых файлов нужного объекта — накладной, договора, авансового отчёта. Нужен TWAIN-совместимый сканер, включённая работа с файлами в базе и установленная компонента сканирования, которую 1С предлагает поставить при первом запуске.
Ниже — как подключить сканер, где в интерфейсе кнопка Сканировать, в каком формате и разрешении сохранять сканы, как автоматизировать поток по штрихкодам и как сфотографировать документ с телефона, чтобы он прикрепился к базе.
Какие сканеры подходят для работы с 1С
1С работает со сканером через стандартный драйвер TWAIN. Это тот же интерфейс, через который сканер видят графические редакторы и офисные пакеты, поэтому подойдёт практически любое устройство с установленным «родным» драйвером производителя.
Что годится:
- 📄 Планшетный сканер — для разовых документов, договоров, листов с печатями.
- 📚 Протяжный (поточный) сканер с автоподатчиком (ADF) — для пачек первички: кладёте стопку, устройство тянет листы по одному.
- 🖨️ МФУ (принтер-сканер-копир) — самый частый вариант в офисе; с точки зрения 1С это обычный TWAIN-сканатор.
Главное требование — на том компьютере, где запускается 1С, должен быть установлен TWAIN-драйвер сканера. Если устройство видит только фирменная утилита производителя, а в списке TWAIN-источников его нет — переустановите полный драйвер с сайта производителя, а не урезанный «базовый» пакет Windows.
Сетевой сканер или МФУ тоже подойдёт, если его драйвер проброшен на рабочую станцию как локальный TWAIN-источник. В терминальном режиме (RemoteApp, RDP) сканер должен быть доступен внутри сессии — это настраивается на стороне сервера терминалов, а не в 1С.
Как включить сканирование и подключить сканер в 1С
Сканирование живёт внутри механизма присоединённых файлов. Если файлы к объектам у вас ещё не прикрепляются, сначала включите эту возможность.
- Откройте раздел
Администрированиеи найдите группу настроек по работе с файлами (в типовых конфигурациях на БП 3.0 и ЗУП 3.1 это блок органайзера и присоединённых файлов). - Включите хранение файлов и, если предлагается, укажите том хранения — папку на диске сервера, куда лягут сами изображения.
- В настройках сканирования задайте параметры по умолчанию: разрешение, цветность и формат файла (разберём ниже).
Теперь откройте любой документ, по которому нужен скан, и перейдите к его присоединённым файлам — обычно это команда со скрепкой в панели документа или пункт Присоединённые файлы. В форме списка файлов будет команда Сканировать.
При первом запуске сканирования 1С проверит, установлена ли компонента работы со сканером. Если нет — появится предложение её установить. Соглашайтесь: это встроенный модуль платформы, скачивать ничего со стороны не нужно.
Устанавливать компоненту и выбирать TWAIN-источник нужно под той же учётной записью Windows, под которой пользователь работает каждый день. Если поставить под администратором, а работать под обычным пользователем — сканер в списке может не появиться.
Как отсканировать документ и прикрепить его к объекту
Когда всё настроено, порядок простой.
- Откройте нужный объект — накладную, счёт, договор, кадровый приказ.
- Перейдите к его присоединённым файлам.
- Нажмите
Сканировать. - В открывшемся окне выберите источник (ваш сканер), задайте разрешение, цветность и формат.
- Положите лист в сканер и запустите сканирование.
- Проверьте предпросмотр: если лист перекошен или пустой — пересканируйте, не сохраняя брак.
- Сохраните — файл прикрепится к карточке объекта с указанием автора и даты.
Отсканированный документ хранится вместе с объектом: открыть его можно из той же формы присоединённых файлов в любой момент. Исходный бумажный лист при этом в базу не загружается — только его изображение.
Если нужно досканировать ещё страницы к уже прикреплённому файлу, в большинстве типовых есть команда добавления страниц к существующему многостраничному документу — ищите её в командной панели формы просмотра файла.
Для договоров и актов на нескольких листах сразу выбирайте многостраничный формат (PDF или многостраничный TIFF), иначе каждая страница ляжет отдельным файлом и собирать их придётся вручную.
В каком формате и разрешении сохранять сканы
Формат и разрешение определяют, насколько читаемым будет скан и сколько места он займёт. Для первички баланс простой: текст должен быть разборчивым, а файл — не раздутым.
| Формат | Когда брать | Особенности |
|---|---|---|
| Договоры, многостраничные документы | Все листы в одном файле, открывается везде | |
| JPG | Одностраничные документы, где важен размер | Сжатие с потерями, мелкий текст может «замылиться» |
| TIFF | Архивное хранение, многостраничные сканы | Без потерь, но файлы крупные |
| PNG | Скан со штампами и печатями, скриншоты | Без потерь, подходит для чёткой графики |
По разрешению ориентиры такие:
- 200 dpi — минимум для обычного печатного текста; подходит для большинства накладных и счетов.
