Убираем лишних пользователей из списков и окна входа 1С

Чтобы скрыть пользователя в 1С, откройте его карточку в справочнике Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и установите флажок «Недействителен». Пользователь пропадёт из списков выбора в документах, а вход в программу для него будет закрыт. Если нужно убрать только имя из окна входа, а работать человек должен, снимите флажок «Показывать в списке выбора» в свойствах входа.

Способов скрыть пользователя в 1С:Предприятии несколько, и они решают разные задачи. «Недействителен» — для уволенных и бывших сотрудников. «Показывать в списке выбора» — для администраторов и служебных учётных записей, которые не должны мелькать в окне запуска. Группы и права доступа — когда одному кругу людей список пользователей нужен, а другому нет. Ниже всё для 8.3 с интерфейсом «Такси»: БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2 построены на одной библиотеке, поэтому пути у них совпадают.

Какой способ скрыть пользователя выбрать

Сначала определите, от кого и где именно прячете пользователя. От этого зависит, какой флажок ставить.

Скрываем пользователя через карточку в справочнике «Пользователи»

Это основной способ для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и КА 2. Нужны права администратора: пункт Настройки пользователей и прав видят только те, у кого они есть.

Флажок «Недействителен» для уволенных

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке «Пользователи».
3. Откройте карточку нужного человека двойным щелчком.
4. Установите флажок «Недействителен».
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Что меняется после записи:

• 🚫 вход в программу для пользователя запрещается, даже если пароль ему известен;
• 📋 его больше нет в списках выбора, когда вы заполняете поле «Ответственный» или «Менеджер» в новом документе;
• 🗂 в старых документах фамилия остаётся на месте, ничего не стирается;
• 🔁 в любой момент флажок можно снять, и пользователь вернётся со всеми настройками и правами.

Флажок «Вход в программу разрешён»

В той же карточке есть флажок «Вход в программу разрешён». Если его снять, а «Недействителен» не ставить, человек не сможет войти, но останется в списках выбора.

Это удобно, когда пользователь нужен как «ответственный» в документах, но сам в базе не работает . Например, руководитель, на которого оформляют заказы, а вводит их секретарь.

Галочка «Показывать в списке выбора»

Этот флажок управляет только окном запуска, где 1С предлагает выбрать имя из выпадающего списка. Он находится в карточке пользователя, в блоке настроек входа рядом со способами аутентификации.

Снимите его, если:

• 👤 учётная запись служебная (для обменов, регламентных заданий, внешних систем);
• 🔐 не хотите показывать посторонним, что в базе есть пользователь «Администратор»;
• 🧑‍💻 подрядчик заходит раз в месяц и знает своё имя.

После этого человек входит, набирая имя вручную. Если включена аутентификация операционной системы, он вообще не увидит окна выбора: 1С узнает его по учётной записи Windows.

Запишите точное имя для входа до того, как снимать флажок. Если его забудут, восстановить можно, только открыв карточку из-под администратора.

Группы пользователей: прячем лишних в отдельную папку

Если в базе 80 человек, из которых работают 25, список становится неудобным даже с флажками. Помогают группы.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Убедитесь, что включён флажок «Группы пользователей». Если его нет на экране, значит, группы уже включены или в вашей редакции настройка называется иначе — проверьте, есть ли рядом со ссылкой «Пользователи» ссылка «Группы пользователей».
3. Создайте группу, например «Уволенные» или «Служебные».
4. Перетащите туда нужных пользователей мышью или откройте группу и добавьте их через подбор.

Слева в списке пользователей появится дерево групп. По умолчанию открыта «Все пользователи», а нужные вам сотрудники видны в рабочих группах.

Скрытие через настройку списка

Есть и личный способ, который действует только у вас. В списке пользователей нажмите Ещё → Настроить список, на вкладке «Отбор» добавьте поле «Недействителен» со значением «Нет». Список перестанет показывать отключённых. Настройку можно сохранить и вернуть стандартную той же командой.

Так же настраивают и справочник «Сотрудники», о нём ниже.

Режим «Все функции»: когда пользователь не находится

Бывает, что пользователь есть в журнале регистрации, документы на нём есть, а в списке его не видно. Для поиска удобен режим «Все функции» — он показывает объекты базы напрямую, без отборов типовых форм.

Как включить:

1. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу).
2. Выберите Сервис → Параметры.
3. Установите флажок «Отображать команду “Все функции”» и примените.
4. В главном меню появится пункт Все функции. Откройте Справочники → Пользователи.

В этом списке видны поля, которые в обычной форме спрятаны. В типовых конфигурациях на БСП у справочника есть служебные пользователи: их создаёт сама программа, например для обновления или обмена. В обычном списке они не показываются, а в «Всех функциях» видны.