- 300 dpi — рекомендую по умолчанию: текст чёткий, размер ещё умеренный.
- 600 dpi — только если на документе мелкий шрифт, рукописные пометки или нужно распознавание текста. Файлы станут в несколько раз тяжелее.
По цветности: для текстовых документов берите оттенки серого, а не полный цвет — читаемость та же, а размер файла меньше в 2–3 раза. Полноцветный режим нужен только там, где важен цвет печати или подписи.
Не гонитесь за 600 dpi «на всякий случай». Пачка цветных сканов в высоком разрешении быстро раздувает том хранения файлов и замедляет открытие карточек. Для бухгалтерского архива 300 dpi в оттенках серого — разумный предел.
Потоковое сканирование и штрихкоды для автоматической привязки
Прикреплять каждый скан вручную к своему документу — долго, если первички сотни листов в день. Для этого есть потоковое сканирование по штрихкодам.
Идея такая:
- На документ в 1С наносится штрихкод (печатается прямо на бумажной форме или на отдельном листе-разделителе).
- Пачка документов сканируется одним проходом через автоподатчик.
- Программа распознаёт штрихкоды и раскладывает сканы по нужным объектам автоматически — каждый лист прикрепляется к своему документу.
Такой поток штатно реализован в 1С:Документооборот и в отраслевых решениях, где обработка бумажной первички поставлена на поток. В обычной «Бухгалтерии» массовое распознавание штрихкодов из коробки может отсутствовать — там сканируют по одному документу из его карточки.
Если объём большой, а Документооборота нет, промежуточный вариант — протяжной сканер с ПО производителя, который раскладывает пачку по штрихкодам в папки на диске, а потом файлы массово загружаются в 1С. Это дешевле полноценной интеграции и снимает ручную привязку.
Распознавание текста (OCR) — отдельная история: оно превращает скан в текст, по которому можно искать. В типовых конфигурациях встроенного OCR обычно нет, его подключают отдельными решениями.
Если сканер не подключается или скан не сохраняется
Самые частые затыки и что с ними делать.
Отдельно про сеть: если сканер сетевой, 1С всё равно обращается к нему через локальный TWAIN-драйвер рабочей станции. «Сетевым» он должен быть для Windows, а не напрямую для 1С.
Где хранятся сканы и как защитить архив
Присоединённые файлы 1С хранит одним из двух способов, и выбор влияет на размер базы и на резервные копии.
- В информационной базе — просто, файлы ездят вместе с базой, но база быстро распухает, а бэкапы тяжелеют.
- В томах хранения на диске — изображения лежат в папке сервера, в базе остаются только ссылки. Для бухгалтерского архива на тысячи сканов это предпочтительный вариант — база остаётся лёгкой.
Что учесть по защите архива сканов:
- 🔐 Права доступа настраивайте на уровне объектов 1С: кто видит документ — тот видит и его сканы. Отдельного «доступа к файлам» в обход прав на документы нет.
- 💾 Резервные копии: при хранении в томах бэкапить нужно и базу, и папку тома. Если копировать только базу, сканы при восстановлении потеряются.
- 📁 Папка тома должна лежать на защищённом диске сервера с ограниченным сетевым доступом, а не в общей расшаренной папке, куда может залезть любой сотрудник.
Распространённая ошибка — хранить файлы в томах, но включать в бэкап только базу данных. После сбоя документы в 1С останутся, а картинки откроются с ошибкой «файл не найден». Бэкап тома обязателен.
Срок хранения сканов привязан к сроку хранения самих документов: первичку и договоры держат по нормативным срокам хранения бухгалтерских документов, так что архив сканов должен жить столько же, сколько бумажный оригинал.
Как сканировать документы для 1С с телефона
Полноценного TWAIN-сканера под рукой часто нет, а сфотографировать документ телефоном можно всегда. Два рабочих подхода.
Через мобильный клиент 1С. Если у вас развёрнут мобильный клиент конфигурации, снимок с камеры телефона можно прикрепить к объекту прямо из приложения — он уходит в ту же карточку присоединённых файлов, что и обычный скан.
Через фото и загрузку файлом. Сфотографируйте документ приложением-сканером на телефоне (они выравнивают лист, убирают фон и сохраняют в PDF), отправьте файл на рабочий компьютер и прикрепите к объекту командой добавления файла — без сканера, обычной загрузкой.
Снимайте при ровном дневном свете, без бликов и теней от руки. Приложения-сканеры на телефоне распрямляют перспективу и дают результат не хуже планшетного сканера, а для одного-двух листов — быстрее.
Телефон удобен для командировочных документов, чеков и актов «в полях», когда до офисного сканера ещё надо доехать. Для регулярного потока первички он всё же проигрывает протяжному сканеру с автоподатчиком.