Если пользователя нет и в «Все функции»

Значит, в справочнике элемента нет, а есть только учётная запись в самой базе. Такое бывает после загрузки базы из файла .dt или если пользователя создали в Конфигураторе.

Проверьте это в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи. В свойствах учётной записи на вкладке «Основные» есть тот же флажок «Показывать в списке выбора». Чтобы такой пользователь появился в справочнике, его сопоставляют со справочником в режиме 1С:Предприятие: в списке пользователей есть команда для пользователей информационной базы, которые не привязаны к элементу справочника (ищите её в меню Ещё).

Права доступа: кто вообще видит список пользователей

Иногда задача звучит не «скрыть уволенного», а «чтобы кассир не видел, кто ещё работает в базе». Это вопрос прав.

Профили и группы доступа

В типовых конфигурациях права выдают так:

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа — набор ролей, то есть что можно делать.
2. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа — к кому применяется профиль.

Справочник «Пользователи» могут читать почти все роли: без этого программа не подставит текущего пользователя в документ. Полностью убрать его из видимости обычного сотрудника нельзя, и не нужно. Но пункт Настройки пользователей и прав без административной роли не виден, и карточки других людей пользователь открыть на редактирование не сможет.

Ограничение на уровне записей

Флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» в Настройки пользователей и прав включает ограничения по видам доступа: организациям, складам, группам контрагентов и т. п. Список доступных видов зависит от конфигурации и от профиля.

Если в вашем профиле есть вид доступа, связанный с пользователями, можно ограничить, данные каких пользователей видит группа. Если такого вида в профиле нет, придумывать обходной путь не стоит: правка ролей в Конфигураторе усложняет каждое обновление.

Как скрыть пользователя в 1С ЗУП и КА: справочник «Сотрудники»

В зарплатных конфигурациях часто путают два справочника.

• Пользователи — те, кто входит в 1С.
• Сотрудники — те, кому начисляют зарплату. Бухгалтер может работать в базе, а курьер нет.

Связь между ними — через физическое лицо: в карточке пользователя есть поле для выбора физлица.

Что происходит при увольнении

Когда в ЗУП 3.1 проводится документ «Увольнение», сотрудник получает признак уволенного и пропадает из подбора в новых кадровых и расчётных документах после даты увольнения. Сам элемент справочника «Сотрудники» не удаляется: он нужен для отчётности, справок и перерасчётов.

Учётная запись пользователя при увольнении автоматически не блокируется. Если уволенный работал в базе, отдельно поставьте ему «Недействителен» в справочнике «Пользователи». Это частая дыра в безопасности.

Где искать

В КА 2 и УТ 11 раздел администрирования называется «НСИ и администрирование», в БП и ЗУП — просто «Администрирование». Внутри всё одинаково: и флажок «Недействителен», и группы, и «Показывать в списке выбора».

Чтобы уволенные не мешали в списке «Сотрудники», используйте тот же приём Ещё → Настроить список с отбором, если в шапке списка нет готового переключателя.

Частые сбои при скрытии и как их исправить

Флажка «Недействителен» нет в карточке. Вы открыли элемент через Все функции в нестандартной форме или у вас нет административных прав. Откройте карточку через Администрирование под администратором.

Пользователь отключён, но по-прежнему заходит. Скорее всего, он не выходил из программы с момента изменения. Проверьте Активные пользователи. Второй вариант — в базе две учётные записи с похожими именами, и отключили не ту. Отсортируйте список по имени и проверьте дубли.

После снятия «Показывать в списке выбора» никто не может войти под администратором. Имя никуда не делось, его нужно набрать вручную точно так, как оно записано, с учётом пробелов. Если имя забыто, но есть доступ к Конфигуратору под другим администратором, посмотрите его в Администрирование → Пользователи.

Отключили последнего администратора. Если в базе не осталось ни одного действующего пользователя с полными правами, войти в настройки будет нечем. Перед отключением администраторов проверьте, что хотя бы у одного другого пользователя есть профиль «Администратор». В файловой базе исправить ситуацию поможет только Конфигуратор под другой учётной записью с административной ролью либо восстановление из резервной копии.

Уволенный пропал из отчёта. Флажок «Недействителен» не влияет на данные. Если человека нет в отчёте, проверьте отбор отчёта и период, а не настройки пользователя.

Пометили на удаление вместо «Недействителен». Снимите пометку той же командой в списке (Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку) и поставьте флажок. Помеченный элемент может удалить следующая обработка удаления помеченных, и тогда пользователя придётся создавать заново, а права настраивать с нуля.

Частые вопросы